Асистент з архівування/Archiving Assistant

Асистент з архівування

Про організацію Help:

Німецька організація Help-Hilfe zur Selbsthilfe працює по всьому світу вже 40 років. Наразі ми реалізуємо різні програми у більш ніж 25 країнах світу.

З моменту свого заснування в 1981 році Help прагне надавати людям, які цього потребують, швидку, стійку і довгострокову допомогу та підтримку. Help підвищує шанси на виживання, покращує умови життя та підвищує життєстійкість людей, які опинилися в скруті, по всьому світу.

Загальна інформація
Організація Help – Hilfe zur Selbsthilfe шукає кваліфікованого фахівця на посаду асистента з архівування, який буде оцифровувати та архівувати фізичні документи, приділяючи особливу увагу розумінню змісту фінансових, закупівельних та адміністративних записів. Асистент має протягом часу роботи забезпечити належну категоризацію, що дозволяє здійснювати пошук у майбутньому, відповідно до організаційних і правових вимог.

Тривалість контракту: 4 місяці

Дата початку роботи: якомога швидше

Обов’язки та відповідальність:

Перегляд документів: розуміння змісту фінансових, закупівельних та адміністративних документів, визначення ключової інформації та класифікація її належним чином.

Сканування документів: використання відповідного обладнання для сканування, щоб оцифрувати документи, забезпечуючи чіткість і повноту.

Керування файлами: надання точних назв та класифікацій сканованим документам, гарантуючи, що структура відповідає організаційним інструкціям щодо архівування.

Перехресні перевірка: Перехресна перевірка документів із проектними та фінансовими записами, щоб забезпечити послідовність категоризації документів.

Контроль якості: Забезпечення точності, розбірливості та правильної класифікації сканованих документів.

Збереження конфіденційності: обережна поведінка з усіма документами відповідно до політики захисту даних організації.

Звітування: регулярне оновлення інформації про хід архівування, висвітлення будь-яких проблем чи труднощів.

Кваліфікація та навички:

Досвід роботи з фінансами, закупівлями та адміністративними документами

Досвід роботи в організаційних середовищах, включаючи державні установи, місцеві ради, міжнародні неурядові організації або приватний сектор.

Обізнаність у вимогах фінансової та адміністративної документації різних типів організацій

Глибоке знання Microsoft Office (зокрема Excel і Word) і систем цифрового архівування.

Увага до деталей та здатність обробляти складні документи з точністю, забезпечуючи фіксацію всіх важливих деталей під час процесу сканування та категоризації.

Здатність ефективно організовувати великі обсяги документів, як фізичних, так і цифрових.

Здатність працювати в різних організаційних системах і структурах, забезпечуючи дотримання різних типів стандартів документації

Звітність та комунікація:
Асистент з архівування підпорядковуватиметься безпосередньо голові адміністрації/фінансів і тісно співпрацюватиме з фінансовим відділом, відділом закупівель та адміністративними командами, щоб забезпечити правильне розуміння та класифікацію документів. Про прогрес необхідно буде звітуватися кожні два тижні.

Зацікавлені кандидати, які мають необхідну кваліфікацію, можуть надіслати своє резюме до Help електронною поштою на адресу  Отправить резюме до 09.10.2024.

У темі листа, будь ласка, вкажіть назву вакансії, на яку ви претендуєте. 

Заявки, отримані після дати закриття конкурсу, розглядатися не будуть. Лише ті кандидати, які потраплять до короткого списку, будуть повідомлені про проведення співбесіди.

Document Archiving Assistant (Temporary, 4 months)

Organization: Representative office Help – Hilfe zur Selbsthilfe e.V. in Ukraine

Location: Kyiv

Contract Type: Fixed-term (4 months)

1. Background

Help – Hilfe zur Selbsthilfe e.V. is a humanitarian organization dedicated to providing support and assistant to vulnerable communities in Ukraine through various projects and initiatives. In support of our mission, we are seeking qualified individuals to assist with the digitization and archiving of paper-based finance, procurement, and administrative documents related to various projects. The selected candidate will play a key role in ensuring these documents are accurately understood, categorized, and archived according to organizational standards.

2. Objective of the Assignment

The primary objective of this assignment is to digitize and archive physical documents, with a specific focus on understanding the content of finance, procurement, and administrative records. The goal is to ensure proper categorization, allowing for future retrieval, in compliance with organizational and legal requirements.

3. Key Responsibilities

The Document Archiving Assistant will be responsible for:

Document Review: Understand the contents of finance, procurement, and administrative documents, identifying key information and classifying them appropriately.

Scanning Documents: Use appropriate scanning equipment to digitize documents while ensuring clarity and completeness.

File Management: Accurately name and categorize scanned documents, ensuring the structure aligns with organizational guidelines for archiving.

Cross-Referencing: Cross-check documents with project and financial records to ensure consistency in document categorization.

Quality Control: Ensure the accuracy, legibility, and proper categorization of scanned documents.

Confidentiality: Handle all documents with the utmost discretion in accordance with the organization's data protection policies.

Reporting: Provide regular updates on the progress of archiving activities, highlighting any issues or concerns.

4. Qualifications and Skills

Experience:

- Demonstrated experience in handling finance, procurement, and administrative documents, with the ability to understand the significance and context of such records.

- Previous experience working in diverse organizational settings, including government agencies, local councils, INGOs, or the private sector, is essential.

- Familiarity with the structure and requirements of financial and administrative documentation from different organizational types is highly valued.

Technical Skills:

- Proficiency with scanning equipment and document management software.

- Strong working knowledge of Microsoft Office (particularly Excel and Word) and digital archiving systems.

Attention to Detail: The ability to handle complex documents with precision, ensuring all important details are captured during the scanning and categorization process.

Organizational Skills: Ability to efficiently manage and organize large volumes of documents, both physical and digital.

Confidentiality: A demonstrated commitment to maintaining the confidentiality of sensitive information.

Adaptability: Ability to work across various organizational systems and structures, ensuring compliance with different types of documentation standards.

5. Deliverables

All relevant finance, procurement, and administrative documents from various projects are digitized, categorized, and archived.

A structured and organized digital archive that facilitates easy access and retrieval.

A final report summarizing the completion of the archiving task, along with any challenges encountered and recommendations for future document management practices.

6. Duration and Timeline

The assignment is for a period of 4 months, starting from 10.10.2024. The candidate is expected to work [40 hours] per week, with regular progress reports submitted throughout the duration of the assignment.

7. Supervision and Reporting

The Document Archiving assistant will report directly to the Head of Administration/Finance and will collaborate closely with the finance, procurement, and administrative teams to ensure that documents are correctly understood and classified. Progress will be reported on a bi-weekly basis.

8. Application Process

Interested candidates are requested to submit the following:

Updated CV/Resume

Please submit your application to [ Отправить резюме ] by 09.10.2024.

Terms of Employment:

Duration: 4 months

Location: [Kyiv]

We are an equal opportunity employer and encourage applicants from diverse backgrounds to apply.