Support Service Officer / Фахівець з підтримки операційної діяльності

Ось двомовна версія:

Support Services Officer – "TERA Consortium - Emergency Assistance and Support to Evacuation (EASE) 2.0: Multi-sectorial interventions for IDPs under SP2 and SP4 extended to post-strike and frontline response of SP3 and SP1"

Duty Station: Dnipro, Ukraine

Duration: 12 months (with possible extension)

Start Date: 18 May 2026

Reports to: Project Manager

Location of Activities: Multiple, Ukraine

1. Background

Team4UA coordinates the TERA Consortium to deliver a comprehensive humanitarian response addressing the needs of displaced and conflict-affected populations across Ukraine. Building on the successful implementation of the first national consortium project EASE, the TERA Consortium expands its scope under the 2026 First Standard Allocation (1SA) to provide a protection-led, multisectoral response supporting people throughout the full displacement cycle — from frontline evacuations to reintegration support.

EASE 2.0 contributes to four HNRP Strategic Priorities, with a primary focus on SP2 (newly displaced populations) and SP4 (protracted vulnerability), while integrating SP3 (post-strike response) and SP1 (frontline healthcare support) to address critical gaps in high-severity locations. The intervention is implemented across 16 oblasts of Ukraine through a coordinated response delivered by consortium members and partners.

Central to the TERA mission is a strong localization approach, guided by the Do No Harm principle, ensuring that national partners are empowered to deliver high-quality humanitarian assistance. To ensure smooth and compliant implementation, Team4UA requires strong coordination between program teams and support functions, including finance, human resources, procurement and logistics, and administration.

2. Purpose of the Assignment

The Support Services Officer (SSO) ensures the efficient, transparent, and compliant execution of support services operations, enabling programmes and projects to achieve their objectives. The position contributes to the smooth functioning of organizational operations including procurement, finance, human resources, logistics, and administration in compliance with organizational policies and procedures. The incumbent will work closely with project teams, operations staff, and external partners to ensure that support services contribute to the timely delivery of project outputs.

3. Key Responsibilities

A. Operations and Administrative Management

• Ensure the effective coordination of administrative services and operational processes.
• Support implementation of internal policies, procedures, and standard operating procedures.
• Provide operational advice to programme teams and management.
• Maintain documentation and records related to operational activities.

B. Procurement and Contract Management

• Support procurement of goods and services in accordance with organizational procurement procedures.
• Assist in preparation of procurement plans and requisitions.
• Prepare Terms of Reference (ToRs), Request for Quotations (RFQs), or Requests for Proposals (RFPs).
• Support evaluation processes and contract management activities.
• Monitor procurement activities and ensure compliance with organizational rules.

C. Financial Management Support

• Assist in financial planning, budgeting, and monitoring expenditures.
• Maintain financial records and documentation for audit and reporting purposes.
• Process payments and ensure compliance with financial regulations.
• Monitor budget utilization and support financial reporting.

D. Human Resources Support

• Support recruitment and onboarding processes for personnel.
• Assist in managing personnel records and contracts.
• Monitor attendance, leave, and travel authorizations.
• Support staff training and development initiatives.

E. Logistics and Asset Management

• Coordinate logistics activities including procurement, delivery, and inventory management.
• Maintain asset registers and inventory records.
• Support fleet management and office facility management.
• Coordinate travel arrangements and mission logistics.

F. Coordination and Reporting

• Liaise with programme teams, partners, and service providers.
• Support preparation of operational reports and documentation.
• Contribute to monitoring and evaluation of operational processes.

Perform any other related duties as assigned by the supervisor.

4. Expected Deliverables

• Effective operational support for program and project activities.
• Procurement processes completed according to regulations.
• Accurate financial and administrative documentation.
• Efficient logistics and asset management systems.
• Regular operational and financial reports.

5. Qualifications and Experience

Education: Bachelor's or Master's degree in Business Administration, Public Administration, Operations Management, Logistics, Finance, or related fields.

Experience:

• Minimum 3–5 years of relevant professional experience in operations, administration, procurement, finance, or logistics.
• Experience working with INGO, NGO, international organizations, or the UN system is an advantage.

Languages: Fluency in Ukrainian and working knowledge of English desired.

Competencies:

• Professionalism and integrity.
• Planning and organizational skills.
• Communication and teamwork.
• Client-oriented approach.
• Ability to work in multicultural environments.

6. Reporting Line

The Support Services Officer will report to the Project Manager and work in coordination with the Team4UA Program/Protection team, implementing partners, and relevant departments of the regional authorities.

Duration: 12 months (with possible extension). Duty Station: Dnipro, Ukraine.

Офіцер із підтримки операційної діяльності — «Консорціум TERA — Екстрена допомога та підтримка евакуації (EASE) 2.0: Мультисекторальні втручання для ВПО в рамках SP2 та SP4 з розширенням на постударні та прифронтові заходи реагування SP3 та SP1»

Місце роботи: Дніпро, УкраїнаТривалість: 12 місяців (з можливістю продовження)Дата початку: 18 травня 2026 р.Підпорядковується: Менеджеру проєктуГеографія діяльності: різні локації, Україна

1. Контекст

Team4UA координує діяльність Консорціуму TERA для надання комплексного гуманітарного реагування на потреби переміщених та постраждалих від конфлікту громад по всій Україні. Спираючись на успішну реалізацію першого національного консорціумного проєкту EASE, Консорціум TERA розширює охоплення в рамках Першого стандартного розподілу 2026 року (1SA), щоб забезпечити захисно-орієнтоване мультисекторальне реагування на підтримку людей протягом усього циклу переміщення — від евакуацій з прифронтових зон до підтримки реінтеграції.

EASE 2.0 сприяє досягненню чотирьох стратегічних пріоритетів ГНРП, зосереджуючись насамперед на SP2 (нещодавно переміщені) та SP4 (затяжна вразливість), з інтеграцією SP3 (реагування після ударів) та SP1 (медична підтримка на лінії фронту) для усунення критичних прогалин у локаціях з високим ступенем важкості. Втручання реалізується в 16 областях України через скоординоване реагування членів консорціуму та партнерів.

Ключовим елементом місії TERA є підхід до локалізації, що керується принципом «Не нашкодь» та забезпечує розширення можливостей національних партнерів для надання якісної гуманітарної допомоги. Для забезпечення безперебійної та відповідної реалізації проєкту Team4UA потребує ефективної координації між програмними командами та функціями підтримки, зокрема фінансами, управлінням персоналом, закупівлями та логістикою й адмініструванням.

2. Мета посади

Офіцер із підтримки операційної діяльності (ОПД) забезпечує ефективне, прозоре та відповідне виконання операцій із підтримки, що дозволяє програмам і проєктам досягати своїх цілей. Посада сприяє безперебійному функціонуванню організаційних операцій, включаючи закупівлі, фінанси, управління персоналом, логістику та адміністрування, відповідно до політик і процедур організації. Офіцер тісно співпрацює з проєктними командами, операційним персоналом та зовнішніми партнерами для забезпечення своєчасного досягнення результатів проєкту.

3. Основні обов'язки

А. Операційне та адміністративне управління

• Забезпечення ефективної координації адміністративних послуг та операційних процесів.
• Підтримка впровадження внутрішніх політик, процедур та стандартних операційних процедур.
• Надання операційних консультацій програмним командам та керівництву.
• Ведення документації та записів, пов'язаних з операційною діяльністю.

Б. Закупівлі та управління контрактами

• Підтримка закупівель товарів і послуг відповідно до процедур організації.
• Допомога у підготовці планів закупівель та заявок.
• Підготовка технічних завдань (ТЗ), запитів на котирування (RFQ) або запитів на пропозиції (RFP).
• Підтримка процесів оцінки та управління контрактами.
• Моніторинг закупівельної діяльності та забезпечення відповідності правилам організації.

В. Підтримка фінансового управління

• Допомога у фінансовому плануванні, бюджетуванні та моніторингу видатків.
• Ведення фінансових записів та документації для цілей аудиту та звітності.
• Обробка платежів та забезпечення відповідності фінансовим регуляторним вимогам.
• Моніторинг використання бюджету та підтримка фінансової звітності.

Г. Підтримка управління персоналом

• Підтримка процесів рекрутингу та адаптації персоналу.
• Допомога в управлінні особовими справами та контрактами.
• Моніторинг відвідуваності, відпусток та дозволів на відрядження.
• Підтримка ініціатив із навчання та розвитку персоналу.

Д. Логістика та управління активами

• Координація логістичної діяльності, включаючи закупівлі, доставку та управління запасами.
• Ведення реєстрів активів та інвентарних записів.
• Підтримка управління автопарком та офісною інфраструктурою.
• Координація транспортних заходів та логістики місій.

Е. Координація та звітність

• Взаємодія з програмними командами, партнерами та постачальниками послуг.
• Підтримка підготовки операційних звітів та документації.
• Участь у моніторингу та оцінці операційних процесів.

Виконання інших пов'язаних обов'язків за дорученням керівника.

4. Очікувані результати

• Ефективна операційна підтримка програмної та проєктної діяльності.
• Закупівельні процеси завершені відповідно до регламентів.
• Точна фінансова та адміністративна документація.
• Ефективні системи логістики та управління активами.
• Регулярні операційні та фінансові звіти.

5. Вимоги до кандидата

Освіта: ступінь бакалавра або магістра у сфері ділового адміністрування, публічного управління, операційного менеджменту, логістики, фінансів або суміжних напрямів.

Досвід:

• Щонайменше 3–5 років відповідного професійного досвіду у сфері операційної діяльності, адміністрування, закупівель, фінансів або логістики.
• Досвід роботи в МНУО, НУО, міжнародних організаціях або системі ООН є перевагою.

Мови: вільна українська; робоча англійська є бажаною.

Компетенції:

• Професіоналізм та доброчесність.
• Навички планування та організації.
• Комунікація та робота в команді.
• Клієнтоорієнтований підхід.
• Здатність працювати в мультикультурному середовищі.

6. Підпорядкування та звітність

Офіцер із підтримки операційної діяльності підпорядковується Менеджеру проєкту та працює у координації з програмною та захисною командою Team4UA, реалізуючими партнерами та відповідними підрозділами регіональних органів влади.

Тривалість: 12 місяців (з можливістю продовження). Місце роботи: Дніпро, Україна.