Молодший фахівець/фахівчиня з адміністративних питань/Administration Assistant

Данська Рада у справах біженців (ДРБ) є провідною міжнародною гуманітарною організацією, основною метою якої є захист, підтримка та просування довгострокових рішень для постраждалого від переміщення населення.

ДРБ існує в Україні з 2014 року. На даний момент у ДРБ працює понад 800 співробітників загалом на території України. У 2024 році ДРБ продовжить суттєве розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах соціально-правового захисту, засобів до існування, відновлення житла та гуманітарного роззброєння і розбудови миру (гуманітарного розмінування), надаючи пряму підтримку відповідальним особам та громадським організаціям (ГО), а також їх партнерам.

Наразі ДРБ шукає Молодшого фахівця/фахівчиню з адміністративних питань в місті Київ.

Вашими основними обов’язками будуть:

Адміністративна підтримка

• Допомагати іноземним працівникам у поданні заявок на візи, отриманні тимчасового дозволу на проживання, реєстрації.
• Забезпечувати підтримку іноземним працівникам у бронюванні подорожей
• (польоти, поїзди, проживання тощо).
• Надавати підтримку всім співробітникам ДРБ, які базуються в Києві, з організацією подорожей в Україні та за її межами.
• Підготовка для всіх співробітників ДРБ ID-карток та SIM-карток — ведення оновленого трекера всіх SIM-карток ДРБ.
• Допомога в організації заходів (воркшопів, зустрічей тощо).

Підтримка подорожей

• Забезпечувати підтримку іноземним працівникам у бронюванні подорожей (поїзди, проживання тощо).
• Підтримувати актуальність адміністративних трекерів (новоприбулі іноземні співробітники, трекер гостьових будинків тощо).

Приміщення ДРБ

• Під наглядом керівника адміністративної групи розробляти та поновлювати договори оренди приміщень ДРБ.
• Підготовка «Запиту на оплату» для оплати комунальних послуг, орендної плати, миючих засобів тощо.
• Діяти як координатор у відносинах з орендодавцями приміщень ДРБ.

Управління офісом

• Підтримувати порядок офісного простору в належному стані. За необхідності запроваджувати ремонтні роботи.
• Підготовка в системі запитів на замовлення офісних меблів, необхідного обладнання. Підготовка рахунків на оплату.
• Забезпечувати працівників канцелярським приладдям та витратними матеріалами, поновлювати запаси і відслідковувати їх кількість на складах.
• Піднімати запит на закупівлю канцелярського приладдя та витратних матеріалів.
• Забезпечувати працівників та відвідувачів перепустками для входу до офісу.

Про Вас

Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що Ви матимете щонайменше 1 рік досвіду роботи на аналогічній посаді або з подібними завданнями. Ми шукаємо мотивовану людину, яка прагне швидко навчатися та спілкуватися з різними зацікавленими сторонами. Крім того, ми також очікуємо на наступне:

• Диплом з бізнес-адміністрування (або підтверджений досвід роботи в якості адміністративного асистента або на схожій посаді).
• Впевнений користувач пакету Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Просунутий рівень володіння англійською мовою.
• Увага до деталей та навички розв’язання проблем.

Усі посади ДРБ вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями ДРБ:

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та заохочення зворотного зв’язку.
• Вміння взяти на себе ініціативу: Взяття на себе відповідальності та ініціативи з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Слухати і говорити ефективно і чесно.
• Демонструвати доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки відповідно до цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, зловживань та домагань.

Ми пропонуємо:

• Тривалість контракту: Контракт з відкритою датою після успішного завершення початкового 3-місячного випробувального терміну.
• Призначення місця роботи: Київ, робота в офісі.
• Дата початку: якнайшвидше.
• Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подання резюме:

Усі кандидати повинні завантажити супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою.

Подати резюме Ви можете ТУТ 

Резюме, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Кінцевий термін подачі заявок: 24.11.2024.