Programme Assistant Roster/Програмний асистент

Локація: Київ

ОПИС ОБОВ’ЯЗКІВ

• Складання кореспонденції та документів на основі письмових/усних вказівок підрозділу та країни. Самостійна підготовка адміністративної кореспонденції. Редагування кореспонденції, звітів і документів підрозділу для відповідності формі та змісту. Ведення нотаток на засіданнях. Набір звітів та іншої документації. Організація службових поїздок.
• Сканування, реєстрація, направлення та моніторинг кореспонденції та документів, оцінка терміновості або критичності матеріалів, та привернення уваги відповідального персоналу. Інформування та нагадування відповідальним особам про дати відповіді та терміни виконання, надання відповідних матеріалів. Періодичне оновлення керівника та членів команди про статус виконання програми, потенційні проблеми та можливості.
• Моніторинг аспектів виконання діяльності та наявності коштів для бюджетних рівнів проектів/програм і фінансових витрат за допомогою системи ERP (GSM) та інших корпоративних інструментів. Підготовка планування, моніторингу та оцінки проекту  Введення рекомендацій щодо службових поїздок та видача нагадувань про подальші дії, а також ведення записів моніторингу та оцінки проектів/програм.
• Організація адміністративних заходів на рівні країни та між країнами, включаючи підготовку різних документів, пов'язаних із закупівлею товарів і послуг, організацію навчальних поїздок і службових поїздок відповідно до корпоративних вказівок та затвердженого програмного бюджету.
• Допомога в організації зустрічей, які проводяться в офісі або в країнах-членах (робочі групи, семінари/курси, тренінги та симпозіуми), а саме: адміністративна підготовка, організація практичних місцевих заходів, попередній транспорт документів/обладнання та забезпечення гостинності. Надання адміністративної та секретарської підтримки під час зустрічей та виплата добових учасникам, якщо необхідно. Підготовка адміністративних звітів.
• Створення та підтримка архіву технічних документів та кореспонденції. Формування архівів та складання довідкових матеріалів за потреби. Доступ і вилучення інформації з відповідних баз даних та оновлення за потреби.
• Відповідь на телефонні запити та дії щодо них. Оцінка критичності технічних запитів і направлення їх до відповідного персоналу для відповіді. Координація призначень для керівників та членів команди, організація програм для відвідувачів.
• Надання консультацій та рекомендацій всім співробітникам щодо загальних офісних практик та процедур; допомога/заміна колег у команді та виконання інших пов'язаних обов'язків за потреби.
• У співпраці з технічними та адміністративними командами, активна участь у підготовці пропозицій для донорів та звітів для донорів (фінансові та ресурсні компоненти) та своєчасне управління ресурсами.

НЕОБХІДНА КВАЛІФІКАЦІЯ

Освіта

Обов’язково: Середня освіта, пов'язана із технічним спрямуванням або еквівалент
Бажано: Вища освіта від акредитованого університету.

Досвід

Обов’язково: щонайменше 5 років відповідного досвіду в секретарській/адміністративній сфері АБО 3 роки відповідного досвіду з дипломом в галузі державного або бізнес-адміністрування або в будь-якій іншій відповідній сфері.

Бажано: досвід роботи в ВООЗ або іншій міжнародній організації охорони здоров’я

Навички

• Вміння працювати з стандартними офісними програмами (застосунки MS Office)
• Уміння користуватися комп'ютерними системами та базами даних.
• Навички роботи з системами ERP на базі Oracle або іншими є перевагою.

Мовні навички

Обов’язково:

• Досконале знання української та англійської мови

ВИНАГОРОДА

Винагорода включає річну базову заробітну плату від 19,696 доларів США (з урахуванням відповідних обов’язкових відрахувань на пенсійні внески та медичне страхування) і 30 днів щорічної відпустки.

Location: Kyiv

DESCRIPTION OF DUTIES

• Draft correspondence and documents based on written/verbal prompts from the Professional staff of the unit(s) and Country Office. Independently compose and finalize correspondence of an administrative nature. Revise unit correspondence, reports, and documents for proper form and (non-technical) content. Take notes at meetings. Type reports and other documentation. Arrange duty travel.
• Scan, record, refer and follow up correspondence and documents, evaluate the urgency or critical nature of items, and bring them to the attention of the responsible staff. Inform and remind responsible staff of follow-up dates and deadlines for response or specific actions, supplying supporting material as appropriate. Periodically update supervisor and team members on the program implementation status, and potential issues and opportunities.
• Using ERP system (GSM) and other corporate tools, monitor aspects of the implementation of activities and availability of funds for project/programme budget levels and financial expenditures, according to the approved projects. Assemble draft background for planning, monitoring and evaluation exercises. Input duty travel recommendations and issue reminders regarding follow-up, as well as record project/programme monitoring and evaluation notes.
• Make administrative arrangements for the country and inter-country activities, including preparation of various committal documents related to the procurement of goods and services, arrangements of study tours and duty travel as per corporate guidelines, and in accordance with the approved programme budget/collaborative programmes with countries.
• Assist in organizing meetings held in-house or in Member States (working groups, seminars/courses, workshops, and symposia), i.e.: make administrative preparations, including organisation of practical local arrangements, advance transport of documents/equipment and hospitality. Provide administrative and secretarial support during the meetings and pay per diem to participants if required. Prepare administrative reports.
• Establish and maintain the unit's filing system of technical documents and correspondence. Create background files and compile reference material as appropriate. Access and retrieve information from relevant databases and updates as required.
• Respond to and act on telephone enquiries. Assess the critical nature of technical enquiries and refer them to appropriate staff for reply. Coordinate appointments for supervisors and team members and organize programmes for visitors.
• Provide briefing and guidance to all staff on general office practices and procedures; assist/replace colleagues in the team and perform other related duties as required.
•  In coordination with the technical and admin team, take a proactive role and assist with the preparation of donor proposals and donor reports (financial and resource management components) and timely management of resources.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Equivalent to graduation from secondary school or technical or commercial school.
Desirable: Higher education from an accredited educational institution an asset.

Experience

Essential: At least 5 years of relevant experience in the in the secretarial/administrative field OR 3 years of relevant experience in the in the secretarial/administrative field with a First level university Degree in public or business administration or any other relevant degree.

Desirable: Experience in an international environment or institution. Relevant experience in WHO or in the UN.

Use of language skills

Essential: Excellent knowledge of English and Local language.
Desirable: Knowledge of any other official UN language.

SKILLS

• Proficiency in the use of standard office software (MS Office applications) and note-taking.
• Operation of computerized systems and databases.
• Training in Oracle-based or other ERP systems an asset.

REMUNERATION

WHO offers staff in the G5 General Services category an attractive remuneration package that comprises an annual net base salary starting at USD 19,696 and 30 days of annual leave.

Посилання для подачі заявок/The link for applications submission:

https://careers.who.int/careersection/ex/jobdetail.ftl?job=2403632&tz=GMT%2B03%3A00&tzname=Europe%2FKiev