Regional Field Coordinator / Регіональний польовий координатор

Duty Station: Dnipro

Duration: 6 months

Start Date: At the earliest

Reports to: Regional Field Coordinator

Deployment Modality: Mobile / field-based, approximately 3 weeks in field deployment and 1 week for debriefing, reporting, planning, and recovery

Travel: Extensive travel within assigned AoR and occasional temporary support to adjacent AoRs

Works closely with PCMU, Risk & Quality Assurance Officer, Sector technical leads, AAP / Protection teams, and the MEAL team

1. Background

Since the escalation of the war in Ukraine, communities along the front-line face acute humanitarian needs. The IMPACT initiative adopts an integrated, multi-cluster approach to deliver rapid, life-saving assistance across high-severity (4–5) regions, including Chernihiv, Sumy, Kharkiv, Donetsk, Zaporizhzhia, Dnipropetrovsk, Kherson, and Mykolaiv oblasts. The project prioritizes last-mile delivery of cash, in-kind relief, health, and protection services.

2. Purpose of the Assignment

The Regional Field Officer supports the Regional Field Coordinator in conducting field-level monitoring, observation, and verification of activities. The role focuses on collecting field evidence and documenting findings to ensure accurate decision-making. Note: This role is not responsible for MEAL functions like data analysis or indicator tracking.

3. Key Responsibilities

• Field Monitoring: Accompany the Coordinator during planned and unannounced visits; coordinate with partner field teams.
  
  

• Observation & Documentation: Record activities (distributions, services, mobile teams) using structured notes and tools. Document what is delivered, where, when, and by whom.

• Beneficiary Interaction: Conduct simple, non-sensitive interactions to confirm receipt of assistance and basic satisfaction.

• Verification: Support beneficiary cross-checks; observe distribution flow, timelines, and gaps.

• Warehouse Checks: Support stock spot-checks, count items, and record observations on storage conditions.

• Data Management: Use digital/paper tools for accurate records; submit notes in a timely manner.

• Safety & Conduct: Follow security procedures; report protection or safeguarding concerns immediately; maintain confidentiality.

  
  

4. Key Deliverables

• Field visit notes, observation records, and completed monitoring checklists.

• Non-sensitive beneficiary interaction notes and warehouse spot-check records.

• Photo/evidence logs and weekly activity summaries.

  
  

5. Required Qualifications

• Education: Secondary or university education in humanitarian, social sciences, or logistics fields.

• Experience: At least 2–3 years in humanitarian field work; experience in distributions or frontline operations is an asset.

• Skills: Strong attention to detail; good note-taking; basic digital literacy (mobile tools); ability to work in mobile field conditions.

• Languages: Ukrainian is required; English working knowledge is an asset.
  
  How to Apply
  Please submit your CV including a detailed description of your previous duties and responsibilities to apply for this position. Only shortlisted candidates will be contacted for an interview.

Українська версія:

Місце роботи: м. Дніпро 

Тривалість: 6 місяців 

Дата початку: Якнайшвидше 

Підпорядковується: Регіональному польовому координатору 

Режим роботи: Мобільний / польовий (приблизно 3 тижні — польові виїзди, 1 тиждень — звітність та планування) 

Відрядження: Інтенсивні поїздки в межах зони відповідальності

1. Загальна інформація

З моменту ескалації війни в Україні громади вздовж лінії фронту відчувають гостру потребу в гуманітарній допомозі. Ініціатива IMPACT використовує комплексний підхід для надання допомоги в регіонах з найвищим рівнем критичності (4–5), включаючи Чернігівську, Сумську, Харківську, Донецьку, Запорізьку, Дніпропетровську, Херсонську та Миколаївську області. Проєкт фокусується на «останній милі» доставки грошової допомоги, товарів, медичних послуг та захисту.

2. Мета призначення

Регіональний польовий офіцер допомагає Координатору в проведенні моніторингу, спостереження та верифікації діяльності на місцях. Роль зосереджена на зборі доказів та документуванні результатів для прийняття обґрунтованих рішень. Примітка: Посада не передбачає функцій MEAL, таких як аналіз даних або відстеження індикаторів.

3. Ключові обов'язки

• Польовий моніторинг: Супровід Координатора під час планових та раптових візитів; координація з польовими командами партнерів.

• Спостереження та документування: Фіксація активностей (дистрибуції, послуги, мобільні команди) за допомогою структурованих нотаток. Документування того, що доставляється, де, коли і ким.

• Взаємодія з бенефіціарами: Проведення простих опитувань для підтвердження отримання допомоги та рівня задоволеності.

• Верифікація: Підтримка перехресної перевірки бенефіціарів; спостереження за процесами розподілу, графіками та виявлення прогалин.

• Перевірка складів: Участь у вибіркових перевірках запасів, підрахунок товарів та фіксація умов зберігання.

• Управління даними: Використання цифрових та паперових інструментів для ведення записів; вчасна подача звітів.

• Безпека та поведінка: Дотримання процедур безпеки; негайне звітування про проблеми захисту або порушення; дотримання конфіденційності.

4. Ключові результати роботи

• Нотатки з польових візитів, записи спостережень та заповнені моніторингові чек-листи.

• Записи взаємодії з бенефіціарами та протоколи перевірок складів.

• Фотозвіти та щотижневі резюме діяльності.

5. Необхідна кваліфікація

• Освіта: Середня спеціальна або вища освіта (гуманітарні, соціальні науки, логістика тощо).

• Досвід: Мінімум 2–3 роки досвіду польової гуманітарної роботи; досвід роботи на лінії фронту або з дистрибуціями є перевагою.

• Навички: Висока уважність до деталей; навички ведення нотаток; цифрова грамотність (мобільні форми); здатність працювати в мобільних польових умовах.

• Мови: Українська — обов'язково; робоче знання англійської мови буде перевагою.
  
  Як податися:

Будь ласка, надсилайте своє резюме з детальним описом ваших попередніх обов’язків та сфери відповідальності, щоб відгукнутися на цю вакансію. Ми зв’яжемося лише з кандидатами, які пройдуть попередній відбір для співбесіди.