Менеджер по роботі з персоналом

MAG Ukraine 

Position Title: HR Officer 

Duty Station: Kyiv 

Type of Appointment: Fixed-term contract until 13.12.2024 with the possibility of extension

Estimated Start Date: 01 October 2024

Closing Date: 22 September 2024

About MAG:

MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development. MAG shared the 1997 Nobel Peace Prize as a founding member of the International Campaign to Ban Landmines for our work to ban landmines. Our vision is a safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict.

About MAG in Ukraine:

Since the Russian invasion of 24th February, Ukraine has been subjected to heavy artillery bombardment, missiles, and air strikes, as well as the use of landmines and cluster munitions. The scale of the conflict and the use of high impact and indiscriminate weapons requires an urgent and extensive response.  MAG seeks to save lives and build safer futures by providing risk education to communities, to help them stay safe. MAG is also in the process of seeking accreditation to start conducting explosive ordnance disposal and demining activities in Ukraine, to save the lives of people affected by the conflict. 

ABOUT THE ROLE:

The HR Officer will help coordinate an effective HR service, including coordinating an effective recruitment and selection process and providing day-to-day advice and guidance on HR policy. Responsibilities will include:

• Support the development and consistent implementation of MAG Ukraine HR rules, regulations, procedures and policies.
• Coordinate recruitment processes.
• Prepare offer letters, employment contracts and contract amendments for review and approval. 
• Liaise with relevant Labour Department bodies for registration of employees as required and assist in the resolving any labour related issues or disputes as required.
• Provide day-to-day advice to managers and staff on MAG’s terms and conditions and the application of HR policy, for example annual leave, probationary reviews, sickness absence, maternity etc.
• Support line managers to ensure that new employees receive the necessary basic induction to the programme.
• Update the attendance records of both contract and casual staff as required, including the leave and absenteeism (on a weekly basis). 
• Monitor probation review dates and inform the relevant line managers of due dates.
• Create and update the staff personal files with all staff related information.
• Support the Finance Manager in processing an accurate and efficient monthly payroll. 
• Ensure knowledge on international staff visa and work permit documentation requirements in line with Ukrainian law

ABOUT YOU:

We are seeking a candidate with:

• Previous professional experience working in a HR function in Ukraine.
• Experience coordinating recruitment and selection processes.
• Experience providing HR advice to managers and employees.
• Strong organisational skills and attention to detail. 
• Ability to prioritise work, meet deadlines and work calmly under pressure.
• Good written and spoken English and Ukrainian 

How to apply:

This opportunity is available to Ukrainian nationals only. Interested candidates are invited to submit applications by submitting a CV and covering letter in English and Ukrainian by 01 October 2024 but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate.

 Due to the high volume of applications that we receive, we are not able to respond to every application. If you have not heard back from us within 3 weeks of applying, it means that your application has not been successful. 

Please note that as part of MAG's commitment to safeguarding, this post is subject to background checks before an offer of employment is confirmed. 

MAG is committed to the principles of diversity, equality and inclusion. If you think you would be suited to one of our roles we would welcome your application regardless of your background. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.

 MAG Україна 

 Назва посади: Менеджер відділу по роботі з персоналом 

Місцезнаходження: Київ 

Вид працевлаштування: Строковий договір до 13.12.2024 з можливістю продовження

Орієнтована дата початку: 01 жовтня 2024

Закриття вакансії: 22 вересня 2024, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата

 Про MAG:

MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи з іншими, щоб відновити землі, забруднені уламками конфлікту, знизити щоденний ризик смерті або ушкоджень для цивільних осіб та створити безпечні умови для розвитку. В 1997 році за свою роботу MAG розділила отримання Нобелівської Премії як член-засновник Міжнародної Компанії із заборони наземних мін.  Наше бачення – безпечне майбутнє для чоловіків, жінок та дітей, які постраждали від збройного насильства або конфлікту.

 Про MAG в Україні:

З початку російського вторгнення 24 лютого 2022 року Україна зазнала сильного артилерійського обстрілу, ракет та авіаударів, а також використання наземних мін та касетних боєприпасів. Ступінь конфлікту та використання сильнодіючої та невибіркової зброї вимагає негайного реагування. Метою MAG є рятувати життя та будувати безпечне майбутнє шляхом надання людям освітньої інформації про ризики, щоб допомагати їм залишатися в живих. MAG також знаходиться в процесі акредитації, щоб розпочати проведення робіт зі знешкодження вибухонебезпечних предметів та розмінування в Україні з метою рятування життя людей, які постраждали від конфлікту.

 ОПИС ВАКАНСІЇ:

Спеціаліст відділу по роботі з персоналом допомагатиме координувати ефективну роботу відділу по роботі з персоналом, включаючи процес підбору та відбору кандидатів, надання щоденних порад та інструкцій щодо політики відділу по роботі з персоналом. 

Обов’язки включатимуть:

• Підтримувати розвиток та постійне впровадження правил, положень, процедур та політик кадрового забезпечення MAG Україна.
• Координувати процес найму. 
• Готувати листи з пропозицією про роботу, трудові договори та зміни до трудових договорів для перегляду та затвердження. 
• В разі необхідності зв’язуватися з відповідними органами Департаменту праці щодо реєстрації працівників та допомагати у вирішенні питань або спорів, пов’язаних із працевлаштуванням.
• Надавати щоденні консультації керівникам та персоналу щодо положень та умов MAG та застосування кадрової політики, наприклад, щорічної відпустки, перегляду випробувального терміну, відсутності на роботі через хворобу, відпустки по догляду за дитиною тощо. 
• Надавати підтримку безпосереднім керівникам щодо забезпечення необхідного базового введення нових працівників в програму.
• Оновлювати табелі робочого часу постійних або тимчасових працівників в разі необхідності, включаючи відпустку та прогули (на щотижневій основі). 
• Моніторити дати перегляду випробувального терміну та інформувати відповідних безпосередніх керівників про дати виконання.
• Створювати та оновлювати особові справи персоналу з усією необхідною інформацією.
• Допомагати фінансовому менеджеру видавати точні щомісячні відомості заробітної плати.
• Знати вимоги щодо документації для отримання візи та дозволу на роботу для оформлення персоналу з інших країн відповідно до законодавства України.

 ПРО ВАС:

Ми шукаємо кандидата з:

• Попереднім досвідом роботи в якості працівника відділу роботи з персоналом в Україні.
• Досвідом у координації процесу підбору та відбору персоналу.
• Досвідом надання консультацій з кадрових питань керівникам та працівникам.
• Сильними організаційними навичками та увагою до деталей.
• Умінням розставляти пріоритети в роботі, дотримуватись дедлайнів і спокійно працювати під тиском.
• Гарним рівнем письмової і усної англійської та української мов. 

 Як подати заявку:

Ця вакансія доступна тільки для громадян України. Зацікавлені кандидати можуть подати заявку, подавши резюме та супровідний лист УКРАЇНСЬКОЮ та АНГЛІЙСЬКОЮ мовами до 22 вересня 2024 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.

Через велику кількість заявок, які ми отримуємо, ми не можемо відповісти на кожну. Якщо ви не отримаєте відповідь від нас протягом 3 тижнів після подання заявки, це означає, що ваша заявка не була успішною.

Будь ласка, зверніть увагу, що як частина зобов’язань MAG щодо захисту, ця посада підлягає перевіркам перед тим, як пропозиція про роботу буде підтверджена. 

MAG дотримується принципів різноманітності, рівності та інклюзивності. Якщо ви вважаєте, що підійшли б на одну із наших посад, ми будемо раді вашій заявці незалежно від вашого досвіду. Ми намагаємось забезпечити інклюзивне та підтримуюче робоче середовище, де всі працівники відчувають повагу та підтримку у використанні свого потенціалу.