Асистент з операційної діяльності
В офисе/на месте
Полная занятость
Асистент з операційної діяльності відповідатиме за організацію та забезпечення ефективного виконання адміністративних та логістичних завдань у межах проєкту “Наука в класах”. “Наука в класах “(Science to the Classroom) - інноваційний проєкт, спрямований на підвищення потенціалу закладів загальної середьної та дошкільної освіти у провадженні STEM-освіти.
Ця роль передбачає управління щоденними операціями, планування логістики, підтримку закупівель та допомогу у впровадженні заходів програми.
Основні обов’язки:
- Координація логістики:
- Планування та організація доставки матеріалів, обладнання та ресурсів до локацій програми.
- Контроль за транспортними процесами та своєчасним постачанням ресурсів.
- Моніторинг запасів і організація їх поповнення у разі потреби.
- Адміністративна підтримка:
- Управління документацією, пов’язаною з діяльністю програми, включаючи договори, рахунки та накладні.
- Підготовка та ведення детальної звітності щодо логістики, закупівель та операційної діяльності.
- Допомога в організації зустрічей, заходів і тренінгів, вирішення всіх логістичних питань.
- Закупівлі та взаємодія з постачальниками:
- Комунікація з постачальниками для забезпечення якісного та своєчасного постачання товарів і послуг.
- Проведення ринкових досліджень для пошуку економічно вигідних рішень.
- Дотримання політик організації та вимог донорів у процесі закупівель.
- Операційна координація:
- Підтримка розробки операційних планів і графіків разом із керівником програми.
- Моніторинг виконання проєктних заходів.
- Вирішення логістичних і операційних проблем, які можуть виникати.
- Комунікація та співпраця:
- Виступати основною контактною особою з питань операційної діяльності в команді та з зовнішніми партнерами.
- Забезпечувати узгодженість між операційними завданнями та цілями програми.
- Інформувати зацікавлені сторони про стан логістики та операційних процесів.
- Моніторинг і звітність:
- Регулярне надання звітів про статус операцій, виклики та рекомендації щодо покращення.
- Ведення актуальних записів про операційну діяльність для внутрішнього аналізу.
Кваліфікація та навички:
Освіта:
- Вища освіта в галузі менеджменту, бізнес-адміністрування або суміжній сфері. Аналогічний професійний досвід або тренінги в галузі освітнього або проєктного менеджменту.
Досвід:
- Від 1 року досвіду роботи на адміністративних, логістичних чи операційних позиціях.
- Досвід роботи в освітніх проєктах буде перевагою.
Навички:
- Відмінні організаційні здібності та здатність виконувати кілька завдань одночасно.
- Володіння Microsoft Office, Google Workspace або подібними інструментами.
- Високий рівень письмової та усної комунікації українською та англійською мовами.
- Уміння працювати самостійно та проявляти ініціативу у вирішенні операційних завдань.
Ключові компетенції:
- Увага до деталей та висока точність у роботі.
- Проактивний підхід до вирішення проблем.
- Сильні міжособистісні навички для ефективної співпраці з командою та партнерами.
- Гнучкість і адаптивність у динамічному робочому середовищі.
- Прихильність до цілей та цінностей STEM-програми.
Юлія
