Administration Coordinator / Експерт з адміністративних питань

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.

SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на багато міст України.

Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОЗИЦІЇ:
 
Керувати адміністративною командою в СО та надавати підтримку програмній діяльності в різних польових офісах. Він/вона відповідатиме за забезпечення своєчасної підтримки персоналу СО у питаннях відряджень/переміщень, а також утримання офісних приміщень та управління матеріально-технічною базою.  

Очікується, що адміністративний координатор координуватиме ресурси та персонал у найбільш ефективний та економічно доцільний спосіб, щоб відповідати очікуванням керівників відділів та вищого керівництва. А також забезпечувати здорове та зручне робоче середовище для всіх.  

SCI є організацією з «подвійним мандатом», тому рівний пріоритет надаватиметься як гуманітарній роботі, так і роботі з розвитку.  SCI прагне забезпечити дотримання основних прав дітей, таких як виживання, безпека, постійний доступ до захисту та освіти. В рамках зобов'язань щодо роботи з дітьми через гуманітарні інтервенції SCI підтримує програми як у раптово виниклих, так і в хронічних надзвичайних ситуаціях.

Іноді, враховуючи контекст України, від людини очікується, що вона працюватиме за межами звичайного профілю ролі, щоб відобразити підвищений внесок, необхідний для реагування на надзвичайну ситуацію, і мати можливість адаптуватися під різні робочі години відповідно до цього.

КЛЮЧОВІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:

• Керування адміністративною командою, управління запасами канцелярського приладдя та канцелярських товарів, управління приміщеннями та забезпечення відряджень.
• Співпрацювати з відділом постачання для забезпечення своєчасного оформлення договорів оренди офісних приміщень/будинків для персоналу та консультувати вище керівництво щодо продовження оренди та укладання нових договорів.
• Забезпечення відповідності приміщень вимогам охорони здоров'я та безпеки у координації з відділом охорони та безпеки.
• Забезпечення адекватного страхового покриття та постійне інформування про придатність та види страхового покриття
• Нагляд за щорічною підготовкою до поновлення ліцензій та дозволів.
• Надавати адміністративну підтримку, таку як організація поїздок для персоналу, гостей, відвідувачів, за необхідності
• Забезпечує оновлення різних адміністративних звітів/трекерів
• Забезпечує підтримку адміністративної команди в питаннях транскордонних переїздів персоналу
• Тісно співпрацює з фінансовою командою для щомісячного прогнозування грошових коштів, необхідних для адміністративної підтримки
• Надає технічну підтримку різним адміністративним командам у різних регіональних офісах

Загальне:

Дотримуватися політики та практики Save the Children щодо захисту дітей, кодексу поведінки, охорони здоров'я та безпеки, рівних можливостей та інших відповідних політик і процедур.

КВАЛІФІКАЦІЯ ТА ДОСВІД

Обов'язково:

• 4 роки прогресивного досвіду роботи
• Освіта - бажано ступінь бакалавра/магістра.
• Попередній досвід роботи в НУО на посаді старшого офіцера, менеджера або координатора в рамках комплексної програми в країні у сфері реагування на надзвичайні ситуації/гуманітарної допомоги
• Досвід роботи у віддалених польових базах з обмеженою інфраструктурою
• Підтверджений досвід роботи на адміністративних посадах
• Глибоке розуміння процедур діловодства та відомчої і правової політики
• Знання принципів фінансового управління та управління об'єктами
• Досвідчений користувач MS Office
• Аналітичний склад розуму з навичками вирішення проблем
• Відмінні організаторські здібності та багатозадачність
• Командний гравець з лідерськими якостями
• Підтверджений досвід роботи в сфері управління персоналом - досвід надання послуг старшого спеціаліста з управління персоналом керівникам з усього спектру кадрових питань
• Відмінні навички вирішення та консультування зі складних питань управління персоналом
• Сильні комунікативні (письмові та усні) та міжособистісні навички англійської мови, досвід управління мультикультурними командами

Бажано:

• Самомотивований та позитивно налаштований;
• Сумлінний, колегіальний та орієнтований на надання послуг;
• Гнучкий, інноваційний та ефективний у спільній роботі в мультикультурній команді

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування з першого робочого дня
• Курси іноземної мови за рахунок організації
• Офіс в центрі

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:
Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 
SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування. Якщо Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

________________________________________________________________________________________________

ROLE PURPOSE: 

Supervise the administration team in CO and provide support to programme activities at the different field offices. S/he will be responsible for ensuring timely support is provided to CO staff for travel/movement as well as maintenance of office space and facilities management.  

The Administrative Coordinator is expected to coordinate resources and staff in most efficient and cost-effective way to meet the expectations of department heads and senior management team. And provide healthy and convenient working environment to all.  

SCI is a 'dual mandate' organisation and as such equal priority will be given to both humanitarian and development work.  SCI strives to ensure the fundamental rights of children, such as survival, safety, constant access to protection and education can be guaranteed. As part of a commitment to working with children through humanitarian interventions SCI support programmes in both sudden onset and chronic emergency situations.

At times, given the context of Ukraine, the person will be expected to work outside the normal role profile to reflect the elevated inputs required in responding to an emergency and be able to adopt varying working hours accordingly. 

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

• Supervise the administration team, inventory management of office supplies and Stationary, facility management, and travel support. 
• Collaborate with Supply Chain in ensuring lease contracts for office/staff houses are processed timely and advise senior management on lease renewals and new contracts
• Ensure facilities are compliant with Health and Safety regulations in coordination with Safety and Security department
• Ensure adequate insurance cover and keep up to date with suitability and types of cover available
• Oversee the annual preparation of the renewal of licenses and permits.
• Provide administrative support such as travel to staff, guests, visitors, as needed
• Ensures different administrative reports/trackers are updated
• Ensures administration team provides support on staff traveling on cross border staff movement 
• Collaborates closely with Finance team for monthly cash forecast needed for administrative support
• Provides technical support to different administration teams in different area offices

General:

• Comply with Save the Children policies and practice with respect to child safeguarding, code of conduct, health and safety, equal opportunities and other relevant policies and procedures.

COMPETENCIES FOR THIS ROLE:

1. Delivering Results

Takes personal responsibility and holds others accountable for delivering our ambitious goals for children, continually improving own performance or that of the team/ organisation. 

Level required: Accomplished

1. Applying Technical and Professional Expertise

Applies the required technical and professional expertise to the highest standards; promotes and 

shares best practice within and outside the organisation.

Level required: Accomplished

1. Working Effectively with Others

Works collaboratively to achieve shared goals and thrives on diversity of people and perspectives. 

Knows when to lead and when to follow and how to ensure effective cross-boundary working.

Level required: Accomplished

1. Communicating with Impact

Communicates clearly and confidently with others to engage and influence; promotes dialogue 

and ensures timely and appropriate messages, building confidence and trust.

Level required: Accomplished

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

Essential

• 4 years of progressive work experience
• Education – Bachelor's Degree/Masters preferred.
• Prior NGO experience at Senior Officer, Manager or Coordinator level within a complex country programme in emergency response/humanitarian environments
• Experience of working in remote field bases with limited infrastructure
• Proven experience in administration role
• In-depth understanding of office management procedures and departmental and legal policies
• Familiarity with financial and facilities management principles
• Proficient in MS Office
• An analytical mind with problem-solving skills
• Excellent organizational and multitasking abilities
• A team player with leadership skills
• Proven operational HR track-record – experience of providing a senior generalist HR service to managers across a full range of HR issues
• Excellent skills in handling and advising on complex people management issues
• Strong communication (written and spoken), and interpersonal skills in English, with experience in managing multicultural teams

Desirable 

• Self-motivated and with positive attitude;
• Conscientious, collegial and service oriented;
• Flexible, innovative and effective in working collaboratively as part of a multicultural team.