Фахівець/-чиня з фінансів (Finance Officer)

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

DUTIES & Responsibilities

1. Provide accounting services for the Capital:

• Checks entries
• Provides information pertinent to the correct budgetary charging of expenses and monitors budget entries
• Verifies physical cash count
• Makes bank reconciliation
• Archives accounting documentation in accordance with ACTED procedures
• Adding all expenses from the Bases to accounting software
• Perform calculation of allowances for Expatriate Staff
• Checking and validating Salary calculation for Ukraine and Poland offices
• Preparing NLE Balzac monthly, communicating on it with HQ if needed
• Communication with bank regarding all issues (opening/closing bank accounts, yearly verification process, creating  new signatures, etc.)

Cost Control:

• Ensures proper cost allocation
• Ensures the proper use and plan of running costs 
• Ensures proper allocation of costs in salary file

Ensure compliance with purchasing procedures:

• Performs quality control of the tendering procedure
• Ensures quality control of the invoices
• Checks the nature of the document and its presentation (photocopy, original, pro forma, translation, date, signature, stamp, terms used, accuracy of calculations, etc.)

Financial Reporting preparation and support:

• By the 5th of each month, control that the financial information at the Capital level is accurate, complete and submitted on time for monthly and yearly closures
• Ensure that Daily Payments File is updated on daily bases 

Participate in quarterly and annual audits:

• At the end of the contract or annually, prepare the files to be sent to headquarters (final checking of invoices and their presence, complete the risk file if necessary)
• Prepare the document base on external/ internal Auditors query 
• Finalize the dispatch of files by adding labels and adequate packaging

Training and Capacity Building:

• Ensure training of base finance staff on ACTED FLAT Procedures and tools
• Support the finance and administration teams in the mastering of financial          documents, accounting software SAGA
• Contribute to the global efficiency enhancement of the teams
• Perform trainings on financial management to local partners

KEY PERFORMANCE INDICATORS

• Accuracy in bank payments
• Accuracy in cost allocation and budget allocation
• Accuracy in mission accountancy
• Accuracy in per diems and food allowances calculation
• Accuracy in salary calculation and allocation checks 
• Accuracy in communication with the banks

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

– Офіційне працевлаштування;

– Регулярний перегляд заробітної плати;

– 28 календарних днів щорічної відпустки;

– 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;

– Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;

– Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;

– Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;

– Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;

– Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;

– Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;

– Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;

– Перспективи кар’єрного зростання.

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”