EXECUTIVE ASSISTANT | ПОМІЧНИК(ЦЯ) КЕРІВНИКА

COSA is looking for a new team member to join us and support our Managing Partner to navigate through the myriads of tasks and responsibilities to make sure the business is running smoothly.

You will have a unique opportunity to work with international businesses in the fields of defense and aerospace, IT, finance, energy, agriculture, and more. As a result, you will gain the priceless experience working on the high-level standards, willing to exceed clients’ expectations and reach new heights.

COSA is a Ukrainian professional corporate intelligence firm with an international footprint offering complex solutions for businesses and NGOs around the world. Our team helps its international clients safely enter new markets and confidently operate in challenging environments, understand non-transparent jurisdictions, assess risks and opportunities, implement investment projects, build beneficial partnerships, and cooperate only with credible counterparties.  

Your responsibilities will include:

• Handling and executive supervision of the Managing Partner’s schedule to make sure all the calls, meetings, events, and tasks are in place.
• Executing communication secondary to the Managing Partner’s activities, but those that are within his responsibilities. 
• Supporting and executing business documentation, including tender files, various forms and questionnaires upon clients’ requests.
• Accompanying the Managing Partner during business meetings, taking notes and making sure all the important information is in place for further development and preparation of documents required to broaden possible partnerships and business projects.
• Plan business trips, arrange tickets, accommodation and necessary documentation.
• Arrange business events, including concept preparation, as well as venue organization, guests’ invitation and other supporting matters.
• Handling the office needs: ordering office supplies, requesting maintenance, managing cleaning services, etc.  
• Accomplishing ad hoc tasks. 

Qualifications and Experience:

• Higher education, preferably degree in International Relations / Linguistics / Economics / Law.
• Excellent analytical, computer and interpersonal skills.
• Detail-oriented, well-organized, capable of working under minimum supervision.
• Excellent writing skills in English and Ukrainian, including the ability to summarize complex information clearly.
• Ability to meet deadlines and handle large volumes of information, as well as to work collaboratively in a team environment.
• Multitasking and time management skills. 

__________________________________________________________________________________________________

Компанія COSA запрошує до своєї команди фахівця чи фахівчиню, який (яка) допоможе керуючому партнерові впоратися з багаточисленними завданнями та обов’язками задля забезпечення належної роботи підприємства. 

Ви отримаєте унікальну можливість працювати з міжнародними компаніями в оборонній та аерокосмічній галузях, а також у сферах інформаційних технологій, фінансів, енергетики, сільського господарства тощо. Завдяки цьому ви зможете отримати унікальний досвід роботи за високими стандартами, перевищення очікувань клієнтів і досягнення нових висот. 

COSA — українська компанія, що займається професійною корпоративною розвідкою і має міжнародне охоплення, пропонуючи комплексні рішення підприємствам і неурядовим організаціям у різних куточках світу. Наша команда допомагає міжнародним клієнтам безпечно виходити на нові ринки та впевнено вести свою діяльність у складних середовищах, зрозуміти особливості непрозорих юрисдикцій, оцінити ризики та можливості, втілювати інвестиційні проєкти, будувати взаємовигідні партнерства та співпрацювати виключно з надійними контрагентами.  

Ваші обов’язки включатимуть наступне:

• Складення та виконавчий нагляд за графіком керуючого партнера з урахуванням усіх необхідних дзвінків, зустрічей, подій і завдань.  
• Ведення комунікації, що є другорядною по відношенню до роботи керуючого партнера, але все одно належить до його обов’язків. 
• Підтримка ведення та оформлення ділової документації, у тому числі тендерних документів, різноманітних форм і анкет за запитом клієнта. 
• Супровід керуючого партнера під час ділових зустрічей, ведення записів і фіксація усієї необхідної інформації для подальшої підготовки та оформлення документів, які можуть знадобитися для розширення партнерств і бізнес-проєктів.   
• Планування відряджень, придбання квитків, організація проживання і підготовка необхідних документів.  
• Організація бізнес-подій, у тому числі розробка концепту, пошук місця проведення, запрошення гостей та інші допоміжні функції. 
• Забезпечення офісних потреб: замовлення канцелярського приладдя, оформлення запитів на обслуговування, управління послугами прибирання тощо. 
• Виконання позапланових завдань.  

Кваліфікація та досвід:

• Вища освіта, бажано диплом за спеціальністю «Міжнародні відносини» / «Філологія» / «Економіка» / «Право».
• Відмінні аналітичні навики, вміння користуватися комп’ютером на професійному рівні, розвинені навики міжособистісного спілкування. 
• Увага до деталей, організованість, уміння працювати з мінімальним контролем. 
• Відмінні навики письма англійською та українсько мовами, у тому числі вміння узагальнювати і чітко подавати складну інформацію. 
• Дотримання дедлайнів, вміння опрацьовувати великі обсяги інформації та працювати у команді. 
• Багатозадачність і навики тайм-менеджменту.