Adminstrative Manager / Начальник відділу з адміністративних питань

HEKS / EPER Ukraine - це міжнародна гуманітарна організація, яка працює в Україні з метою підтримки інклюзивного розвитку, підвищення якості життя та захисту прав уразливих груп населення.

У зв'язку з розширенням діяльності, ми шукаємо кандидата на посаду "Administrative Manager / Начальник відділу з адміністративних питань" у нашому офісі в місті Київ.

Задачі:

- Організація та контроль адміністративної роботи в офісі 

- Забезпечення ефективного функціонування офісу, в тому числі управлінням постачаннями, утриманням приміщень, технічним обслуговуванням 

- Управління адміністративним персоналом та контроль їх роботи 

- Підтримка комунікації з партнерами та постачальниками 

Вимоги:

- Досвід роботи на адміністративній посаді від 2 років 

- Висока організаційність та вміння працювати в умовах високого темпу роботи 

- Відмінні комунікативні навички та вміння працювати в команді 

- Добре знання української та англійської мов 

Пропонуємо:

- Соціальний пакет та конкурентна заробітна плата

- Медичне страхування

- Можливість професійного зростання та розвитку 

- Робота в дружньому колективі професіоналів

Якщо ви маєте відповідний досвід та бажання приєднатися до нашої команди, надсилайте свої резюме у відгуки на вакансію. Будемо раді бачити вас у складі нашої команди!

HEKS/EPER is seeking an experienced and highly organized Admin Manager to support the administrative needs of the Ukraine Mission. The Admin Manager will oversee key administrative functions to ensure seamless daily operations, specifically in managing office and accommodation rentals, supervising cleaning services, maintaining office supplies, and handling logistics for expatriate visas and bookings. This role requires a proactive, detail-oriented individual with strong organizational and communication skills to support HEKS/EPER’s humanitarian mission in Ukraine.

Main responsibilities and tasks:

1. Office and Accommodation Rental Management

• Identify, negotiate, and manage rental agreements for mission offices and expatriate housing, ensuring safety, compliance, and budget alignment.
• Coordinate with landlords, manage lease renewals, and address any facility-related issues.

2. Facility and Supplies Management

• Supervise and manage Admin team and ensure a safe and professional working environment.
• Oversee the procurement and inventory of office supplies, equipment, and furniture in coordination with Logistics and Procurement.
• Ensure that all administrative facilities meet organizational standards and are adequately maintained.

3. Expatriate Visa and Travel Arrangements

• Coordinate the visa application and renewal process for expatriates, liaising with immigration authorities as needed.
• Handle travel bookings and accommodations for staff, ensuring timely and efficient arrangements.
• Act as a point of contact for expatriates, providing support for any administrative needs related to their residence and travel.

4. Administrative Support and Coordination

• Support the HR department with general administrative tasks, including filing, document management, and scheduling.
• Maintain and update administrative records, databases, and reporting systems for effective tracking and compliance.

5. Vendor and Contract Management

• Develop and maintain relationships with vendors and service providers, ensuring quality and cost-effectiveness.
• Oversee contracts and agreements with suppliers, ensuring alignment with procurement policies and ethical standards.

Job requirements:

• Graduating from University, if business or/and administration it will be an asset. 
• Minimum 2 years working in the humanitarian sector. 

Skills: 

• Strong skills using Microsoft Office 

Languages:

• Very good English language skills 

HEKS/EPER offers : official employment, competitive and decent salary, social package in accordance with the Labor Code, equipped workplace, medical insurance etc.