HR Assistant military accounting/ Фахівець відділу кадрів та військового обліку

MAG Україна

Назва посади: Фахівець відділу кадрів та військового обліку
 Тип призначення: до 12.12.2025 з можливістю подовження
Дата завершення: 10 грудня  2024 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.

Дата початку роботи: ASAP

Заробітна плата: 50 500 грн на місяць брутто / Приблизно 38 885 грн на місяць нетто

Бачення MAG - MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи з іншими, щоб відновити землі, забруднені уламками конфлікту, знизити щоденний ризик смерті або ушкоджень для цивільних осіб та створити безпечні умови для розвитку. В 1997 році за свою роботу MAG розділила отримання Нобелівської Премії як член-засновник Міжнародної Компанії із заборони наземних мін.  Наше бачення – безпечне майбутнє для чоловіків, жінок та дітей, які постраждали від збройного насильства або конфлікту.

Місія MAG - З початку російського вторгнення 24 лютого 2022 року Україна зазнала сильного артилерійського обстрілу, ракет та авіаударів, а також використання наземних мін та касетних боєприпасів. Ступінь конфлікту та використання сильнодіючої та невибіркової зброї вимагає негайного реагування. Метою MAG є рятувати життя та будувати безпечне майбутнє шляхом надання людям освітньої інформації про ризики, щоб допомагати їм залишатися в живих. MAG також знаходиться в процесі акредитації, щоб розпочати проведення робіт зі знешкодження вибухонебезпечних предметів та розмінування в Україні з метою рятування життя людей, які постраждали від конфлікту.
 
 MAG заохочує подавати заявки жінок-кандидатів та людей з особливими потребами. Ми прагнемо створити інклюзивне та сприятливе робоче середовище, де всі співробітники відчуватимуть повагу та підтримку в реалізації свого потенціалу.

Обов`язки:

• Робота з базою даних співробітників;
• Ведення військового обліку;
• Взаємодія з ТЦК;
• Співпраця з партнерами щодо правового супроводу військовозобов'язаних;
• Прийом, переведення, звільнення працівників (підготовка наказів, контроль написання заяв, ведення в системі БАФ);
• Складання штатного розкладу;
• Підготовка строкових трудових договорів (за зразком), контроль термінів, підписання;
• Складання графіка відпусток, контроль використання днів відпустки, прийом заяв, зарахування до БАФ;
• Підготовка інших наказів по особовому складу, надання інформації працівникам з кадрових питань;
• Формування особових справ та карток П-2;
• Контроль за виготовленням особистих карток працівників
• Контроль заповнення табелів обліку робочого часу;
• Ведення журналу обліку наказів та трудових договорів;
• Контроль лікарняних працівників;
• Виконання інших завдань на вимогу заступника менеджера з персоналу та менеджера з персоналу, які входять до сфери відповідальності відділу кадрів

Ми шукаємо кандидата:

• Вища освіта (бакалавр або магістр);
• Досвід роботи в HR-службі від 3 років;
• Знання трудового законодавства України;
• Знання нормативної бази військового обліку;
• Свідоцтво про підвищення кваліфікації з військового обліку;
• Вміння працювати в БАФ, 1С, МедОк;
• Вміння працювати з великими обсягами інформації;
• Високий рівень документообігу;
• Увага до деталей;
• Грамотне володіння українською мовою (усно/письмово), англійською – високий рівень (усно/письмово).

Як подати заявку:

Ця вакансія доступна тільки для громадян України. Зацікавлені кандидати можуть подати заявку, подавши резюме та супровідний лист до  10 грудня 2024 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.

Через велику кількість заявок, які ми отримуємо, ми не можемо відповісти на кожну. Якщо ви не отримаєте відповідь від нас протягом 3 тижнів після подання заявки, це означає, що ваша заявка не була успішною.

Будь ласка, зверніть увагу, що як частина зобов’язань MAG щодо захисту, ця посада підлягає перевіркам перед тим, як пропозиція про роботу буде підтверджена. 

MAG дотримується принципів різноманітності, рівності та інклюзивності. Якщо ви вважаєте, що підійшли б на одну із наших посад, ми будемо раді вашій заявці незалежно від вашого досвіду. Ми намагаємось забезпечити інклюзивне та підтримуюче робоче середовище, де всі працівники відчувають повагу та підтримку у використанні свого потенціалу. 

MAG Ukraine  

Position Title: HR Assistant military accounting

Duty Station: Kyiv

Type of Appointment: 12.12.2025 with the possibility of extention

Estimated Start Date: ASAP

Closing Date: 10 December 2024 but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate

Salary: 50 500 UAH gross / 38 885 UAH 

About MAG:

MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development. MAG shared the 1997 Nobel Peace Prize as a founding member of the International Campaign to Ban Landmines for our work to ban landmines. Our vision is a safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict.

MAG strongly encourage female candidates and people with disabilities to apply. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.

About MAG in Ukraine:

Since the Russian invasion of 24th February, Ukraine has been subjected to heavy artillery bombardment, missiles, and air strikes, as well as the use of landmines and cluster munitions. The scale of the conflict and the use of high impact and indiscriminate weapons requires an urgent and extensive response.  MAG seeks to save lives and build safer futures by providing risk education to communities, to help them stay safe. MAG is also in the process of seeking accreditation to start conducting explosive ordnance disposal and demining activities in Ukraine, to save the lives of people affected by the conflict. 

ABOUT THE ROLE:

Key Responsibilities 

• Work with the employee database; 
• Maintaining military records; 
• Interaction with the TCC; 
• Cooperation with partners in legal support of employees liable for military service; 
• Hiring, transferring, dismissing employees (preparing orders, controlling the writing of applications, conducting in the BAF system); 
• Preparation of the staffing table; 
• Preparation of fixed-term labour contracts (according to the sample), control of terms, signing; 
• Preparation of a leave schedule, control of the use of leave days, acceptance of applications, entry into BAF; 
• Preparation of other personnel orders, provision of information to employees on personnel issues; 
• Formation of personal files and П-2 cards; 
• Control over the production of personal ID cards for employees 
• Control of filling in time sheets; 
• Maintaining a register of orders and employment contracts; 
• Control of sick leave of employees; 
• Performing other tasks requested by the Deputy HR Manager and People & Culture Manager that fall under the responsibilities of the HR department

ABOUT YOU:

• Higher specialised education (bachelor's or master's degree); 
• Work experience in HR services from 3 years; 
• Knowledge of the labour legislation of Ukraine; 
• Knowledge of the regulatory framework for military accounting; 
• Certificate of advanced training in military registration; 
• Ability to work in BAF, 1C, MedOk; 
• Ability to work with large amounts of information; 
• High level of document management; 
• Attention to detail; 
• Competent Ukrainian (oral/written), English - high level (oral/written)..

How to apply:

This opportunity is available to Ukrainian nationals only. Interested candidates are invited to submit applications by submitting a CV and covering letter in English by 10 December 2024 but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate.

Due to the high volume of applications that we receive, we are not able to respond to every application. If you have not heard back from us within 3 weeks of applying, it means that your application has not been successful. 

Please note that as part of MAG's commitment to safeguarding, this post is subject to background checks before an offer of employment is confirmed. 

MAG is committed to the principles of diversity, equality and inclusion. If you think you would be suited to one of our roles we would welcome your application regardless of your background. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.