Молодший фахівець/фахівчиня з адміністративних питань/Administration Assistant

Данська Рада у справах біженців (ДРБ) є провідною міжнародною гуманітарною організацією, основною метою якої є захист, підтримка та просування довгострокових рішень для постраждалого від переміщення населення.

ДРБ існує в Україні з 2014 року. На даний момент у ДРБ працює понад 800 співробітників загалом на території України. У 2024 році ДРБ продовжить суттєве розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах соціально-правового захисту, засобів до існування, відновлення житла та гуманітарного роззброєння і розбудови миру (гуманітарного розмінування), надаючи пряму підтримку відповідальним особам та громадським організаціям (ГО), а також їх партнерам.

Наразі ДРБ шукає Молодшого фахівця/фахівчиню з адміністративних питань в місті Київ.

Вашими основними обов’язками будуть:

Адміністративна підтримка

• Допомагати іноземним працівникам у поданні заявок на візи, отриманні тимчасового дозволу на проживання, реєстрації.
• Забезпечувати підтримку іноземним працівникам у бронюванні подорожей
• (польоти, поїзди, проживання тощо).
• Надавати підтримку всім співробітникам ДРБ, які базуються в Києві, з організацією подорожей в Україні та за її межами.
• Підготовка для всіх співробітників ДРБ ID-карток та SIM-карток — ведення оновленого трекера всіх SIM-карток ДРБ.
• Допомога в організації заходів (воркшопів, зустрічей тощо).

Підтримка подорожей

• Забезпечувати підтримку іноземним працівникам у бронюванні подорожей (поїзди, проживання тощо).
• Підтримувати актуальність адміністративних трекерів (новоприбулі іноземні співробітники, трекер гостьових будинків тощо).

Приміщення ДРБ

• Під наглядом керівника адміністративної групи розробляти та поновлювати договори оренди приміщень ДРБ.
• Підготовка «Запиту на оплату» для оплати комунальних послуг, орендної плати, миючих засобів тощо.
• Діяти як координатор у відносинах з орендодавцями приміщень ДРБ.

Управління офісом

• Підтримувати порядок офісного простору в належному стані. За необхідності запроваджувати ремонтні роботи.
• Підготовка в системі запитів на замовлення офісних меблів, необхідного обладнання. Підготовка рахунків на оплату.
• Забезпечувати працівників канцелярським приладдям та витратними матеріалами, поновлювати запаси і відслідковувати їх кількість на складах.
• Піднімати запит на закупівлю канцелярського приладдя та витратних матеріалів.
• Забезпечувати працівників та відвідувачів перепустками для входу до офісу.

Про Вас

Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що Ви матимете щонайменше 1 рік досвіду роботи на аналогічній посаді або з подібними завданнями. Ми шукаємо мотивовану людину, яка прагне швидко навчатися та спілкуватися з різними зацікавленими сторонами. Крім того, ми також очікуємо на наступне:

• Диплом з бізнес-адміністрування (або підтверджений досвід роботи в якості адміністративного асистента або на схожій посаді).
• Впевнений користувач пакету Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Просунутий рівень володіння англійською мовою.
• Увага до деталей та навички розв’язання проблем.

Усі посади ДРБ вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями ДРБ:

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та заохочення зворотного зв’язку.
• Вміння взяти на себе ініціативу: Взяття на себе відповідальності та ініціативи з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Слухати і говорити ефективно і чесно.
• Демонструвати доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки відповідно до цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, зловживань та домагань.

Ми пропонуємо:

• Тривалість контракту: Контракт з відкритою датою після успішного завершення початкового 3-місячного випробувального терміну.
• Призначення місця роботи: Київ, робота в офісі.
• Дата початку: жовтень 2024.
• Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подання резюме:

Усі кандидати повинні завантажити супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою.

Подати резюме можна ТУТ

Резюме, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Кінцевий термін подаяі заявок: 1.10.2024.