HR Assistant / Інспектор з кадрів

HR Assistant for the Representative office of Help – Hilfe zur Selbsthilfe in Ukraine

About Help:

The German humanitarian organization Help – Hilfe zur Selbsthilfe (Help) has been working around the world for 40 years. We are currently implementing projects in 27 countries (https://www.help-ev.de/en/about-us, https://help-ukraine.org.ua).

Since its founding in 1981, Help has been committed to providing rapid, sustainable and long-term help and support to people in need. Help improves the lives and resilience of people in need around the world.

Help is seeking for a qualified candidate for the position of HR Assistant to maintain HR records and ensure their compliance with Ukrainian legislation and internal policies and procedures of the organization.

Key responsibilities:

• Prepare packages of documents for new employees and facilitate their onboarding in the organization. 
• Maintain and update employee personal files, ensuring proper attachments, and store and archive personnel documents in accordance with internal policies and Ukrainian legislation. 
• Prepare and execute employment contracts, amendments to contracts (such as transfers, contract extensions, and changes in job responsibilities), and manage applications for vacation, sick leave, and other labor-related documentation. 
• Prepare and manage documents for employee bookings. 
• Advise employees on labor relations, internal organizational policies, and employee rights. 
• Provide operational support to employees regarding HR issues and guide them on internal procedures and policies. 
• Keep records of employee working hours, including vacations, sick leave, and other types of absences, and prepare timesheets. 
• Coordinate internal training sessions and seminars for employees. 
• Organize and participate in events aimed at enhancing team cohesion, such as corporate events, celebrations, and team training activities. 
• Support a positive corporate culture and initiatives to improve team atmosphere. 
• Assist in the implementation and monitoring of internal HR procedures and policies. 
• Maintain document flow in compliance with the organization's standards and Ukrainian legislative requirements. 
• Prepare reports as requested by management or other departments.

Qualifications and requirements:

• A university degree in Human Resources Management, Law, or a related field. 
• A minimum of 2 years of experience as an HR Assistant or HR Inspector. 
• Familiarity with Ukrainian labor legislation and fundamental HR procedures. 
• Ability to manage HR documents and utilize information systems for personnel records. 
• Strong communication and organizational skills. 
• Perseverance, meticulousness, and attention to detail. 
• Proficiency in Ukrainian and English (knowledge of English is an advantage).

We offer:

• Official employment
• Competitive salary
• Medical insurance
• Annual 13th salary
• Courses and trainings 
• Convenient office with a generator in the city centre of Kyiv

Qualified candidates are encouraged to submit their CVs in English by 10.01.2025.

Additional confirmation (diplomas, letters of recommendation, etc.) is not required at this stage.

Candidates with disabilities are welcome to apply.

Only those candidates who are selected for an interview will be notified.

We recommend applying as soon as possible, as applications will be reviewed on a rolling basis.

HR Assistant / Інспектор з кадрів для Help – Hilfe zur Selbsthilfe в Україні

Про Help:

Німецька гуманітарна організація «Help – Hilfe zur Selbsthilfe» (Help) працює по всьому світу протягом вже 40 років. Наразі ми впроваджуємо проекти у більше ніж 25-х країнах. (https://www.help-ev.de/en/about-us, https://help-ukraine.org.ua).

З часу свого заснування у 1981 році, Help прагне надавати швидку, стабільну та довгострокову допомогу та підтримку людям, що її потребують. Help покращує умови життя та підвищує стійкість людей у скрутному становищі в усьому світі.

Help шукає кваліфікованого кандидата на позицію HR асистента/ Інспектора з кадрів  для ведення кадрового документообігу та забезпечення його відповідності законодавству України та внутрішнім політикам і процедурам організації.

Ключові обов’язки:

• Оформлення пакетів документів для нових співробітників та забезпечення їх адаптації в організації 
• Ведення та актуалізація особових справ співробітників, включаючи необхідні додатки, зберігання та архівування кадрових документів відповідно до внутрішніх політик та вимог законодавства України.
• Підготовка та оформлення трудових договорів, змін до трудових договорів (переведення, продовження контракту, зміна посадових обов’язків), заяв на відпустки, лікарняні та інших документів, пов’язаних з трудовими відносинами.
• Оформлення та ведення документів для бронювання працівників
• Консультування співробітників щодо питання трудових відносин, внутрішніх політик організації та прав працівників.
• Оперативна підтримка співробітників з кадрових питань та надання консультацій щодо внутрішніх процедур і політик.
• Ведення обліку робочого часу співробітників, включаючи відпустки, лікарняні та інші типи відсутності, підготовка табелів
• Координація внутрішніх тренінгів та семінарів для співробітників.
• Координація та участь у організації заходів, спрямованих на підвищення командної згуртованості, таких як корпоративи, святкування, командні тренінги.
• Підтримка позитивної корпоративної культури, ініціатив щодо покращення атмосфери в колективі.
• Допомога у впровадженні та моніторингу внутрішніх HR-процедур та політик.
• Підтримка документообігу відповідно до стандартів організації та вимог законодавства України.
• Підготовка звітів за запитом керівництва або інших підрозділів.

Вимоги до кандидатів:

• Вища освіта в галузі управління персоналом, права або суміжних напрямків.
• Досвід роботи на посаді HR асистента або інспектора відділу кадрів не менше 2 років
• Знання трудового законодавства України та основ HR-процедур.
• Вміння працювати з кадровими документами та інформаційними системами для ведення кадрового обліку.
• Високий рівень комунікаційних та організаційних навичок.
• Посидючість, скурпульозність, увага до деталей
• Володіння українською та англійською мовами (знання англійської буде перевагою).

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Конкурентну заробітну плату
• Медичне страхування
• Щорічну 13-ту зарплату
• Курси та тренінги 
• Зручний офіс з генератором в центрі Києва

Зацікавлені кандидати, що відповідають вимогам, запрошуються надсилати резюме (CV) англійською мовою до 10.01.2025.

Додаткові підтвердження (дипломи, рекомендаційні листи тощо) на цій стадії не потрібні.

Запрошуємо кандидатів з інвалідністю подавати заявки.

Повідомлення отримають лише ті кандидати, що пройдуть відбір для співбесіди.

Ми закликаємо кваліфікованих кандидатів надіслати резюме якомога швидше, адже заявки розглядатимуться на поточній основі.