Health Activity Manager / Менеджер з питань охорони здоров'я

[ENG]

CONTEXT

Three MdM (Doctors of the World) chapters are directly implementing activities in Ukraine: 

• MdM Spain has the lead for global MdM repsonse in the country and covers Kiev and surroundings, Donbass, Kharkiv, Zaporidja
• MdM Germany covers Dnipro and Vinitsia
• MdM France covers the Southern part, Odessa, Mykolaiv, Kherson

In Mykolaiv oblast, MdM-F supports Mykolaiv Ukrainian Red Cross Society (URCS) in restoring access to primary health care and Mental Health and Psychosocial Services (MHPSS) for populations affected by the conflict. The component of sexual and reproductive health, as well as Gender Based Violence is part of this project.

Main activities

Supervision, management, and monitoring process of health activities/services :

• The Health Activity Manager will monitor the activities in the area of intervention or any other areas upon request.
• He/she will be responsible for ensuring that all activities of the project are directly led by MdM-F meet the MdM-F standards as per protocols and guidelines.
• Contribute to the updating of guidelines relevant to the activities.
• Provide regular inputs and propose any revision or update of activities when relevant with public health benefit or efficiency.
• Draft action plans and follow-up indicators and results in each area.
• Collaborate and participate, in any field survey, data collection and/or needs assessment organized by MdM-F in relation to the activities.
• Represent MdM-F with local authorities and partners upon request of Field Coordinator.
• Support the supervision of material, equipment and consumables needed for activities (including allocations to partners).
• Support data collection by compiling and analyzing data.
• Draft activity reports.
• Contribute to the drafting of project proposals and donor reports.
• Contribute to mission documents such as evaluations, surveys, and capitalizations.
• Participate in defining activities and planning resources

Team Management :

• Provide support in the management of the staff: MdM-F rules and regulations, compliance with job profiles, recruitment process, definition of individual action plans, monitoring of staff leave and appraisal.
• Ensure that the MdM-F staff are aware and competent in the use of the national, international, and MdM-F protocols in the management of their specific roles (Clinical guidelines, IMCI, rational use of antibiotics, etc.).
• Participate in team set up and adjustment according to human resource needs with the program.
• Identify training needs and provide regular training for MdM-F employed staff.
• Implement staff meetings for those under the direct supervision of the Medical Activity manager.
• Advise, arbitrate, and support measures to be taken in the event of difficulties, malfunctions and/or incidents.

Monitoring and Evaluation

• Verify and conduct quality control of data (completeness and consistency of data and data-base).
• Monitor data entry and indicators on the Monitool.
• Contribute to evaluation of the projects and impact studies, etc.

Reporting :

• Share any relevant context and demographic information and analysis with Field Coordinator.
• Ensure accurate and complete collection of all activities related to the programs (morbidity, SRH, GBV, nursing, etc.) on the basis defined with partners, and report data as/when directed.
• Provide reports to the Field coordinator as requested.
• Submit staff meeting minutes to Field Coordinator.
• Report any security related issues to the Field Coordinator.

External Communication :

• Maintain regular professional contacts with other NGOs and institutions, through meetings, training, workshops, etc.
• Upon request of Field Coordinator, represent MdM-F as the Health focal point as needed and provide appropriate feed-back.
• Liaise with community members on health issues.
• Attend technical team meetings and Mykolaiv base team meetings.
• Participate in information flows and communication about the program.
• Participate in Advocacy duties.

Other Expectations :

• Participate in assessments/service mapping, where and when necessary.
• Keep MdM-F team informed on any issues related to logistics.
• Assist the Health Co/Field Co in dealing with local health authorities and local partners if necessary.
• Support operational organization of MdM-F programs/activities.
• Translate verbally and by written when necessary.
• Support other related MdM-F tasks as assigned by the Field Co/ Health Co.

Skills required

Training & Experience

• Medical doctor.
• Demonstrated professional experience of at least 3 years in the humanitarian field, including at least 1 experience with INGO.
• Public Health diploma is an asset.

Technical skills

• Knowledge of project cycle management.
• Ability to analyze the context and the trends.
• Use project management tools.
• Strong ability to lead a team of direct and indirect co-workers, including partners, and to mobi-lize skills in a volatile environment

Soft Skills

• Autonomous.
• Good teamwork skills, good interpersonal skills.
• Sense of initiative and confidentiality.
• Rigor and organizational skills.
• Negotiation skills (diplomacy).
• Ability to analyze, conceptualize and plan.
• Good writing and communication skills.

IT skills

• Competency with pack Office

Languages

• English is mandatory (oral and written).
• Fluency in spoken/written Ukrainian/Russian

EMPLOYMENT CONDITIONS :

• Contract Type : Fixed term contract.
• Duration : 12 months (possibility for extension).
• Starting date : As soon as possible
• Job Schedule : Full time
• Location : Mykolaiv
• Employment : Medical Activity Manager – Category 7
• Salary according to MdM classification (non-negotiable): basic gross salary 83865.91 UAH + food and transportation allowances.
• Partial reimbursement for medical coverage

If you meet the requirements and want to join the MdM team, please send your resume and a cover letter to e-mail   Відправити резюме   with the subject " Application - Health Activity Manager ".

[UKR] 

КОНТЕКСТ

 Три відділення МДМ безпосередньо впроваджують діяльність в Україні:

1. MdM Іспанія лідирує за глобальним резонансом МДМ в країні та охоплює Київ та околиці, Донбас, Харків, Запоріжжя
2. MdM Німеччина охоплює Дніпро та Вінницю 
3. МДМ Франції охоплює південну частину, Одесу, Миколаїв, Херсон

У Миколаївській області МДМ-Ф підтримує Миколаївське товариство Червоного Хреста України (ТЧХУ) у відновленні доступу до первинної медико-санітарної допомоги та психічного здоров'я та психосоціальних послуг (ПЗПСС) для населення, яке постраждало внаслідок конфлікту. Компонент сексуального та репродуктивного здоров'я, а також гендерно зумовленого насильства є частиною цього проекту.

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ

Нагляд, управління та моніторинг процесу медичних заходів/послуг:

• Менеджер з питань охорони здоров'я буде здійснювати контроль за діяльністю у сфері надання медичних послуг або в будь-яких інших сферах за запитом.Він/вона відповідатиме за те, щоб усі заходи проєкту під безпосереднім керівництвом MdM-F відповідали стандартам MdM-F згідно з протоколами та настановами.
• Сприяти оновленню керівних принципів, що стосуються діяльності.Надавати регулярну інформацію та пропонувати будь-який перегляд або оновлення діяльності, якщо це стосується користі або ефективності для громадського здоров'я.Складати проєкти планів дій та подальших індикаторів і результатів у кожній сфері.Співпрацювати та брати участь у будь-якому польовому дослідженні, зборі даних та/або оцінці потреб, організованому MdM-F стосовно діяльності.
• Представляти MdM-F перед місцевими органами влади та партнерами за запитом польового координатора.
• Підтримувати нагляд за матеріалами, обладнанням та витратними матеріалами, необхідними для діяльності (включно з розподілом коштів між партнерами).
• Підтримувати збір даних шляхом компіляції та аналізу даних.
• Складати звіти про діяльність.
• Сприяння у підготовці проектних пропозицій та звітів для донорів.
• Сприяти підготовці документів місії, таких як оцінки, опитування та капіталізація.
• Брати участь у визначенні діяльності та плануванні ресурсів.

Управління командою:

• Надавати підтримку в управлінні персоналом: правила та положення MdM-F, відповідність посадовим обов'язкам, процес набору персоналу, визначення індивідуальних планів дій, моніторинг відпусток та оцінювання персоналу.
• Забезпечення обізнаності та компетентності персоналу MdM-F у використанні національних, міжнародних протоколів та протоколів MdM-F в управлінні своїми конкретними ролями (клінічні настанови, Інтегроване ведення дитячих хвороб, раціональне використання антибіотиків і т.д.).
• Брати участь у створенні та коригуванні команди відповідно до потреб у кадрових ресурсах програми.
• Визначати потреби в навчанні та забезпечувати регулярне навчання для співробітників MDM-F.
• Проводити збори персоналу для тих, хто перебуває під безпосереднім керівництвом Менеджера з медичної діяльності.
• Консультування, арбітраж та підтримка заходів, які необхідно вжити у разі виникнення труднощів, збоїв у роботі та/або інцидентів.

Моніторинг та оцінка:

• Перевірка та контроль якості даних (повнота та узгодженість даних і бази даних).
• Моніторинг внесення даних та показників в системі Monitool.
• Долучатися до оцінювання проектів та вивчення їхнього впливу тощо.

Звітність:

• Ділитися будь-якою відповідною контекстною та демографічною інформацією та аналізом з польовим координатором.
• Забезпечити точний і повний збір даних про всі види діяльності, пов'язані з програмами (захворюваність, СРЗ, ГОН, медсестринський догляд тощо) на основі, визначеній спільно з партнерами, і надавати звіти згідно вимог польового координатора.
• Надавати звіти польовому координатору за запитом.
• Надавати польовому координатору протоколи робочих нарад персоналу.
• Повідомляти польовому координатору про будь-які питання, пов'язані з безпекою.

Зовнішній зв'язок:

• Підтримувати регулярні професійні контакти з іншими НУО та установами шляхом проведення зустрічей, тренінгів, семінарів тощо.
• На прохання польового координатора, за необхідності, представляти MdM-F як медичного представника та надавати відповідну інформацію.
• Підтримувати зв'язок з місцевими жителями з питань охорони здоров'я.
• Брати участь у зустрічах з технічною командою та зустрічах з основною командою в Миколаєві.
• Брати участь в інформаційних процесах та обговоренні програми.
• Брати участь в адвокаційних заходах.

Інші очікування:

• Брати участь в оцінці/картуванні послуг, де і коли це необхідно.Інформувати команду MdM-F про будь-які питання, пов'язані з логістикою.
• Допомагати координатору з питань охорони здоров'я / польовому координатору в роботі з місцевими органами охорони здоров'я та місцевими партнерами, якщо це необхідно.
• Підтримувати оперативну організацію програм/заходів MdM-F.За необхідності здійснювати усний та письмовий переклад.
• Допомагати у виконанні інших завдань, причетних до MdM-F, за дорученням польового координатора/координатора з питань охорони здоров'я.

Необхідні навички

Навчання та досвід

• Медична освіта.
• Підтверджений професійний досвід роботи не менше 3 років у гуманітарній сфері, включаючи щонайменше 1 досвід роботи з НУО.
• Диплом у галузі охорони здоров'я є перевагою.

Технічні навички

• Знання управління проектним циклом.
• Здатність аналізувати контекст і тенденції.Використання інструментів управління проектами.
• Сильна здатність керувати командою прямих і непрямих співробітників, включаючи партнерів, і мобілізувати навички у мінливих умовах.

М'які навички

• Автономність.
• Хороші навички роботи в команді, хороші навички міжособистісного спілкування.
• Почуття ініціативи та конфіденційності.
• Ретельність та організаторські здібності.
• Навички ведення переговорів (дипломатія).
• Здатність до аналізу, концептуалізації та планування.
• Хороші письмові та комунікативні навички.

Навички роботи з комп'ютером

• Володіння пакетом програм Office

Мови

• Англійська мова є обов'язковою (усна та письмова).
• Вільне володіння усною/письмовою українською/російською мовою
  
  

УМОВИ ПРАЦЕВЛАШТУВАННЯ :

• Тип договору: Строковий договір.
• Тривалість: 12 місяців (з можливістю продовження).
• Дата початку: якнайшвидше
• Графік роботи: повний робочий день
• Розташування: Миколаїв
• Посада: Менеджер з медичної діяльності – 7 категорії
• Заробітна плата за класифікацією MdM (не обговорюється): основна заробітна плата брутто 83865.91 грн. + компенсація на харчування та транспортні витрати.
• Часткове відшкодування витрат за медичне страхування

Якщо ви відповідаєте вимогам і бажаєте приєднатися до команди MdM, будь ласка, надсилайте своє резюме та супровідний лист на електронну пошту Відправити резюме з темою «Заявка – Health Activity Manager».