В подчинении - 8 сотрудников

Основные функциональные обязанности:

Организация и контроль систематизированного учета проданной рекламы;

Формирование финансовой и аналитической отчетности по проданной рекламе;

Организация и контроль системы документационного обеспечения продаж и производства рекламы;

Контроль соблюдения финансовой политики при продаже рекламы;

Организация и контроль эффективного автоматизированного учета проданной рекламы и финансовой отчетности при помощи CRM;

Участие в формировании бюджета доходов от рекламы.

Достижения: Усовершенствование и упорядочение системы продаж рекламы в части документооборота и учета. Внедрение рекламного модуля учета проданной рекламы на платформе 1С:8.

Организация работы административных служб Компании (главного офиса и 5 филиалов);

координация решения всех административных вопросов;

планирование, ведение и контроль бюджета административного департамента;

организация работы с подрядными организациями (бизнес-поездки (отели, билеты, визы); клининг; курьерские службы; хозяйственное обеспечение офиса; подписные агентства, мобильная связь, организация питания (корпоративное кафе);

организация и курирование транспортного обеспечения сотрудников офиса (автопарк Компании; корпоративное такси);

организация работы склада и сохранности МЦ, в том числе: регистрация приема/выдачи/расходных материалов; ведение учета и первичных документов приход/расход ТМЦ; составление отчетов по приходу/расходу ТМЦ, по запасам и остаткам на складе;

организация и контроль документационного обеспечения управленческой деятельности компании;

регламентация системы документооборота (создание нормативных документов по делопроизводству и документообороту Компании), а также описание бизнес-процессов Компании;

работа с распорядительными документами Компании;

постановка и ведение документооборота договоров Компании;

разработка Сводной номенклатуры дел Компании;

организация работы по формированию архива Компании (подготовка, согласование с Главархивом актов к уничтожению документов, описей дел постоянного и временного хранения);

организация и контроль документооборота между ГО и филиалами Компании, в том числе построение системы документооборота в филиалах Компании;

контроль административной работы в филиалах Общества;

административная поддержка внутренних проектов компании.

Построение единой системы документооборота Компании на базе автоматизированной системы с «нуля» (в подчинении - делопроизводители, ассистенты):

организация, установление и сопровождение общих правил работы с документами;

разработка нормативно-методической базы системы документооборота (Положения по ведению делопроизводства; о контроле исполнения документов; по организации и ведению документооборота распорядительных и нормативных документов; по ведению конфиденциального делопроизводства, Номенклатуры дел Компании);

внедрение и совершенствование автоматизированной системы документооборота (на платформе Lotus Notes);

организация и ведение полного цикла работы с распорядительными, нормативными, конфиденциальными документами, а также системы контроля исполнения;

организация работы с курьерскими службами (проведение тендеров, заключение договоров, ведение расчетов);

планирование, разработка и контроль исполнения бюджета структурного подразделения (периодические издания, расходные материалы, курьерские услуги);

выполнение функций секретаря Правления Компании (стенографирование заседаний Правления, оформление и рассылка протоколов и материалов).

Руководство и планирование работы Отдела (в подчинении - секретариат).

Организация работы по делопроизводству и документообороту группы предприятий Компании с «нуля»:

разработка нормативно-методической базы системы документооборота (Положения по ведению делопроизводства; о контроле исполнения документов; по организации и ведению документооборота распорядительных и нормативных документов и др.);

постановка и ведение контроля исполнения документов на базе автоматизированной системы документооборота «Дело»;

создание библиотеки Компании;

внедрение проекта «Создание архива документов», в том числе создание структурированного протокольного досье, номенклатуры и описи дел по всем направлениям деятельности Компании;

упорядочение и централизация приобретения, учета и использования периодических изданий и специальной литературы;

регламентация различных сфер деятельности Компании (разработка нормативных документов по финансовой, кадровой и коммерческой деятельности);

разработка и контроль исполнения бюджета на офисные нужды (периодические издания, литература, канцтовары и расходные материалы, презентационные мероприятия, тренинги и семинары, корпоративные мероприятия);

обеспечение офиса канцтоварами и другими расходными материалами.

Главный специалист Управления экономики

Основные функциональные обязанности:

Ведение экономической работы группы производственных предприятий, в том числе:

Прием и обработка оперативных отчетов предприятий по производству;

Составление аналитических справок и обзоров по экономическим показателям предприятий;

Отчетность перед органами государственного управления об итогах работы предприятий.

Заведующая канцелярией

Основные функциональные обязанности:

Координация деятельности Канцелярии;

ведение полного цикла работы по документам органов государственного управления (Администрация Президента; Кабинет Министров Украины);

ведение автоматизированного контроля исполнения документов в центральном аппарате Корпорации;

разработка нормативно-методической базы по ведению делопроизводства;

выполнение функций секретаря коллегии Корпорации.