HR Senior Officer/Manager

Position: Human Resources Senior Officer / Manager
Reports to: Operations Manager
Supervision of: no subordinates
Duty station: Kyiv
Travel: not more than 10%
Duration and type of contract: 1 year, consultancy agreement with 3 months probation period

Key Expectations:

• Hands-On Execution: The HR Manager is expected to actively execute tasks, not just coordinate or oversee processes. This includes creating documents, managing workflows, and directly contributing to team deliverables.
• Time Management: With the HR department managing multiple priorities, the role requires effective time distribution to ensure all tasks are completed within deadlines.
• Flexibility and Initiative: The individual should proactively identify and address needs, ensuring the department’s smooth operation.

Helvetas is an organization specialized in development cooperation and humanitarian response, anchored in Switzerland. A Separate Division of Helvetas has been operating in Ukraine for about two (2) years.
For Helvetas operations in Ukraine, we are looking for a proactive and dynamic individual to join our organization upon agreement.


1. Role and responsibilities
The purpose of the HR Manager role is to ensure that the HR system aligns with Helvetas standards while actively supporting and contributing to the implementation of programs and projects. This is a hands-on role requiring initiative, execution, and efficient time management.

The following is a brief description of the responsibilities:
Generic responsibilities
· Actively implement Helvetas HR and admin systems and procedures.
· Ensure the country setup adheres to employment standards, HR policies, and other Helvetas policies.
· Ensure compliance with local labor laws.
· Actively recruit, train, support, and develop team members, ensuring tasks are executed and deliverables met.
· Train and guide all staff involved in HR responsibilities or personnel management.
· Regularly analyze and report on HR activities.
· Safely and systematically manage personnel documents across all offices.

Specific responsibilities
1. Recruitment and Sourcing:
· Lead the full recruitment cycle, from analyzing requirements and drafting job advertisements to interviewing and onboarding new hires.
· Actively develop effective sourcing strategies and create pipelines for potential candidates.
· Take direct ownership of drafting contracts and finalizing hiring processes while supporting probationary period reviews.
· Collaborate with line managers to plan current and future personnel needs proactively.
2. Employer Branding:
· Create initiatives to enhance Helvetas’ employer brand by actively showcasing its culture and values.
3. Performance Management
· Ensure that there is a yearly cycle for performance appraisals
· Advice managers on poor performance and ensure the documentation stored on the employees’ personnel file is stored properly; act as an impartial mediator in the process
· Drive the onboarding and induction process in the regional office
· Advise managers or staff on training and development opportunities
4. Duty of Care
· Ensure management and staff receives sufficient support and advise on staff well-being initiatives in the organization
· Advise managers on responding to staff feedback and stress management
· Develop staff well-being initiatives
5. Contract management
· Ensure that national staff terms of employment are aligned with Helvetas minimum standards and the local labour law.
· Ensure that all staff and short & long consultancy contracts are up to date.
· Lead salary benchmark process every two years or more frequently if needed
6. Quality Assurance and Compliance monitoring
· Ensuring roll-out and implementation of Helvetas HR policies and initiatives are completed
· Draft HR policies and procedures
· Ensuring the operations are following global / regional HR processes, policies
· Ensuring that global policies and regional HR frameworks are localized and they are aligned with local labor laws
7. Administration
· Manage personnel files and data storage actively, adhering to data protection guidelines.
· Support personnel with embracing the change

Competencies
Professional competencies:
· A minimum of 3 years of experience in a senior HR role, preferably in humanitarian or recovery contexts.
· Proven ability to directly execute tasks, take initiative, and deliver results in complex environments.
· Demonstrated success in leading recruitment, training, and HR policy implementation.
· Excellent organizational skills and the ability to manage multiple priorities effectively.
· Proactive, flexible and curious and are characterised by a customer-oriented and communicative personality
· Knowledge about own leadership skills/profile
· Good level of English & Ukrainian, both written and verbal
Behavioral competencies
· Proactive and results-driven, with a strong sense of accountability.
· Capable of managing multiple roles and responsibilities efficiently, balancing priorities.
· Demonstrated ability to foster collaboration, build trust, and empower teams.
· Strong interpersonal skills, empathy, and a good sense of humor.
· Resilience and adaptability to handle fast-changing environments.

Helvetas Ukraine is an equal opportunity employer. We welcome applications from all qualified individuals regardless of race, gender, age, religion, disability, or any other status protected by applicable laws.

Please note that we will review applications and conduct interviews on a rolling basis. Early applications are encouraged, as the position will be filled without any specific deadline.

We are looking for a self-driven person who wants a meaningful job, can work in a fast-paced environment, and is eager to learn. Join our supportive and strong team!
Short examples of what we do
https://www.youtube.com/watch?v=KNWCeeUYjHE
https://www.youtube.com/watch?v=dkb37jMtkWw&;t=1s
https://www.youtube.com/watch?v=O1dhvfZTRHQ
And you can become a part of this too!

Посада: Старший фахівець/Менеджер з управління персоналом
Звітність перед: Менеджером з операцій
Керівництво: немає підлеглих
Місце роботи: Київ
Відрядження: не більше 10%
Тривалість та тип контракту: 1 рік, договір про надання послуг з випробувальним терміном 3 місяці

Основні очікування:

• Практичне виконання завдань: Менеджер/Фахівець з управління персоналом має активно виконувати завдання, а не лише координувати або контролювати процеси. Це включає створення документів, управління робочими процесами та безпосередній внесок у результати команди.
• Управління часом: В умовах множинних пріоритетів у HR-відділі ця роль вимагає ефективного розподілу часу для виконання всіх завдань у встановлені терміни.
• Гнучкість та ініціативність: Кандидат має проактивно визначати та вирішувати потреби, забезпечуючи безперебійну роботу відділу.

Helvetas Swiss Intercooperation— це організація, спеціалізована на розвитку міжнародної співпраці та гуманітарного реагування, заснована у Швейцарії. В Україні відокремлений підрозділ Helvetas працює вже більше двох років.

Для підтримки наших активностей в Україні ми шукаємо проактивну та динамічну людину, яка долучиться до нашої організації.

1. Роль і обов’язки

Мета ролі HR менеджера — забезпечити відповідність HR-систем стандартам Helvetas, активно підтримуючи та сприяючи впровадженню програм і проєктів. Це практична роль, яка вимагає ініціативи, виконання та ефективного управління часом.

Загальні обов’язки:

• Активно впроваджувати HR та адміністративні системи та процедури Helvetas.
• Забезпечити відповідність локальних процесів стандартам зайнятості, політикам HR та іншим стандартам Helvetas.
• Гарантувати дотримання місцевого трудового законодавства.
• Активно залучати, навчати, підтримувати та розвивати членів команди, забезпечуючи виконання завдань і досягнення результатів.
• Навчати та консультувати всіх співробітників, залучених до HR-функцій або управління персоналом.
• Регулярно аналізувати та звітувати про діяльність HR-відділу.
• Безпечно та системно управляти документами персоналу у всіх офісах.

Специфічні обов’язки:

1. Рекрутинг і пошук кандидатів:

• Вести повний цикл набору персоналу: від аналізу вимог і підготовки оголошень до співбесід та адаптації нових співробітників.
• Розробляти ефективні стратегії пошуку та формувати базу потенційних кандидатів.
• Підготувати контракти та підтримувати процес оцінки під час випробувального терміну.
• Співпрацювати з лінійними менеджерами для проактивного планування потреб у персоналі.

2. Формування бренду роботодавця:

• Ініціювати заходи для підвищення бренду Helvetas як роботодавця, демонструючи культуру та цінності організації.

3. Управління ефективністю:

• Забезпечити щорічний цикл оцінки ефективності.
• Консультувати менеджерів щодо управління низькою продуктивністю, документування та медіації в процесі.
• Проводити процес адаптації та введення в посаду.
• Надавати консультації щодо можливостей навчання та розвитку.

4. Обов’язок турботи про персонал:

• Консультувати керівників і персонал щодо ініціатив із добробуту співробітників.
• Надавати рекомендації щодо реагування на відгуки співробітників та управління стресом.
• Розробляти ініціативи для підвищення добробуту персоналу.

5. Управління контрактами:

• Гарантувати, що умови зайнятості відповідають мінімальним стандартам Helvetas і місцевому законодавству.
• Стежити за актуальністю контрактів усіх співробітників і консультантів.
• Очолювати процес бенчмаркінгу заробітної плати кожні два роки або частіше, якщо необхідно.

6. Забезпечення якості та контроль відповідності:

• Впроваджувати HR-політики та ініціативи Helvetas.
• Розробляти HR-політики та процедури.
• Гарантувати відповідність глобальних і регіональних HR-процесів місцевому законодавству.

7. Адміністрація:

• Управляти персональними файлами та зберіганням даних, дотримуючись стандартів захисту даних.
• Підтримувати персонал у процесі змін.

Компетенції

Професійні компетенції:

• Мінімум 3 роки досвіду на керівній HR-позиції, бажано у гуманітарних або відновлювальних контекстах.
• Доведена здатність виконувати завдання, проявляти ініціативу та досягати результатів у складних умовах.
• Успішний досвід рекрутингу, навчання та впровадження HR-політик.
• Відмінні організаційні навички та здатність ефективно управляти кількома пріоритетами.
• Проактивність, гнучкість, допитливість, орієнтація на клієнта та комунікабельність.
• Знання англійської та української мов на високому рівні, як письмово, так і усно.

Поведінкові компетенції:

• Результативність, відповідальність і проактивність.
• Здатність до ефективного управління кількома ролями та пріоритетами.
• Уміння сприяти співпраці, будувати довіру та підтримувати команди.
• Високі міжособистісні навички, емпатія та почуття гумору.
• Стійкість та адаптивність у динамічному середовищі.

Helvetas Україна — роботодавець рівних можливостей. Ми вітаємо заявки від усіх кваліфікованих кандидатів, незалежно від раси, статі, віку, релігії, інвалідності чи іншого статусу, захищеного чинним законодавством.

Зверніть увагу, що ми розглядаємо заявки та проводимо співбесіди на постійній основі. Рекомендуємо подавати заявки якомога раніше, оскільки вакансія може бути закрита без чіткого кінцевого терміну подачі заявок.

Ми шукаємо самовмотивовану людину, яка прагне виконувати значущу роботу, може працювати у динамічному середовищі та готова навчатися. Долучайтеся до нашої підтримуючої та сильної команди!

Короткі приклади нашої діяльності:
https://www.youtube.com/watch?v=KNWCeeUYjHE
https://www.youtube.com/watch?v=dkb37jMtkWw&t=1s
https://www.youtube.com/watch?v=O1dhvfZTRHQ

І ви теж можете стати частиною цього!