Фахівець із закупівель / Procurement Officer

HEKS / EPER Ukraine - це міжнародна гуманітарна організація, яка працює в галузі гуманітарної допомоги та розвитку в Україні. Ми шукаємо Фахівця із закупівель / Procurement Officer, локація Миколаїв.

Обов’язки:

- Проведення закупівельних процедур відповідно до внутрішніх процедур організації 

- Ведення переговорів з постачальниками та укладення договорів 

- Контроль якості закуплених товарів та послуг 

- Ведення документації з закупівельних операцій 

- Взаємодія з внутрішніми відділами компанії для визначення потреб у закупівлях

 Вимоги:

- Вища освіта в галузі економіки, менеджменту або супутній галузі 

- Досвід роботи в області закупівель від 2 років 

- Знання законодавства з питань закупівель 

- Відмінні комунікативні навички та вміння працювати в команді 

- Досвід роботи з програмними засобами для закупівель буде перевагою 

Переваги:

- Соціальний пакет та конкурентна заробітна плата

- Медичне страхування

- Можливість професійного зростання та розвитку 

- Робота в дружньому колективі професіоналів

Якщо ви готові долучитися до нашої команди та прийняти виклик у галузі закупівель, надсилайте своє резюме за посиланням нижче. Ми чекаємо саме на вас!

The Procurement Officer conduct procurements in line with both program and operational needs. The Procurement Officer also plays a pivotal role in ensuring integrity, fairness, and openness in procurement processes as well as adherence to policies, procedures, and controls. Cconducts procurement of goods, services and works and ensure that complete procurement-related backup documentation is provided prior to submission to Finance Team and archived. Procurement Officer also conducts solicitations and price/cost/reasonability analyses. 

Tasks and duties of the Employee: 

• Review incoming Procurement Requests to ensure accuracy and compliance with Fund’s and Donor’s requirements and appropriateness for the proposed action. 
• Conduct market research, identifying and qualifying potential suppliers (and products/services).  
• Support development procurement plan reflecting active and upcoming procurement and providing status updates and present to senior management on a regular basis. 
• Maintain supplier Database. 
• Keep the Register of Purchase Requests up to date on daily basis to track procurement process and delivery status of goods/services/works.  
• Prepare Requests for Quotations/Proposals, and other documents that shall be circulated to potential vendors or suppliers. 
• Carry out procurement related to logistical services i.e. organization of events. 
• Perform regular spot audits of procurement files to ensure completeness, accuracy, and compliance. 
• Monitor and track project procurement activities and delivery status of goods/services in cooperation with both program and logistics teams. 
• Ensure that beneficial, ethical and open supplier relationships are created and maintained according to procurement policies. 
• Conduct price/cost/reasonability analyses. 
• Maintain procurement file system. 
•  Ensure complete backup documentation for procurement actions is submitted to Procurement Manager and Finance Team. 
• Perform other management orders as necessary. 
• Promotes and takes an active part in quality improvement processes. 
• Complies with labor discipline, labor protection and safety rules, fire-prevention requirements, industrial sanitation and labor hygiene rules, Safety, and Environmental regulations and guideline. 

Competencies and requirements

• Knowledge of the regulatory framework, legislation in the field of procurement organization and supply of finished products, customs legislation  
• Understanding the theory and practices of marketing, research methods and analysis in the field of marketing (production, trade, sales, advertising, pricing, etc.) 
• Knowledge of the methods and procedure for developing long-term and annual plans for purchases and supplies 
• Understanding the procedure for determining the total volume of supply, the need for cargo and vehicles. 
• Knowledge of the conditions of supply, storage and transportation of products, the rules for the preparation of materials for concluding supply contracts, sales documentation 
• Knowledge of the procedure for preparing consumer claims and responding to incoming claims  
• Knowledge of labor discipline, labor protection and safety rules, fire-prevention requirements, industrial sanitation and labor hygienerules

Qualifications:

• Personal qualities: organizational skills, responsibility, honesty, timely completion of tasks, working with a large array of data, planning, analytical skills, flexibility 
• User of Microsoft Office, Internet, and tendering platforms. 
• English В1/В2 
• Higher education (management, economics, marketing, sales, procurement) 
• At least 2 years’ experience in a similar position. 
• Previous experience with an NGO. 
• Previous experience in emergency response. 

HEKS/EPER offers : official employment, competitive and decent salary, social package in accordance with the Labor Code, equipped workplace, medical insurance etc.