Адміністратор(посада для осіб з інвалідністю)/Support Liaison Assistant (disability)

MAG Україна

Назва посади: Адміністратор 
Місто: Миколаїв 
Тип призначення: до 13.12.2024 з можливістю подовження 
Дата завершення: 18 вересня 2024 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.

Дата початку роботи: ASAP

Заробітна плата: 45 000 грн на місяць брутто / Приблизно 36 225 грн на місяць нетто

Бачення MAG — MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи з іншими, щоб відновити землі, забруднені уламками конфлікту, знизити щоденний ризик смерті або ушкоджень для цивільних осіб та створити безпечні умови для розвитку. В 1997 році за свою роботу MAG розділила отримання Нобелівської Премії як член-засновник Міжнародної Компанії із заборони наземних мін. Наше бачення — безпечне майбутнє для чоловіків, жінок та дітей, які постраждали від збройного насильства або конфлікту.

Місія MAG — З початку російського вторгнення 24 лютого 2022 року Україна зазнала сильного артилерійського обстрілу, ракет та авіаударів, а також використання наземних мін та касетних боєприпасів. Ступінь конфлікту та використання сильнодіючої та невибіркової зброї вимагає негайного реагування. Метою MAG є рятувати життя та будувати безпечне майбутнє шляхом надання людям освітньої інформації про ризики, щоб допомагати їм залишатися в живих. MAG також знаходиться в процесі акредитації, щоб розпочати проведення робіт зі знешкодження вибухонебезпечних предметів та розмінування в Україні з метою рятування життя людей, які постраждали від конфлікту. MAG заохочує подавати заявки жінок-кандидатів та людей з особливими потребами. Ми прагнемо створити інклюзивне та сприятливе робоче середовище, де всі співробітники відчуватимуть повагу та підтримку в реалізації свого потенціалу.

Обов`язки:

• Надавати загальну адміністративну підтримку як операційній, так і support командам.
• Сприяти ефективній комунікації між командами.
• Керувати офісною документацією, забезпечуючи своєчасний її розподіл та зберігання.
• Транспортувати документи та матеріали між двома миколаївськими офісами за потреби.
• Допомога в плануванні та координації зустрічей, підготовці кімнат для переговорів і конференц-залів готелю; відповідати за наявність необхідного обладнання.
• Контроль наявності канцелярського приладдя; слідкувати, щоб обидва офіси були повністю укомплектовані та організовані.
• Підготовка офісу до прибуття сторонніх гостей (замовлення частувань, чай/кава).
• Виконувати інші адміністративні завдання, необхідні для підтримки ефективної роботи офісів.

ПРО ВАС:

Ми шукаємо кандидата з:

• Високий рівень уваги до деталей;
• Організаційні навички, зі здатністю розставляти пріоритети завдань і ефективно керувати часом.
• Відмінні комунікативні навички зі здатністю професійно взаємодіяти з колегами та підрядниками.
• Готовність працювати за гнучким графіком і реагувати на надзвичайні ситуації на об'єкті поза звичайним робочим часом (у разі необхідності).
• Базові знання розмовної англійської будуть перевагою.

Як подати заявку:

Ця вакансія доступна тільки для громадян України. Зацікавлені кандидати можуть подати заявку, подавши резюме та супровідний лист до 18 вересня 2024 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.

Через велику кількість заявок, які ми отримуємо, ми не можемо відповісти на кожну. Якщо ви не отримаєте відповідь від нас протягом 3 тижнів після подання заявки, це означає, що ваша заявка не була успішною.

Будь ласка, зверніть увагу, що як частина зобов’язань MAG щодо захисту, ця посада підлягає перевіркам перед тим, як пропозиція про роботу буде підтверджена.

MAG дотримується принципів різноманітності, рівності та інклюзивності. Якщо ви вважаєте, що підійшли б на одну із наших посад, ми будемо раді вашій заявці незалежно від вашого досвіду. Ми намагаємось забезпечити інклюзивне та підтримуюче робоче середовище, де всі працівники відчувають повагу та підтримку у використанні свого потенціалу.

MAG Ukraine

Position Title: Support Liaison Assistant

Duty Station: Mykolaiv

Type of Appointment: 13.12.2024 with the possibility of extention

Estimated Start Date: ASAP

Closing Date: 18 September 2024 but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate

Salary: 45000 UAH gross

About MAG:

MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development. MAG shared the 1997 Nobel Peace Prize as a founding member of the International Campaign to Ban Landmines for our work to ban landmines. Our vision is a safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict.

MAG strongly encourage female candidates and people with disabilities to apply. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.

About MAG in Ukraine:

Since the Russian invasion of 24th February, Ukraine has been subjected to heavy artillery bombardment, missiles, and air strikes, as well as the use of landmines and cluster munitions. The scale of the conflict and the use of high impact and indiscriminate weapons requires an urgent and extensive response. MAG seeks to save lives and build safer futures by providing risk education to communities, to help them stay safe. MAG is also in the process of seeking accreditation to start conducting explosive ordnance disposal and demining activities in Ukraine, to save the lives of people affected by the conflict.

ABOUT THE ROLE:

Responsible for providing administrative and logistical support to Mykolaiv Ops office. Principle Responsibilities:

• Provide general administrative support to both operational and support teams.
• Facilitate effective communication between teams by acting as a liaison.
• Manage and maintain office documentation, ensuring timely distribution and filing.
• Transport documents and materials between the two Mykolaiv offices as needed.
• Assist with scheduling and coordinating meetings, preparation of meeting rooms and hotel conference rooms with required equipment (projector, batteries etc)
• Maintain office supplies (stationary, toners, inks, coffee, water etc) and ensure that both offices are well-stocked and organized.
• Prepare the offices for the arrival of external guests, order and prepare refreshments.
• Perform other administrative tasks as required to support the efficient operation of the offices.
• About YOU:
• Strong attention to detail and organizational skills, with the ability to prioritize tasks and manage time efficiently.
• Excellent communication skills with the ability to interact professionally with colleagues and contractors.
• Willingness to work flexible hours and respond to facility emergencies outside of regular business hours as needed.
• Basic knowledge of spoken English is a benefit.

How to apply:

This opportunity is available to Ukrainian nationals only. Interested candidates are invited to submit applications by submitting a CV and covering letter in English by 18 September 2024 but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate.

Due to the high volume of applications that we receive, we are not able to respond to every application. If you have not heard back from us within 3 weeks of applying, it means that your application has not been successful.

Please note that as part of MAG’s commitment to safeguarding, this post is subject to background checks before an offer of employment is confirmed.