Старший менеджер(управитель) з допоміжної діяльності у сфері фінансів / Senior Finance Officer

Senior Finance Officer

COUNTRY:  Ukraine 

REPORTS TO:    Country Finance Manager

LOCATION:  Mykolaiv, with frequent travels to the HI bases

 Please send your CV in English only!

GENERAL MISSION 

Under the management of the Country Finance manager, the Senior Finance officer is responsible for ensuring compliance with HI’s standards and ukrainian rules in the finance field, financial strategy and steering and operational financial management within his/her area of responsibility.

Main Missions & Responsibilities

Mission 1 : Strategy and steering

• Contributes to the definition and implementation of the financial strategy and its action plans and advises on financial issues.
• Produces, compiles and analyses financial indicators and, if necessary, creates additional indicators.
• Contributes to assessment, mitigation and treatment of financial risks and disputes.
• Reports on incidents and their treatment to his or her line manager and functional managers.
• At the request of the area Finance manager, replaces him/her for HI external representation activities related to financial issues, takes part in inter-NGO working groups and ensures the development of partnerships in his or her geographical area.
• Leads the financial capacity assessment of local partners and the resulting capacity building plans.

Mission 2 : Standards and expertise

• Deploys and monitors compliance with all of HI’s financial policies, processes and tools within his or her area of responsibility and, if necessary, develops specific financial tools overseen by his or her line and functional management.
• Contributes to HI's East activities compliance with the legal framework of the country of intervention.
• Contributes to the production and filing of financial documents ensuring the legality of HI's operations in the country or countries of intervention.
• Ensures implementation of and compliance with procedure for archiving financial documents and the publication and updating of financial documents in the dedicated workspaces.
• Supervises internal control in his or her area of responsibility, as well as any necessary corrective actions.

 Mission 3 : Operational implementation

Responsibility 1 : Ensures financial and budget management

• Supervises the drafting of budgets and verifies that HI’s funds are being used in an optimal manner in his or her area of responsibility.
• Ensures the accuracy and updating of financial information and coordinates the process of reporting and compiling financial information in accordance with the financial calendar.
• Produces the summary notes necessary for financial management and identifies risks. Supports budget holders with their financial steering. 
• Control the accuracy and conformity of partners’ accounts and documentation before payment.

 Responsibility 2 : Ensures the financial management of institutional funding in compliance with “donor” guidelines and contractual obligations

• Contributes to the drafting of funding proposals for institutional donors and the construction of funding schedules
• Controls the monitoring of expenditure against funding and reports to the budget holders. Monitors consumption rates, issues alerts in the event of a risk of non-compliance with the flexibility rules and anticipates slippage by preparing contractual amendments with his or her interlocutors.
• Supervises and coordinates the production and quality of financial reports for donors by checking compliance with donor guidelines.
• Coordinates responses to requests from internal and external auditors and ensures the successful conclusion of audits, defining any corrective actions to be implemented.

 Responsibility 3 : Ensures cash-flow management

• Provides any documents relating to cash management requested by internal and external auditors, as well as the documents required to meet banking compliance requirements within his or her area of responsibility.
• Evaluates and provides means of payment adapted to the needs of the mission and ensures compliance with payment rules according to the defined thresholds.
• Oversees procedure for the security and storage of funds, including security thresholds, and proposes adaptations to the context if necessary.

 Mission 4 : Emergency preparedness and response

• Contributes to the emergency preparedness actions in his/her department and, in case of emergency, reorganizes the priorities of his/her team according to the humanitarian imperative, in order to ensure HI’s quick and efficient response.

 Non-exhaustive list which may change at the request of the manager.

SKILLS

Professional skills – Finance 

 Proficient in:

• Cash-flow management
• Accounts management
• Tax management
• Financial and budget management
• Financial management of institutional funding

Other professional skills - HR:

• Organisation design
• Facilitation and/or design of training and skills development
• Sourcing and recruitment

Risk Management :

• Proficient in Risk management
• Expert in Internal control

Information Systems:

• Knows of Information security management
• Expert in Use of the Information System

Emergency:

• Proficient in Humanitarian monitoring and emergency preparedness
• Emergency response

Project management 

• Knows Planning, monitoring & coordination
• Proficient in Operational partnerships

MEAL-IM

• Proficient in Monitoring of results and indicators

Global Programs management

• Practices Piloting the development & implementation of an operational strategy

Cross-sector skills 

Proficient in: 

• Frameworks and references
• Stress management
• Collaborate in a global organization

Expert in Office and collaborative tools

Language skills

Ukrainian - C1

English - B2

Specific qualifications required

Qualification: 

• 3 years of study in Finance, Business Administration, or any other related field

 Experience: 

• 5 years of experience working as finance officer, Finance Controller or equivalent financial roles, preferably in an international NGO

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

Старший менеджер (управитель) із допоміжної діяльності у сфері фінансів

КРАЇНА:  Україна  

ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ:   Керівнику з фінансів по країні 

РЕГІОН:  Миколаїв, часті поїздки до різних баз HI

ПРОХАННЯ надсилати резюме виключно англійською мовою!

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ  

Під керівництвом Керівника з фінансів по країні, Старший менеджер (управитель) із допоміжної діяльності у сфері фінансів забезпечує відповідність діяльності стандартам НІ та українському законодавству у фінансовій сфері, відповідає за фінансову стратегію, керування та операційний фінансовий менеджмент у межах його/її зони відповідальності.

 Основні завдання та обов’язки

Завдання 1: Стратегія та керівні принципи

• Сприяє визначенню та імплементації фінансової стратегії та плану дій, надає поради у фінансових питаннях.
• Готує, складає та аналізує фінансові показники та, у разі необхідності, створює додаткові показники.
• Робить свій внесок в оцінювання, пом’якшення та усунення фінансових ризиків та суперечок.
• Звітує щодо інцидентів та їх вирішення своїм лінійному та функціональному менеджерам.
• На вимогу регіонального Фінансового менеджера, замінює його/її під час проведення зовнішньої діяльності, пов’язаної з фінансовими питаннями; приймає участь у засіданнях робочих груп міжнародних НУО та забезпечує розвиток партнерських стосунків у своєму географічному регіоні.
• Керує проведенням оцінки фінансової спроможності місцевих партнерів та допомагає у створенні відповідних планів з розвитку потенціалу.

 Завдання 2: Стандарти та експертиза

•  Працює над та проводить моніторинг відповідності всім фінансовим політикам НІ, контролює процеси та інструменти у межах своєї зони відповідальності та, у разі необхідності, розробляє конкретні фінансові інструменти під наглядом його/її лінійного та функціонального керівництва.
• Сприяє відповідності діяльності НІ на сході юридичним нормам країни, де здійснюється гуманітарна діяльність.
• Робить свій внесок у створення та заповнення фінансової документації, забезпечуючи законність діяльності НІ в країні або країнах гуманітарного втручання.
• Впроваджує та дотримується процедури архівування фінансової документації, публікує та оновлює фінансову документацію у призначеному для цього робочому просторі.
• Здійснює супервізію внутрішнього контролю у межах його/її зони відповідальності, а також вносить необхідні корективи.

 Завдання 3: Операційне впровадження

 Обов’язок 1: Забезпечувати управління фінансами та бюджетом 

• Контролює складання бюджетів та перевіряє, щоб фонди HI використовувались оптимально у межах його/її зони відповідальності.
• Забезпечує точність та оновлення фінансової інформації та координує процес звітності і складання фінансової інформації у відповідності до фінансового календаря.
• Складає підсумкові записки, необхідні фінансовому керівництву та визначає ризики. Підтримує розпорядників бюджету в їхньому управлінні фінансами.
• Контролює точність та відповідність партнерських рахунків та документації перед здійсненням оплати. 

Обов’язок 2: Забезпечувати фінансове управління інституційним фінансуванням у відповідності до настанов “донорів” та договірних зобов’язань 

• Сприяє розробці пропозицій щодо фінансування для інституційних донорів та складанню графіків фінансування.
• Контролює моніторинг видатків фінансування та надає розпорядникам бюджетних коштів звіти про моніторинг бюджету донорів. Відстежує норми споживання, видає попередження у разі виникнення ризику невідповідності гнучкості правил та попереджає виникнення протиріч шляхом підготовки правок до контракту разом зі своїми партнерами.
• Здійснює нагляд та координує складання якісних фінансових звітів для донорів, перевіряючи дотримання інструкцій донорів.
• Координує надання відповідей на запити внутрішніх та зовнішніх аудиторів та забезпечує успішне завершення аудиту, визначаючи які корективи слід внести.

 Обов’язок 3: Забезпечувати управління грошовими потоками

• Надає всі документи щодо управління грошовими потоками на вимогу внутрішніх та зовнішніх аудиторів, а також документи, необхідні для відповідності банківським вимогам в межах його/її зони відповідальності.
• Проводить оцінку та надає платіжні засоби, адаптовані до потреб місії та забезпечує дотримання правил оплати відповідно до визначених порогів.
• Наглядає за процедурою забезпечення безпеки та зберігання коштів, включно із ступенем безпеки, а також пропонує, у разі необхідності, адаптаційні зміни, що відповідають місцевим умовам. 

Обов’язок 4: Готовність до дій у надзвичайній ситуації

• Сприяє готовності до дій у надзвичайній ситуації в його/її відділі та, у випадку настання надзвичайної ситуації, змінює пріоритети його/її команди у відповідності до гуманітарних вимог з метою забезпечення швидкого та ефективного реагування НІ.

 Невичерпний перелік, що може змінюватися за запитом менеджера.

НАВИЧКИ

Професійні навички – Фінанси:

Досвідчений спеціаліст у:

• Управління грошовими потоками
• Управління рахунками
• Податковий менеджмент
• Управління фінансами та бюджетом
• Управління інституційним фінансуванням

Інші професійні навички – Відділ кадрів (HR):

• Організаційна структура 
• Допомога та/або розробка тренінгів та розвиток навичок 
• Пошук та підбір персоналу

Керування ризиками:

• Досвідчений спеціаліст у керуванні ризиками
• Експерт з внутрішнього контролю

Інформаційні системи:

• Знає - Управління інформаційною безпекою
• Досвідчений спеціаліст у користуванні інформаційною системою

 Надзвичайна ситуація:

Досвідчений спеціаліст у:

• Гуманітарний моніторинг та готовність діяти у надзвичайній ситуації
• Реагування під час надзвичайної ситуації

Управління проєктом:

•  Знає - Планування, моніторинг та координація
• Досвідчений спеціаліст - Операційне партнерство

 Моніторинг, Оцінювання, Підзвітність та Навчання (MEAL)-Управління Інформацією (IM):

•  Досвідчений спеціаліст у моніторингу результатів та показників

Управління програмами у глобальному масштабі:

• Застосовує на практиці - Пілотування розробки та імплементації операційної стратегії

 Міжсекторальні навички:

Досвідчений спеціаліст у:

• Фреймворки та рекомендації
• Управління стресом
• Співпраця в міжнародній організації

Експерт у офісних інструментах та інструментах для спільної роботи

Знання мов:

 Українська - С1

Англійська - В2

Бажані анкетні дані:

Кваліфікація: 

• 3 роки навчання фінансовій справі, Керуванню бізнесом або у будь-якій іншій суміжній галузі

Досвід: 

• 5-річний досвід праці Фінансовим спеціалістом, Фінансовим Ревізором або на еквівалентній фінансовій посаді (бажано у міжнародній НУО).

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).