Фахівець з адміністрування та відряджень/Administration and Travel Officer

Terre des hommes шукає ініціативного, енергійного та організованого фахівця з адміністрування та відряджень, який приєднається до команди в місті Києві для підтримки в реалізації її проектів. Якщо ви шукаєте змістовну роботу, яка матиме довготривалий вплив на життя дітей, ми хочемо зустрітися з вами.

Дата початку роботи:  найближчим часом 

Контракт:  12 місяців (з можливістю продовження)

Випробувальний термін: 3 місяці  

Додаткові винагороди: конкурентна заробітна плата, приватне медичне страхування та страхування життя від нещасних випадків

Місцезнаходження:      м. Київ, Україна 

Кінцевий термін подачі заявок: набір буде тривати до заповнення посади

 ЩО МИ РОБИМО В ЄВРОПІ ТА УКРАЇНІ

Terre des hommes (Tdh) - провідна швейцарська організація з допомоги дітям. З 1960 року Tdh допомагає будувати краще майбутнє для дітей та молоді, особливо тих, хто найбільше наражається на ризики, пропонуючи інноваційні та стійкі рішення. Працюючи в більш ніж 30 країнах, Tdh разом із власними командами та/або місцевими та міжнародними партнерами розробляє та впроваджує проекти на місцях, які щороку значно покращують повсякденне життя понад чотирьох мільйонів дітей та членів їхніх громад. Основна увага приділяється здоров'ю матері та дитини, міграції та доступу до правосуддя для дітей. 

У Європі Tdh прагне забезпечити повну реалізацію прав дітей на рівних засадах і без дискримінації. Ми працюємо в Албанії, Косово, Молдові, Румунії, Україні, Угорщині та Греції, а разом з партнерами охоплюємо дітей ще в 14 європейських країнах. 

В Україні Tdh працює через партнерства з 2009 року, а юридично відкрила свої офіси у 2014 році. З 2015 року Tdh надає різноманітні послуги дітям, молоді та їхнім сім'ям на території, що постраждала від конфлікту, з особливим акцентом на психосоціальній підтримці.

 Для отримання додаткової інформації, будь ласка, відвідайте https://www.tdh.org, https://tdh-ukraine.org, www.facebook.com/TdhUkraine/

ОПИС РОЛІ

Фахівець з адміністрування та відряджень відповідає за підтримку процесів з кадрових та логістичних питань згідно діючого законодавства України. Він/вона бере участь в впроваджені та імплементації внутрішніх політик, процедур і правил Tdh. Бере безпосередню участь в організації та забезпечені відряджень співробітників. Відповідає за підтримку та участь у вирішені організаційних питань Фонду.

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ

 Кадрове адміністрування

• Ведення трудових договорів працівників, що включає, але не обмежується: своєчасне продовження договорів, розірвання договорів, зміна умов договорів тощо;
• Ведення кадрової документації в належному порядку (разом з іншими членами команди);
• Консультування колег з відділу кадрів, працівників та керівників щодо різних типів запитів, пов'язаних з трудовими відносинами (індивідуальні, групові запити та формати семінарів);
• Участь в аудитах (як зовнішніх, так і внутрішніх);
• Активна участь у розробці та оновленні кадрових політик і процедур;
• Постійне відстеження змін у трудовому законодавстві та проведення індивідуальних або групових освітніх сесій в команді HR;
• Участь у різних заходах з діджиталізації/оптимізації HR-процесів;
• Вирішення організаційних питань щодо проведення заходів, конференцій, тренінгів, включаючи підтримку в закупівлі різних послуг за необхідності;
• Дотримуватися політик, посібників, інструкцій та вимог донорів щодо Tdh;
• Виконувати інші обов'язки за дорученням лінійного менеджера.
• Управління канцелярським приладдям, канцелярськими товарами та будь-якими іншими адміністративними потребами.
• Підтримувати зв'язок з прибиральницею, щоб офіс завжди був чистим і виглядав професійно, а також складати графік щотижневих візитів прибиральниці до гостьових будинків.

 Підтримка міжнародного персоналу

• Брати участь у вітальному та адміністративному брифінгу для нових міжнародних співробітників;
• Керування процесом оформлення віз/посвідок на проживання та іншими пов'язаними з цим процесами, а також забезпечення належного відстеження статусу всіх міжнародних співробітників та відвідувачів;
• Раз на місяць переглядати набір «Ласкаво просимо в Україну» для нового персоналу та відвідувачів;
• Забезпечення дотримання внутрішніх положень та процедур Tdh щодо міжнародного персоналу.

Підтримка в організації відряджень

• Моніторинг адміністративної діяльності та забезпечення того, щоб практика проекту відповідала політиці та процедурам безпеки;
• Організовувати бронювання готелів та подорожей для місцевого та міжнародного персоналу, консультантів, учасників тренінгів, які подорожують Україною та за її межами, а також за кордон, використовуючи підтримку туристичних компаній у разі необхідності;
• Допомагати у вирішенні питань, пов'язаних з поїздками, таких як усунення непередбачених затримок. Шукати можливості та вносити пропозиції щодо покращення процесу подорожей;
• Допомагати лінійному менеджеру у розробці стандартних операційних процедур та координувати роботу з відповідними відділами, якщо це необхідно для цього процесу.
• Підтримка у виконанні відповідних рамкових угод, шляхом замовлення послуг за існуючим контрактом, таких як: водії за запитом та послуги таксі для офісу;
• Проведення тренінгів щодо процедур відряджень для новоприйнятих співробітників;
• Забезпечення зберігання всієї документації в SharePoint та дотримання стандартів Tdh.

 Вимоги: 

 Освіта / Кваліфікація: Вища освіта (бакалавр/магістр) в галузі соціальних наук, менеджменту, права, економіки або аналогічної галузі (бажано з спеціалізацією в управлінні персоналом);

 Досвід роботи: 

• Від 2 років досвіду роботи в сфері кадрового адміністрування в міжнародній компанії з чисельністю персоналу понад 50 співробітників;
• Відміні знання українського трудового законодавства та досвід роботи в різних сферах;

 Знання мови: Вільне володіння українською та англійською мовами (усною та письмовою); володіння французької мови буде перевагою;

Знання ІТ: Відмінні знання в  ІТ (Microsoft Office, Internet).

 Навички та якості:

• Відмінні комунікативні та міжособистісні навички, вміння працювати в команді в мультикультурному середовищі;
• Здатність працювати проактивно та незалежно;
• Високий рівень розсудливості, доброчесності та почуття тонусу;
• Стресостійкість і хороші навички самоорганізації;
• вміння працювати в команді та високий рівень емпатії;
• Готовність до навчання та впровадження організаційних політик і процедур;
• Здатність ефективно працювати у швидкому та динамічному середовищі, керуючи кількома пріоритетами.
• Відмінні навички ведення переговорів, управління постачальниками та комунікації.
• Сильні аналітичні навички та навички вирішення проблем, з увагою до деталей.

Політика захисту дітей: 

Зобов'язатися дотримуватися Політики управління ризиками Tdh, включаючи Політику захисту дітей, Політику безпеки та охорони, Політику боротьби з шахрайством/корупцією, Політику інформування про випадки шахрайства. 

Дотримання GDPR: Відправляючи свою заявку, ви погоджуєтесь, що ваші персональні дані будуть використані в процесі підбору персоналу. Всі документи, які ми будемо запитувати на різних етапах процесу найму, будуть використовуватися лише з цією метою. 

Всі співробітники, які беруть участь у підборі та відборі персоналу, усвідомлюють, що застосовуються правила захисту даних, і що особиста інформація буде оброблятися конфіденційно. Згідно з нашою політикою, ми зберігатимемо ваші документи лише протягом періоду набору персоналу. 

У зв'язку з очікуваною великою кількістю заявок, Tdh не має можливості відповісти кожному кандидату індивідуально. Будь ласка, зверніть увагу, що лише кандидати, які потрапили до короткого списку, будуть запрошені на першу співбесіду.

Administration and Travel Officer

 Terre des hommes is looking for a proactive, energetic, and organised Administration and Travel Officer, to join its team in Kyiv city, to support in the implementation of its projects. If you are looking for a meaningful job that will make a lasting impact on the lives of children, we want to meet you.  

Start date: As soon as possible 

Contract: 12 months (with possibility of extension)

Probation period: 3 months

Remuneration package: Attractive salary, private health insurance and life insurance against accidents

Location:  Kyiv city 

Deadline for applications: Recruitment will be ongoing until position is occupied

 WHAT WE DO, IN EUROPE AND UKRAINE

Terre des hommes (Tdh) is the leading Swiss organisation for children’s aid. Since 1960, Tdh has helped build a better future for children and youth, especially those most exposed to risks, making an impact with innovative and sustainable solutions. Working in more than 30 countries, Tdh focuses on maternal and child health, migration and access to justice for children.

In Ukraine, since 2015, Tdh has been providing a variety of services to children, youth and their families in the conflict-affected area, with a special focus on psychosocial support. For more information, please check https://www.tdh.ch/en https://tdh-ukraine.org/en www.facebook.com/TdhUkraine/

ROLE DESCRIPTION 

The Administration and Travel Officer is responsible for supporting processes on HR and logistics issues in accordance with the current legislation of Ukraine. He/she participates in the development and implementation of Tdh's internal policies, procedures and rules. He/she is directly involved in the organization and provision of business trips for employees. He/she is responsible for supporting and participating in solving organizational issues of the Organization.

MAIN RESPONSIBILITIES

HR Administration

• Maintaining Employment contracts of employees in order, which includes but is not limited to: timely contracts extension, contracts termination, changing conditions of contract etc;
• Keeping personnel data in proper order (along with other team members);
• Performing advisory role to HR colleagues, employees and managers on different types of labour-related requests (individual, group requests and workshop formats);
• Participating in audits (both: external and internal);
• Taking active part in the development and update of HR policies and procedures;
• Constant tracking of the changes in Labour legislation and conducting individual or group educational sessions in the HR team;
• Participating in different digitalization/optimization activities of HR processes;
• Handle organizational issues for events, conferences, training including supporting with procurement of various services as needed;
• Adhere to TDH policies, handbooks, guidelines, and donor requirements;
• Perform other duties, as assigned by the Line Manager;
• Management of office supplies, stationaries and any other admin needs;
• Liaise with cleaner ensuring that the office is clean and look professional at all times and schedule the cleaner for weekly visits to the office guesthouses.

Support of international staff

• Take part in the welcome and administrative briefing for new international staff; 
• Manage the visa/residency and any other related application process and ensure a proper follow up of the status of all international staff and visitors; 
• Review once a month the “Welcome to Ukraine” kit for new personnel and visitors; 
• Ensure that Tdh’s internal staff regulations for international staff and procedures are respected by all. 

Travel support 

• Monitor administrative activities and ensure that project practices are in line with the policy manual and security procedures;
• Arrange hotel and travel reservations of local and international staff, consultants, training participants of programs traveling to and within Ukraine, and internationally, utilizing the support of travel companies as necessary;
• Help resolve travel issues such as trouble shooting unforeseen delays. Seek opportunities and offer suggestions to improve travel process;
• Assist the line manager in developing travel SOPs and coordinate with relevant departments as required for the process;
• Support in implementation of related framework agreements, by ordering services under existing contract, such as: on-call drivers and taxi services for the office;
• Conduct training on travel procedures for newly hired staff;
• Ensure all documentation is filed on SharePoint and adhering to Tdh standards.  

YOUR PROFILE 

• BA/MSc in social sciences, management,        law, economics or similar area (preferably with a focus on HR management);
• Profound knowledge of Ukrainian labour legislation and hand-on experience of dealing with different aspects of it;
• At least 2 years of proven work experience in Staff Administration area in international company of 50+ employees size;
• Excellent skills in MS Word, Excel, and PowerPoint.
• Advance IT knowledge (hardware and software, Microsoft Office, Internet, Server, LINUX).
• Fluent in Ukrainian and English (written and spoken). French will be an asset.

PERSONAL COMPETENCIES

• Excellent communication and interpersonal skills, with the ability to work collaboratively in a multi-cultural environment;
• Ability to work proactively and independently;
• High level of discretion, integrity and sense of tone;
• Stress-resistance and good self-organizational skills;
• Team-work and high level of empathy;
• Commitment to learning and implementing organizational policies and procedures;
• Ability to work effectively in a fast-paced and dynamic environment, handling multiple priorities.
• Excellent negotiation, vendor management, and communication skills.
• Strong analytical and problem-solving skills, with attention to detail.

 Child Safeguarding Policy: 

To commit to respect Tdh Risk Management Policies including Child Safeguarding Policy, Safety and Security Policy and Anti-Fraud/Corruption Policy, Whistle Blowing Policy. 

GDPR compliance:

By sending your application, you agree that your personal data will be used in the recruitment process. All the documents we will request in different steps of the recruitment process will only be used for this purpose. 

All staff involved in recruitment and selection are aware that data protection rules apply, and that personal information will be treated confidentially. According to our policy, we will keep your application documents for the period of the recruitment only. 

Due to an anticipated high number of applications, Tdh is not in a position to respond to every applicant individually. Please note that only short-listed candidates will be contacted for the first interview.