Office assistant/Офісний асистент

OFFICE ASSISTANT FOR THE REPRESENTATIVE OFFICE OF HELP — HILFE ZUR SELBSTHILFE E.V. IN UKRAINE

About Help:

German organization «Help-Hilfe zur Selbsthilfe» (Help) has been active worldwide for 40 years. We are currently implementing different programs in more than 25 countries (https://www.help-ev.de/en/about-us, https://help-ukraine.org.ua).

Since its foundation in 1981, Help has been committed to providing people in need with prompt, sustainable, and long-term aid and support. Help strengthens survivability, improves living conditions, and increases the resilience of people in difficulty worldwide.

Duration: 1-year contract, renewable

Reports to: Head of Administration/Finance

Purpose of the Role

The Office Assistant will provide administrative and clerical support to ensure efficient operation of the office. The individual will assist the organization by handling a variety of tasks related to organization and communication. This position requires an individual with multitasking skills and a proactive approach to problem-solving in a fast-paced, dynamic environment.

Duties and Responsibilities

1. Administrative Support

 — Answer phone calls, emails, and other correspondence and direct them to the relevant departments.

 — Assist in organizing and scheduling meetings, events, and appointments.

 — Assist in maintaining the office filing system, ensuring that all documents are properly organized and accessible.

 — Prepare and distribute internal communications, meeting minutes, and reports.

2. Office Management

 — Ensure the office is clean, well-organized, and stocked with necessary supplies.

 — Manage inventory of office supplies, make orders, and liaise with vendors to ensure timely deliveries.

 — Assist in maintaining office equipment (e.g., printers, photocopiers) and coordinate necessary repairs and maintenance.

 — Ensure proper functioning of the office.

3. Support to Program Teams

 — Provide clerical support to program teams as needed, including preparing documents, data entry, and filing.

 — Assist in organizing events, workshops, and training sessions, including logistics, catering, and participant registration.

 — Manage travel and accommodation arrangements for staff and visitors.

4. Translation and Language Support

 — Translate documents from English to Ukrainian and vice versa.

 — Provide verbal translation during meetings, events, and training sessions as needed.

 — Ensure all translated documents are accurate and aligned with the intended message.

5. Document and Record Management

 — Assist in managing the organization’s document archiving system.

 — Ensure the proper documentation and filing of contracts, project documents, and personnel files.

 — Support preparing and reviewing expense reports, purchase orders, and other finance-related documents.

6. Other Duties

 — Assist in other tasks as needed, including supporting finance, procurement, and HR teams during peak periods.

 — Act as the point of contact for any office-related queries and resolve issues efficiently.

Qualifications and Experience

Education:

 — A degree or diploma in Linguistics, Translation Studies, Foreign Languages, or a related field is highly preferred. Applicants with significant coursework or certifications in English and Ukrainian language studies will also be considered.

— Additional training in business administration or office management is an advantage.

Experience:

 — An experience in an administrative or office assistant role, preferably within an NGO or humanitarian setting is an advantage.

Skills:

 — Proficiency in English and Ukrainian (both written and verbal) is required.

 — Strong written and verbal communication skills, particularly in translation and interpretation.

 — Excellent organizational and time management skills.

 — Proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

 — Ability to work independently and as part of a team.

 — High level of discretion and confidentiality.

Key Competencies

• Ability to multitask and prioritize workloads.
• Strong interpersonal skills and the ability to work in a culturally diverse environment.
• Attention to detail and a commitment to high-quality work.
• Problem-solving attitude and proactive approach to work.

Conditions

• Based in Kyiv, with occasional travel to project sites if required.
• Competitive salary and benefits package as per the NGO’s policies.

Application Procedure

Interested candidates should submit a CV and cover letter to [ Відправити резюме ] by 30.09.2024.

Please include «Office Assistant CV» in the subject line of your email.

ОФІСНИЙ АСИСТЕНТ ДЛЯ ВІДОКРЕМЛЕНОГО ПІДРОЗДІЛУ ХЕЛП — ХІЛЬФЕ ЦУР ЗЕЛЬБСТХІЛЬФЕ Е.Ф. В УКРАЇНІ

Про Help:

Німецька гуманітарна організація «Help-Hilfe zur Selbsthilfe» (Help) працює по всьому світу протягом вже 40 років. Наразі ми впроваджуємо проекти у більше ніж 25-х країнах. (https://www.help-ev.de/en/about-us, https://help-ukraine.org.ua).

З часу свого заснування у 1981 році, Help прагне надавати швидку, стабільну та довгострокову допомогу та підтримку людям, що її потребують. Help покращує умови життя та підвищує стійкість людей у скрутному становищі в усьому світі.

Тривалість: 1-річний контракт, можливість продовження

Звітність: Керівник адміністивно-фінансового відділу

Мета посади

Офісний Асистент надаватиме адміністративну та офісну підтримку для забезпечення ефективної роботи офісу. Особа буде допомагати організації, виконуючи різноманітні завдання, пов’язані з організацією роботи та комунікаціями. Ця посада вимагає від кандидата багатозадачності та проактивного підходу до вирішення проблем у динамічному середовищі.

Обов’язки та завдання

1. Адміністративна підтримка

 — Відповідати на телефонні дзвінки, електронні листи та іншу кореспонденцію і направляти їх до відповідних відділів.

 — Допомагати в організації та плануванні зустрічей, заходів і призначень.

 — Допомагати у веденні системи архівування документів в офісі, забезпечуючи правильну організацію та доступність документів.

 — Готувати та поширювати внутрішні комунікації, протоколи зустрічей і звіти.

2. Управління офісом

 — Забезпечувати чистоту та організованість офісу, а також наявність необхідних запасів.

 — Керувати запасами офісних матеріалів, робити замовлення та співпрацювати з постачальниками для забезпечення своєчасних поставок.

 — Допомагати в обслуговуванні офісного обладнання (наприклад, принтерів, копіювальних апаратів) і координувати необхідний ремонт і технічне обслуговування.

 — Забезпечувати належне функціонування офісу.

3. Підтримка програмних команд

 — Надавати канцелярську підтримку програмним командам, зокрема підготовку документів, введення даних та архівування.

 — Допомагати в організації заходів, семінарів і тренінгів, включаючи логістику, кейтеринг і реєстрацію учасників.

 — Організовувати поїздки та розміщення для співробітників і відвідувачів.

4. Підтримка перекладів та мовних послуг

 — Перекладати документи з англійської на українську та навпаки.

 — Надавати усний переклад під час зустрічей, заходів і тренінгів за необхідності.

 — Забезпечувати, щоб усі перекладені документи були точними та відповідали початковому змісту.

5. Управління документами та записами

 — Допомагати в управлінні системою архівування документів організації.

 — Забезпечувати правильне документування та архівування контрактів, проєктних документів і особових справ співробітників.

 — Підтримувати підготовку та перевірку звітів про витрати, замовлень на закупівлю та інших фінансових документів.

6. Інші обов’язки

 — Допомагати в інших завданнях за необхідності, включаючи підтримку фінансових, закупівельних та HR-відділів у пікові періоди.

 — Бути контактною особою для вирішення офісних питань та ефективного вирішення проблем.

Кваліфікації та досвід

Освіта:

 — Диплом або ступінь у сфері лінгвістики, перекладацьких студій, іноземних мов або в суміжній галузі є пріоритетом. Кандидати з відповідною освітою або сертифікатами з вивчення англійської та української мов також будуть розглянуті.

 — Додаткова освіта в галузі бізнес-адміністрування або управління офісом є перевагою.

Досвід:

 — Досвід роботи на адміністративній або офісній посаді, бажано в НУО або гуманітарній сфері, є перевагою.

Навички:

 — Володіння англійською та українською мовами (як письмово, так і усно) є обов’язковим.

 — Сильні навички письмового та усного спілкування, особливо в перекладі та інтерпретації.

 — Відмінні організаційні навички та вміння керувати часом.

 — Володіння програмами MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

 — Здатність працювати самостійно та в команді.

 — Високий рівень конфіденційності та дискретності.

Основні компетенції

• Здатність виконувати кілька завдань одночасно та правильно визначати пріоритети.
• Сильні міжособистісні навички та здатність працювати в культурно різноманітному середовищі.
• Увага до деталей і прагнення до високої якості роботи.
• Проактивний підхід до вирішення проблем.

Умови

• Місце роботи — Київ, з можливими відрядженнями на місця реалізації проєктів за потреби.
• Конкурентна заробітна плата та пакет соціальних гарантій відповідно до політики НУО.

Процедура подання заявок

Зацікавлені кандидати повинні надіслати резюме та супровідний лист на адресу [ Відправити резюме ] до 30.09.2024.

Будь ласка, вкажіть «Офісний Асистент» у темі електронного листа.