Асистент/-ка з архівування (Archive Admin/HR Assistant)

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Responsibilities

Document Checks & Archive Upload

Quality Assurance: 

Thoroughly inspect scanned documents to ensure both quality and completeness.

Scanning and Upload: 

Utilize appropriate equipment to scan and upload missing documents according to the specified ACTED Scanning & Archiving guidelines.

FLATS Document Handling: 

Pack and stack FLATS documents in accordance with ACTED Scanning & Archives guidelines.

General Document Handling: 

Pack and stack other documents following the provided guidelines.

Archive Management

Tagging and Indexing: 

Implement a systematic tagging and indexing process for scanned documentation using the ACTED-Archive solution.

Filing and Indexation: Ensure the proper filing and indexation of documentation within the ACTED Archive solution.

Accessibility Maintenance: 

Guarantee accessibility of archived data to authorized staff members.

Departmental Support: 

Provide assistance to various departments involved in the ACTED scanning and archive process, including Finance, Logistics, HR, and Program staff.

Obsolete Document Removal: 

Remove unnecessary and/or outdated paper documents from the archive holder after receiving approval from HQ Transparency & Audit.

Reporting

Issue Reporting: 

Immediately report any issues identified during the archiving process.

Optimization Suggestions: 

Communicate and report potential optimizations to enhance the efficiency of the archiving process.

Interaction with Archiving Company

Archiving Company Visits: 

Visit the archiving company as required by Deputy/Senior Admin/HR Manager, Senior/Payroll Officer.

Document Handling: 

Carry out tasks such as copying, scanning, extracting, and adding documents to ACTED personal files in collaboration with representatives from the archiving company.

Requirements:

• Preference will be given to candidates with disabilities.
• Strong interpersonal communication skills and the ability to work effectively in a team.
• Ability to work with minimal supervision and deliver results.
• Honesty, respectfulness, and reliability are essential attributes.
• Previous experience working in an office environment is a definite advantage.
• Proficient in Microsoft Office Suite, including Word, Excel, and PowerPoint.
• Familiarity with tools such as Teams and Outlook.

Увага!Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention!Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Комфортний офіс у центральній частині міста;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після випробувального терміну (3 місяці).

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”