Офіс-менеджер

Компанія - світовий лідер із виробництва та постачання брендових постпатентних ЗЗР та інших продуктів хімічної промисловості в пошуках Офіс-менеджера до своєї команди.

Обов'язки:

• Підготовка офісу до робочого дня (перевірка кавомашин на поверхах, принтерів, технічного обладнання в переговорних кімнатах), підтримка робочого стану конференц залів та зон загального користування, підтримка порядку в місцях збереження канцелярських, господарських та продовольчих товарів. 

• Забезпечення благоустрою офісних приміщень, комунікація з підрядними організаціями щодо дрібних ремонтів, організація візиту спеціалістів, запит кошторисів, аналіз витрат, контроль за роботою прибиральниці, флориста тощо. 

• Організація ремонтів дрібної техніки: кавових машин, посудомийних машин, холодильників, сервісне обслуговування кулерів. 

• Забезпечення життєдіяльності центрального та регіональних офісів (замовлення канцелярських, продовольчих та господарських товарів). 

• Прийом/переадресація вхідних дзвінків, зустріч гостей, клієнтів та партнерів компанії. 

• Робота з програмою ClevaDesk: подання на оплату рахунків адміністративного відділу , контроль отримання та підписання первинної документації відділу. 

• Робота з первинною документацією: (прийом вхідної кореспонденції різними поштовими службами, реєстрація, розподіл між відділами). 

• Комунікація з контрагентами, відправлення запитів та контроль отримання необхідних документів. 

• Відправка документів та посилок різними поштовими операторами по Україні та за кордон, реєстрація вихідної кореспонденції, ведення бази контактних осіб отримувачів контрагентів, підготовка необхідної документації для імпорту та експорту посилок за кордон. 

• Участь у процесі привітання співробітників зі святами (Дні народження, народження дітей тощо): підбір варіантів, аналіз витрат, організація доставки та передача. 

• Привітання контрагентів та партнерів зі святами по запиту співробітників (підбір варіантів згідно з погодженим бюджетом, замовлення та організація доставки подарунків). 

• Виконання перекладів для внутрішнього користування та інформування співробітників. 

• Участь у волонтерській ініціативі компанії: допомога співробітникам та їх родичам, які знаходяться в ЗСУ/ТРО з воєнною амуніцією, ведення обліку залишків по регіональним офісах, організація відправлень допомоги для компанії з-за кордону. 

• Участь у підготовці корпоративних заходів на рівні адміністративного відділу. 

• Участь в плануванні місячного та річного бюджету департаменту. 

• Участь у процедурі прийому нових співробітників, підготовка інформаційних матеріалів для онбордингу.

• Виконання інших доручень керівництва, підготовка презентацій та листів, актуалізація даних в облікових таблицях адміністративного відділу. 

Вимоги:

• вища освіта

• досвід роботи від 2 років: на аналогічній посаді, помічником керівника, асистентом департаменту. 

• впевнений користувач Excel, Word, Outlook  

• досвід в 1С (буде перевагою)

• вільне та грамотне володіння українською мовою  

• володіння англійською мовою на рівні Intermediate 

• клієнтоорієнтованість, увага до деталей, вміння працювати в умовах багатозадачності, здатність дотримуватися стандартів професіоналізму та конфіденційності 

Що компанія пропонує:

• офіційне працевлаштування

• випробувальний термін – 3 місяці 

• 24 календарні дні відпустки на рік 

• оплачувані лікарняні 

• повний робочий день 

• графік роботи: пн-пт, 9:00-18:00 

• місце роботи у київському офісі біля м. Лук'янівська

• медичне страхування та страхування життя з першого робочого дня

• компенсація харчування 

• корпоративний мобільний зв’язок 

• корпоративний ноутбук 

• курси англійської  

Очікуємо саме на твоє резюме!