HRIS Officer/ Консультант з питань інформаційних систем HR

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України. Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей. 

МЕТА ПОСАДИ: 

Співробітник з питань інформаційних систем HR відповідає за забезпечення своєчасного і точного оновлення інформації про персонал в системі HR Oracle, включаючи Taleo, для електронного набору та адаптації персоналу під час розширення великих операцій з реагування на надзвичайні ситуації та перехідних етапів. 

Він/вона готуватиме та розроблятиме Посібник робочих процесів для користувачів інформаційних систем HR в країні, а також оновлюватиме звіти про стан якості даних.

Співробітник з питань інформаційних систем буде виконувати консультативну роль для різних регіональних офісів з питань HRIS. Він/вона надаватиме підтримку різним користувачам HRIS у виконанні різних необхідних дій під час введення в курс справи, внесення змін, виключення з системи, підготовки звітів та забезпечення її актуальності у триденний термін після внесення будь-яких змін.

Спеціаліст з питань HRIS проводитиме функціональне навчання з питань інформаційних систем для координаторів, а також забезпечуватиме проходження користувачами необхідних навчальних сесій перед наданням доступу до систем HR.

SCI є організацією з «подвійним призначенням», і тому рівний пріоритет надаватиметься як гуманітарній діяльності, так і діяльності у сфері розвитку.  SCI прагне забезпечити дотримання основних прав дітей, таких як виживання, безпека, постійний доступ до захисту та освіти. В рамках зобов'язань щодо роботи з дітьми через гуманітарні інтервенції SCI підтримує програми як у раптово виниклих, так і в хронічних надзвичайних ситуаціях.

Враховуючи контекст ситуації в Україні, співробітник з питань інформаційних систем HR повинен буде працювати поза межами звичайного профілю ролі, щоб забезпечити більший внесок у реагування на надзвичайні ситуації та мати можливість змінювати робочий час відповідно до ситуації.

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ: 

• Координує роботу користувачів HRIS для забезпечення постійного підтримання якості кадрових даних шляхом впровадження ефективних кадрових бізнес-процесів
• Забезпечує своєчасне оновлення, заповнення та вилучення наступних звітів - Щомісячний звіт «Оновлення стану якості даних».
• Перевіряє введення даних HRIS в систему HR Oracle та забезпечує своєчасне введення/оновлення та введення точної інформації
• Проводить функціональні тренінги для координаторів HRIS в офісах та забезпечує дотримання стандартів SCI у всіх офісах під час прийняття на роботу, змін та звільнення, а також під час виконання необхідних дій в рамках HRIS
• Щоквартально проводить аудит відповідності та необхідне очищення або оновлення даних 
• Тісно співпрацює з РО, головним офісом та різними користувачами HRIS для отримання будь-якої підтримки, необхідної для реагування
• Надає підтримку щодо необхідних даних, необхідних під час аудиту дотримання вимог
• Використовує всі наявні політики, практики, контрольні списки та інструкції (мінімальні стандарти управління персоналом, набори інструментів з управління персоналом у надзвичайних ситуаціях) та забезпечує впровадження належної практики «Save the Children».

Загальне:

• Забезпечити дотримання всіма співробітниками політики та практики «Save the Children» щодо захисту дітей, кодексу поведінки, охорони здоров'я та безпеки, рівних можливостей та інших відповідних політик і процедур.
• Забезпечити безпеку, здоров'я та благополуччя всього персоналу 
• Переконатися, що HR та інші процеси, політики та системи відображають принципи рівності та справедливості SCI.

КОМПЕТЕНЦІЇ, НЕОБХІДНІ ДЛЯ ВИКОНАННЯ ЦІЄЇ РОЛІ:

Результативність

• Нести особисту відповідальність та вимагати від інших відповідальності за досягнення наших амбітних цілей в інтересах дітей, постійно вдосконалюючи власну роботу та роботу команди/організації.

Нетворкінг

• Створює та використовує усталені зв'язки та мережі для підтримки роботи «Save the Children» зі своєю командою, колегами, членами організації, зовнішніми партнерами та однодумцями.

Підтримання ефективної комунікації 

• Чітко і впевнено взаємодіє з іншими людьми, щоб залучати їх і здійснювати вплив; сприяє діалогу і забезпечує своєчасне і доречне донесення інформації, зміцнюючи довіру і впевненість. 

Вирішення проблем та прийняття рішень

• Приймає ефективні, виважені та своєчасні рішення, збираючи та оцінюючи відповідну інформацію зсередини та ззовні організації.

РЕАГУВАННЯ НА ВИПАДОК НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ

• Сприяти дотриманню прав дітей, забезпечуючи їхній добробут і захист під час надзвичайних ситуацій, керуючись гуманітарними принципами та кодексом поведінки.
• Під час надзвичайних ситуацій ви повинні сприяти процесу реагування SCI на надзвичайні ситуації, визначаючи пріоритети всіх дій, що перебувають під вашою відповідальністю, у сферах фінансів, логістики, програм та послуг.
• Будьте готові підтримувати заходи SCI у відповідь на надзвичайні ситуації та можете переміщатися в будь-яку точку країни.

КВАЛІФІКАЦІЯ

Освіта на рівні магістра у відповідній галузі або аналогічний досвід роботи

ДОСВІД

Обов'язково

• 2 роки або більше досвіду роботи у сфері управління персоналом; 
• Попередній досвід роботи в НУО в рамках комплексної програми у сфері реагування на надзвичайні ситуації/гуманітарної допомоги
• Підтверджений досвід роботи у сфері управління персоналом - досвід надання різних послуг з підтримки HRIS для керівників та персоналу
• Здатність швидко розуміти технології, системні процеси та доносити їх до інших працівників, які не є технічними спеціалістами
• Досвід проведення аудиту відповідності в HRIS та навчання користувачів HRIS різним діям в системі
• Відмінні навички вирішення та консультування зі складних питань управління персоналом
• Хороша увага до деталей
• Розуміння підходів до догляду за гуманітарним персоналом, зокрема підходів до добробуту, стресу, відновлення та відпочинку, а також проведення дебрифінгу
• Хороші навички фасилітації та вміння проводити вступний інструктаж/тренінг
• Хороші комунікативні (письмові та усні) та міжособистісні навички англійської мови, досвід управління багатонаціональними командами

Додаткові обов'язки

Обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є вичерпними, і працівник може мати додаткові обов'язки, які вимагаються в межах його/її рівня компетенції та досвіду.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування та страхування життя з першого робочого дня
• Курси іноземної мови 
• Офіс в центрі
• Кава та смаколики в офісі

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає ретельну перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London.

SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine.

We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

ROLE PURPOSE: 

Human Resources and Information System (HRIS) Officer is responsible in ensuring timely and accurate update of staff information in the HR Oracle System including Taleo for e-recruitment and onboarding during the scale up of large emergency response and transition phases. 

S/He will prepare and draft the HRIS Business Process Map/Handbook as guide to the HR users in-country and data quality status update report.

HRIS Officer will be expected to have an advisory role to different area offices on HRIS. S/He supports the different HRIS users with different required actions during onboarding, change, off-boarding, reports and ensuring it is up to date within 3 days of any change.

HRIS Officer will run the functional HR training for focal HR staff supporting area of HRIS and ensuring HR users completed required learning sessions prior to provision of access to HRIS.

SCI is a 'dual mandate' organisation and as such equal priority will be given to both humanitarian and development work.  SCI strives to ensure the fundamental rights of children, such as survival, safety, constant access to protection and education can be guaranteed. As part of a commitment to working with children through humanitarian interventions SCI support programmes in both sudden onset and chronic emergency situations.

At times, given the context of Ukraine, the HRIS Officer will be expected to work outside the normal role profile to reflect the elevated inputs required in responding to an emergency and be able to vary working hours accordingly. 

SCOPE OF ROLE:

Reports to: TBC

Staff Technically reporting to this post: No

Direct: HR Team positions

Indirect: Other support services and program positions

Budget Responsibilities: Provides advice on the HRIS portion of the budget

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY: 

• Coordinates the HRIS users to ensure consistent maintenance of HR data quality through embedding effective HR business processes
• Ensures the following reports are timely updated, completed, extracted – Data Quality Status Update monthly report.
  Reviews the HRIS data entry in HR Oracle system and ensures timely entry/update and accurate information is entered
• Conducts functional trainings to HRIS focal staff per offices and ensure HRIS required actions during onboarding, change, and off-boarding, are within SCI standards are followed in all offices
• Conduct self-compliance audit and required clean-up or update of data per quarter 
• Collaborates closely with RO, HQ, and different HRIS users for any support needed for the response
• Supports on required data needed during compliance audit
• Make use of all available policy, practice, checklists and guidelines (HR minimum standards, emergencies HR toolkits) and ensure Save the Children good practice is in place

General:

• Ensure that all staff comply with SCI policies and practice with respect to child safeguarding, code of conduct, health and safety, equal opportunities and other relevant policies and procedures.
• Ensure the security, health and wellbeing of all staff 
• Ensure that staff management and other processes and policies and systems reflect SC's principles of equity and fairness.

COMPETENCIES FOR THIS ROLE:

Delivering Results

• Takes personal responsibilities and holds others accountable for delivering our ambitious goals for children, continually improving their own performance or that of the team/organization.

Networking

• Builds and uses sustainable relationships and networks to support the work of Save the Children with their team, colleagues, Members and external partners and supporters.

Communicating with Impact

• Communicates clearly and confidently with others to engage and influence; promotes dialogue and ensures timely and appropriate messages, building confidence and trust. 

Problem solving and Decision Making

• Takes effective, considered and timely decisions by gathering and evaluating relevant information from within or outside the organization. 

FOR EMERGENCY ROSPONSE

• Promote children's rights by contributing to their well-being and protection in times of emergencies, guided by humanitarian principles and code of conduct.
• During emergencies you should act to facilitate SCI's emergency response process by prioritizing all actions under your responsibility in the areas of finance, logistics, programs and services.
• Be prepared to support SCI interventions in response to emergencies and can move anywhere in the country.

QUALIFICATIONS

Education to Masters level in a relevant subject or equivalent experience

EXPERIENCE

Essential

• 2 years or more of work experience with HR; 
• Prior NGO experience within a complex country programme in emergency response/humanitarian environments
• Proven operational HR track-record – experience of providing different HRIS support service to managers and staff
• Ability to quickly understand technology, system processes and to communicate it to non-technical staff
• Experienced in conducting compliance audit in HRIS and capacitating HRIS users on different actions in the system
• Excellent skills in handling and advising on complex people management issues
• Good attention to detail
• Understanding staff care for humanitarian staff, in particular approaches to welfare, stress, R&R and debriefing
• Good facilitation skills and ability to deliver induction briefing/training
• Strong communication (written and spoken), and interpersonal skills in English, with experience in managing multicultural teams

Additional Responsibilities

The duties and responsibilities set forth above are not exhaustive and the role holder may have additional duties required within the reasonableness of his / her level of competence and experience.

WE OFFER:

• Employment in accordance with Ukrainian legislation
• Working hours from 09.00 till 17.00
• Medical and Life insurance starting the first working day
• English courses paid by organization
• Office in the central part of the city
• Coffee and cookies in the office

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures. 

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your application. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.