Бізнес асистент керівника (personal assistant)

Привіт! Я Віталій — CEO та власник bodo.

З власного досвіду знаю, що зі стандартного опису вакансії на джоб-сайті важко зрозуміти, чи твоя компанія, чи ні. Тому мій опис максимально довгий та детальний, сподіваюся, ти оціниш.

Чому шукаю спеціаліста особисто, а не HR? У нас в bodo немає HR-відділу. Ми, керівники, самі формуємо свої команди та культивуємо корпоративну культуру. Усі етапи відбору проводжу я. Тож познайомимось!

Мені 40 років, bodo я заснував 15 років тому. Робота мого асистента не зводиться до стандартних функцій особистого помічника і підходить для тих, хто вже багато чого вміє і хоче подальшого розвитку та складних завдань. Роботи багато. У вихідні — відпочиваємо. Відвідувачі до мене майже не приходять, тому носити каву доведеться дуже рідко. Планую свій графік здебільшого самостійно.

Що в нас є:

1. Складні та різноманітні задачі.
2. Фінансова стабільність — офіційне працевлаштування з першого дня, зарплата двічі на місяць без затримок, 24 дні оплачуваної відпустки, оплачувані лікарняні за КЗпПом.
3. Перегляд зарплати кожен рік.
4. Робоче місце з двома моніторами, швидке розв’язання всіх проблем з технікою та програмами.
5. Вихідний на день народження, якщо він випадає у твій робочий день.
6. Офіс у центрі (вул. Малевича, 86Н — 5 хвилин пішки від ст. м. «Либідська»).
7. Оплата 50% витрат на зовнішнє професійне навчання.
8. 30% знижки на враження для самостійного відвідування та в подарунок.

Тепер про мої вимоги до спеціаліста, якого шукаю:

1. З досвідом роботи асистентом не менше 3 років з одним керівником (власником бізнесу), готовність надати рекомендації.
2. Володіє письмовою та усною англійською на рівні достатньому для спілкування та переписок без перекладача та chat gpt.
3. Здатний планувати роботу з детальною оцінкою часу.
4. Має аналітичний склад розуму, проактивний та уважний до деталей. Перевіряє свою роботу та роботу інших людей. Довіряє тому, що бачить, а не чує.
5. Самостійно, без залучення керівника, розбирається в незнайомих питаннях і бізнес-процесах. Вміє ставити питання іншим співробітникам, щоб зрозуміти суть питання.
6. Приймає завдання правильно з першого разу. Записує, іноді навіть на диктофон.
7. Бачить, як можна поліпшити наявні процеси та усталений порядок речей.
8. Грамотно розмовляє і пише українською (в тому числі без одруківок та подвійних пробілів, різного форматування тощо).
9. Швидко друкує 250+ символів.
10. Без шкідливих звичок (в тому числі IQOS, glo, одноразки, вейпи тощо).

ВАЖЛИВО: всі, в тому числі я, працюємо в офісі повний робочий день. Віддаленої роботи чи гібридного графіка немає.

Що ти будеш робити:

1. Відстежувати виконання рішень на рівні відділів і співробітників.
2. Контролювати виконання встановлених правил і регламентів.
3. Ставити завдання підлеглим за моїми вказівками.
4. Контролювати виконання завдань моїми підлеглими.
5. Писати інструкції та регламенти.
6. Наводити та підтримувати порядок на корпоративному Google Drive.
7. Шукати вузькопрофільних фахівців для проектних робіт.
8. Проактивно знаходити проблемні місця в роботі компанії, на які мені варто звернути увагу.
9. Організовувати дозвілля, відрядження, особисті поїздки, візову підтримку подорожей.
10. Взаємодіяти з різними інститутами та компаніями з моїх особистих питань.
11. Оплачувати послуги, купівлю квитків і речей.
12. Виконувати інші особисті доручення.
13. Створювати затишну атмосферу в офісному просторі.
14. Контролювати роботу офіс-менеджера та прибиральниць.
15. Вирішувати інші адміністративні та господарські питання, з якими не може самостійно впоратись офіс-менеджер.

Приклади нестандартних завдань:

1. Знайти аналітика для проектної роботи з побудови системи аналітики в компанії на базі Power BI.
2. Організувати переїзд 5 відділів у межах розширення офісу без зупинки операційної діяльності.
3. Навести порядок в документах відділу на Google Drive згідно із заданими стандартами. Видалити старі файли, надати файлам правильні назви, побудувати правильну структуру папок.

Про наш процес найму

Я особисто розбираю усі відгуки та проводжу телефонні та офлайн-співбесіди. Рішення приймаю швидко та надаю зворотний зв’язок (як продовження спілкування, так і його завершення) одразу або на наступний день.

Між відгуком на вакансію та отриманням джобофферу може промайнути лише декілька днів.

Розглядаю відгуки тільки із супровідним текстом та очікуваннями щодо заробітної плати.

Тут на відео можна познайомитисяч зі мною трішки ближче https://www.youtube.com/watch?v=MTnXqC7YX3o