Адміністративний фахівець

Передумови 

ХЕЛЬВЕТАС - найбільша швейцарська неурядова організація з подвійним мандатом: довгостроковий розвиток та гуманітарне реагування. В Україні вона присутня вже кілька років, реалізуючи проєкти розвитку переважно через місцевих партнерів.

 Протягом 2022 року ХЕЛЬВЕТАС ініціювала надання надзвичайної допомоги. Наразі ми розбудовуємо нашу операційну присутність для надання комплексного реагування на поточну гуманітарну кризу. ХЕЛЬВЕТАС планує працювати в Україні протягом наступних 5 років.

1. Background

HELVETAS is the largest Swiss nongovernmental organization with a dual mandate for long-term development and humanitarian response. It has been present in Ukraine for several year implementing development projects mainly through local partners.

During 2022 HELVETAS initiated emergency assistance. Currently we are building our operational presence to deliver comprehensive response to the current humanitarian crisis. HELVETAS plan to be active in Ukraine for next 5 years.

The understanding of localization in the humanitarian response in Ukraine remains a key policy and practice concern for donors and humanitarian actors. While localization of the humanitarian response in Ukraine is frequently stressed as a priority, there have been only limited efforts to date to build evidence, evaluate impact, strengthen accountability, and develop strategic tools that can facilitate practical approaches to local leadership and quality humanitarian response.

This initiative attempts to establish ‘where we are’ in terms of the localization of humanitarian assistance in the response. Stakeholders can then establish the direction of travel to reach an objective, both collectively and independently. It further creates a baseline from which actors in Ukraine and elsewhere can continue to regularly assess humanitarian localization development by using the same methodology as with other responses across the globe

Мета призначення:
Працівник на цій посаді працює під керівництвом операційного менеджера. Він/вона також тісно співпрацюватиме з адміністративним асистентом фінансової команди в Києві.

2. Objective of the assignment

The position holder works under the direction of the Operations Manager. He/she will also work closely with the Administrative Assistant, Finance Team in Kyiv.

Основні завдання та діяльність консультанта

Основними завданнями є управління платежами, відстеження та збір первинних документів, здійснення невеликих закупівель, допомога в управлінні контрактами та виконання різних адміністративних завдань.

Main tasks and activities of the consultant

Main tasks are to manage payments, track and collect primary documents, handle small procurements, assist with contract management, and perform various administrative tasks.

Мета роботи:
Метою адміністративного фахівця є підтримка ефективного виконання різних адміністративних завдань в організації, що охоплюють адміністративні, кадрові, логістичні та фінансові завдання. Адміністративний фахівець тісно співпрацюватиме з відділами Київської команди підтримки та надаватиме необхідну адміністративну підтримку для забезпечення безперебійного функціонування повсякденних операцій. Він/вона регулярно звітуватиме операційному менеджеру про повсякденну діяльність.

Job Purpose

The purpose of an Administrative Assistant is to support the efficient operation of various administrative tasks within the organization covering Admin, HR, Logistics, Finance related tasks. Administrative Assistant will work closely with the Kyiv Support team departments and provide essential administrative support to ensure the smooth functioning of day-to-day operations. S/he will report regularly on day-to-day operations to the Operations Manager

Посадові обов'язки:
Закупівлі:
- Займатися малими та середніми закупівлями, включаючи пошук постачальників, ведення переговорів з постачальниками та забезпечення відповідності політиці організації.
- Ведення документації та трекерів закупівель для забезпечення прозорості та точності.
Управління документацією:
- Завершення архівування існуючих документів та допомога у вирішенні поточних архівних потреб.
- Забезпечення належного зберігання первинної та вторинної документації для фінансових та операційних цілей.
Управління активами:
- Ведення точного обліку активів організації, включаючи відстеження, облік та забезпечення належної документації.
- Допомагати у проведенні регулярних інвентаризацій та оновленні реєстрів активів за потреби.

Загальна адміністративна підтримка:
- Надавати адміністративну підтримку операційній команді, включаючи інші спеціальні завдання за призначенням.
- Співпрацювати з колегами з інших відділів для забезпечення ефективної комунікації та координації.
- Допомагати членам команди з адміністративними завданнями за необхідності.
- Інші завдання за призначенням.

Рівень залучення до виконання завдань, викладених у цьому ТЗ, може змінюватися залежно від потреб.

Job Responsibilities

Procurement:

· Handle small and medium-scale procurements, including sourcing, negotiating with suppliers, and ensuring compliance with organizational policies.

· Maintain procurement records and trackers to ensure transparency and accuracy.

Document Management:

· Finalize the archiving of existing documents and assist with ongoing archiving needs.

· Ensure proper filing of primary and secondary documentation for financial and operational purposes.

Assets Management:

· Maintain accurate records of organizational assets, including tracking, accounting, and ensuring proper documentation.

· Assist in conducting regular inventory checks and updating asset registers as needed.

General Administrative Support:

· Provide administrative support to the operations team, including other ad hoc tasks as assigned.

· Collaborate with colleagues across departments to ensure effective communication and coordination.

· Support team members with administrative tasks as needed.

· Other tasks as assigned.

The level of involvement in the tasks outlined in this TOR may vary depending on the needs.

Вимоги:

- Попередній досвід роботи (2 роки) у сфері закупівель, логістики або адміністративної підтримки, бажано в неурядовому секторі.

- Сильні організаторські здібності та вміння ефективно визначати пріоритети в роботі.

- Володіння системами управління даними та інструментами MS Office.

- Високий рівень уваги до деталей та точність у веденні документації.

- Сильні комунікативні навички та вміння співпрацювати в командному середовищі.

- Знання процесів архівування та управління активами є сильною перевагою

Requirements:

• Prior experience (2 years) in procurement, logistics, or administrative support, preferably in the NGO sector.
• Strong organizational skills and ability to prioritize tasks effectively.
• Proficiency in data management systems and MS Office tools.
• High level of attention to detail and accuracy in maintaining records.
• Strong communication skills and ability to work collaboratively in a team environment.
• Knowledge of archiving processes and asset management is a strong advantage

Часові рамки завдання

Термін дії консультаційного контракту - з 01 січня 2025 року до 31 грудня 2025 року.

Time frame of the assignment

The duration of the consultancy contract will be from January 01st ,2025 until December 31st , 202

Логістика/подорожі

Хельветас покриває витрати на проїзд в межах країни.

4. Logistics/Travel

Helvetas will cover the cost of the travel within the country.

Ми шукаємо цілеспрямовану людину, яка хоче мати змістовну роботу, вміє працювати у швидкому темпі та прагне вчитися. Приєднуйся до нашої дружньої та сильної команди!
Короткі приклади того, що ми робимо .
І ти теж можеш стати частиною цього!https://www.youtube.com/watch?v=KNWCeeUYjHE ;https://www.youtube.com/watch?v=dkb37jMtkWw&;t=1s https://www.youtube.com/watch?v=O1dhvfZTRHQ ;