Адміністративний асистент

Передумови 

ХЕЛЬВЕТАС - найбільша швейцарська неурядова організація з подвійним мандатом: довгостроковий розвиток та гуманітарне реагування. В Україні вона присутня вже кілька років, реалізуючи проєкти розвитку переважно через місцевих партнерів.

 Протягом 2022 року ХЕЛЬВЕТАС ініціювала надання надзвичайної допомоги. Наразі ми розбудовуємо нашу операційну присутність для надання комплексного реагування на поточну гуманітарну кризу. ХЕЛЬВЕТАС планує працювати в Україні протягом наступних 5 років.

Мета призначення:
Працівник на цій посаді працює під керівництвом операційного менеджера. Він/вона також тісно співпрацюватиме з адміністративним асистентом фінансової команди в Києві.

Основні завдання та діяльність консультанта

Основними завданнями є управління платежами, відстеження та збір первинних документів, здійснення невеликих закупівель, допомога в управлінні контрактами та виконання різних адміністративних завдань.

Мета роботи:
Метою адміністративного асистента є підтримка ефективного виконання різних адміністративних завдань в організації, що охоплюють адміністративні, кадрові, логістичні та фінансові завдання. Адміністративний асистент тісно співпрацюватиме з відділами Київської команди підтримки та надаватиме необхідну адміністративну підтримку для забезпечення безперебійного функціонування повсякденних операцій. Він/вона регулярно звітуватиме операційному менеджеру про повсякденну діяльність.

Посадові обов'язки:
Закупівлі:
- Займатися малими та середніми закупівлями, включаючи пошук постачальників, ведення переговорів з постачальниками та забезпечення відповідності політиці організації.
- Ведення документації та трекерів закупівель для забезпечення прозорості та точності.
Управління документацією:
- Завершення архівування існуючих документів та допомога у вирішенні поточних архівних потреб.
- Забезпечення належного зберігання первинної та вторинної документації для фінансових та операційних цілей.
Управління активами:
- Ведення точного обліку активів організації, включаючи відстеження, облік та забезпечення належної документації.
- Допомагати у проведенні регулярних інвентаризацій та оновленні реєстрів активів за потреби.

Загальна адміністративна підтримка:
- Надавати адміністративну підтримку операційній команді, включаючи інші спеціальні завдання за призначенням.
- Співпрацювати з колегами з інших відділів для забезпечення ефективної комунікації та координації.
- Допомагати членам команди з адміністративними завданнями за необхідності.
- Інші завдання за призначенням.

Рівень залучення до виконання завдань, викладених у цьому ТЗ, може змінюватися залежно від потреб.

Часові рамки завдання

Термін дії консультаційного контракту - з 01 січня 2025 року до 31 грудня 2025 року.

Логістика/подорожі

Хельветас покриває витрати на проїзд в межах країни.