MEAL Coordinator, Team Leader (планування, моніторинг, оцінка та звітність)

ZOA is an international humanitarian organization, based in the Netherlands, providing emergency relief to people who are affected by conflicts and natural disasters. In 2024, ZOA is operating in 14 countries.

You can learn more about us on our website https://www.zoa-international.com/ukraine

In March 2022 ZOA started an emergency response for IDPs in Zakarpattia in West-Ukraine. Later in 2022 ZOA expanded to Chernihiv Oblast, providing shelter and livelihood assistance and MPCA. In January 2023, ZOA started an emergency shelter program in Kherson Oblast, providing assistance for medium and light house repairs, emergency livelihood assistance and MPCA. In July 2023 ZOA opened a second office in Mykolaiv to expand the programme to Mykolaiv Oblast. ZOAs head office in Ukraine is in Kyiv.

I Objective of the position

The responsibility of the MEAL Coordinator is to ensure high quality M&E system implementation, beneficiary accountability and project evaluation by providing the technical expertise and knowledge to ZOA Programme Quality team. Given ZOA Ukraine’s focus on CVA assistance, the MEAL coordinator is expected to provide technical CVA support to the project teams by improving quality of CVA related processes;

Tasks, responsibilities, and expected results

Monitoring and Evaluation

• Develops, implements, and maintains monitoring, evaluation, and learning tools, including the use of standardized indicators;
• Develops and conducts baseline, end line, assessments, and evaluation surveys;
• Monitors and evaluates overall programme progress towards achieving the planned goals and objectives;
• in close collaboration with MEAL officers and local partners, collects data against agreed-upon indicators;
• Conduct key informant interviews, focus group discussions, mid-term evaluations, end-term evaluations
• Conducts field monitoring visits to ZOA programme areas;
• Provides technical assistance and mentoring to help other teams understand and implement M&E systems and requirements;
• Contributes to the development of high-quality MEAL frameworks for project proposals, and monitors consistency between donor proposals and Country strategy.
• Any other MEAL duty as may be assigned by the line manager.

Accountability

• Supports adherence to ZOA policy and compliance, donor, national and international guidelines, policies, and standards in the implementation of projects;
• Ensures the ZOA Integrity Framework (Code Of Conduct, Reporting Complaints, Addressing Complaints) and Child Protection Policy are adhered to and implemented in all activities
• Supports the PGMs in the development of beneficiary accountability tools and information sharing throughout the programme;

Responsibilities

• Provide technical CVA support to the project teams by improving quality of CVA related processes;
• Develop CVA SOPs, and guide and follow-up on the implementation of SOPs on field level, in coordination with PGMs and Project Coordinators;
• Ensure all CVA activities are compliant with ZOA Ukraine’s CVA SOPs;
• Harmonize the CVA projects across the different regional teams in Ukraine;
• Promote mutual learning between ZOA Ukraine’s programmes related to CVA in;
• Ensure compliance of cash projects with ZOA Internal Finance and Administrative Rules and Regulations;
• Assist in the development of cash project activity implementation plans;
• Provides input to CVA sections and annexes of donor proposals and reports and for all administrative records for CVA components of projects.
• With the cash officer, prepare and deliver CVA trainings to local partners;
• With the cash officer, provide CVA introduction to new staff;
• Is aware of the RedRose system and able to perform fund management and payments (stand-in for cash officer);
• Participate in relevant cluster meetings and events.

Competencies

Knowledge & Experience:

• Bachelor degree in a humanitarian, development, or relevant field;
• Minimum 2 years experience in relief settings;
• Minimum 3 years experience in people management;
• Fully support the vision and mission of ZOA
• Familiar with Project Cycle Management;
• Good spoken and written command of English and Ukrainian.

Skills:

• Sound understanding of humanitarian operations;
• Analytical;
• Organisational sensitivity;
• Good English writing skills.
• Excellent organising skills;
• Accuracy;
• Provides regular feedback, acknowledges success and the need for improvement.

Attitudes:

• Flexibility and adaptability;
• Interpersonal and cross cultural sensitivity;
• Able to work under pressures and meet deadlines;
• Able to work in a sometimes fluid and insecure environment.

Special conditions

• The Duty Station for this position is the country office in Kyiv
• The position is 8-months fixed term renewable based on funding available.

ZOA — це міжнародна гуманітарна організація, що базується в Нідерландах, яка надає екстрену допомогу людям, які постраждали від конфліктів та стихійних лих. У 2024 році ZOA працює у 14 країнах.

У березні 2022 року ZOA розпочала екстрене реагування для ВПО на Закарпатті у Західній Україні. Пізніше, у 2022 році, ZOA розширилася до Чернігівської області, надаючи притулок і допомогу в забезпеченні засобами до існування, а також MPCA. У січні 2023 року ZOA розпочала програму екстрених притулків у Херсонській області, надаючи допомогу на ремонт середніх та легких будинків, екстрену допомогу у забезпеченні засобів до існування та MPCA. У липні 2023 року ZOA відкрила другий офіс у Миколаєві, щоб розширити програму на Миколаївську область. Головний офіс ZOA в Україні знаходиться в Києві.

Відповідальність координатора MEAL полягає в забезпеченні високоякісного впровадження системи М&E, підзвітності бенефіціарів та оцінці проекту шляхом надання технічної експертизи та знань команді з якості програми ZOA. З огляду на те, що ZOA Ukraine зосереджена на допомозі CVA, очікується, що координатор MEAL надаватиме технічну підтримку командам проекту шляхом покращення якості процесів, пов’язаних із CVA

Основні напрямки діяльності

Завдання, обов’язки та очікувані результати

Моніторинг та оцінка

• Розробляє, впроваджує та підтримує інструменти моніторингу, оцінювання та навчання, включаючи використання стандартизованих показників;
• Розробляє та проводить базові, кінцеві лінії, оцінки та оціночні опитування;
• Здійснює моніторинг та оцінку загального прогресу програми у досягненні запланованих цілей та завдань;
• у тісній співпраці з офіцерами MEAL та місцевими партнерами збирає дані за узгодженими показниками;
• Проведення інтерв'ю з ключовими інформантами, фокус-групових дискусій, середньострокових оцінок, кінцевих оцінок
• Проводить моніторингові візити на місцях до зон програми ZOA;
• Надає технічну допомогу та наставництво, щоб допомогти іншим командам зрозуміти та впровадити системи та вимоги до М&E;
• Сприяє розробці високоякісних рамок MEAL для проектних пропозицій та контролює узгодженість між пропозиціями донорів та стратегією країни.
• Будь-які інші обов’язки MEAL, які можуть бути призначені безпосереднім керівником

Звітність

• Підтримує дотримання політики ZOA та дотримання, донорів, національних та міжнародних керівних принципів, політик та стандартів під час реалізації проектів;
• Забезпечує дотримання та впровадження у всіх видах діяльності Рамки доброчесності ZOA (Кодекс поведінки, повідомлення про скарги, розгляд скарг) та політики захисту дітей
• Підтримує PGM у розробці інструментів підзвітності бенефіціарів та обміні інформацією протягом усієї програми;

CVA

• Надає технічну підтримку проектним командам шляхом підвищення якості процесів, пов’язаних з CVA;
• Розробляє СОП CVA, а також спрямовувати та здійснювати подальші дії щодо впровадження СОП на польовому рівні в координації з PGM та координаторами проєктів;
• Забезпечує, щоб усі види діяльності CVA відповідали SOPs ZOA Ukraine;
• Гармонізує проектів CVA між різними регіональними командами в Україні;
• Сприяє взаємному навчанню між програмами ZOA Ukraine, пов’язаними з CVA;
• Забезпечує відповідність грошових проектів внутрішнім фінансовим та адміністративним правилам і положенням ZOA;
• Допомагає в розробці планів реалізації касових проектів по реалізації проекту;
• Забезпечує внесення даних до розділів CVA та додатків до пропозицій та звітів донорів, а також для всіх адміністративних записів щодо компонентів CVA проектів.
• Разом з cash officer підготує та проведить тренінги з CVA для місцевих партнерів;
• Разом з cash officer забезпечує ознайомлення з новим персоналом;
• Знає систему RedRose та вміє керувати коштами та платежами ;
• Бере участь у відповідних зустрічах та заходах кластера.

Компетенції

Знання та досвід:

• Ступінь бакалавра в гуманітарній галузі, галузі розвитку або відповідній галузі;
• Мінімум 2 роки досвіду роботи в умовах рельєфу;
• Мінімум 3 роки досвіду в управлінні людьми;
• Повністю підтримує бачення та місію ZOA
• Ознайомлений з управлінням проектним циклом;
• Добре володіє усною та письмовою англійською та українською мовами.

Навички:

• Чітке розуміння гуманітарних операцій;
• Має аналітичне мислення та організаційну чутливість;
• Хороші навички письма англійською мовою.
• Відмінні організаторські навички;
• Надає регулярного зворотного зв’язку, визнання успіхів та необхідності вдосконалення.

Відносини:

• Гнучкість і адаптивність;
• Міжособистісна та крос-культурна чутливість;
• Вміння працювати в умовах тиску і дотримуватися термінів;
• Здатний працювати в іноді мінливому і небезпечному середовищі.

Особливі умови Місце роботи для цієї посади є офіс у Києві Посада має фіксований термін на 8 місяців з можливістю поновлення залежно від наявного фінансування.