Адміністративний Асистент

Про компанію:

Span - глобальна IT компанія з офісами в Хорватії, Великобританії, США, Словенії, Швейцарії, Молдові, Німеччині, Азербайджані, Естонії та Україні. Ми пропонуємо послуги з проєктування та розробки ІТ-систем і технічної підтримки користувачів в Україні. Історія компанії почалась з 1993 року у Загребі. Швидко отримавши статус Microsoft Gold Certified Solution Provider, ми перетворились на глобальну ІТ-компанію.
 

Пропонуємо Вам стати частиною зростаючої команди професіоналів з України, які вкладають час та зусилля у спільну спаву! 
У Span Group працює понад 850 осіб, і ця кількість постійно зростає. 

Ми пишаємося тим, що сприяємо створенню спільного та інклюзивного робочого середовища, де кожен член команди відіграє вирішальну роль у нашому успіху. Оскільки ми продовжуємо зростати, ми шукаємо цілеспрямованого та орієнтованого на деталі спеціаліста з адміністративних питань, який би приєднався до нашої команди. 
Адміністративний асистент надаватиме необхідну підтримку, виконуючи різноманітні канцелярські та адміністративні завдання. Успішний кандидат відповідатиме за підтримання організованого офісного середовища, управління комунікаціями, координацію графіків та допомогу у виконанні щоденних операційних завдань. Ця роль вимагає проактивної людини з відмінними комунікативними та організаційними навичками.

Ви - ідеальний кандидат, якщо: 

• Володієте англійською мовою на рівні B1-B2.
• Бажано, але не обов'язково: маєте досвід роботи з кадровим адмініструванням.
• Маєте Диплом про повну загальну середню освіту або його еквівалент; додаткова освіта або сертифікація в галузі діловодства є перевагою.
• Підтверджений досвід роботи в якості адміністративного асистента або на аналогічній посаді.
• Досвідчений користувач Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Маєте організаторські здібності, у вас багато їдей, та бажання їх втілювати.
• Маєте відмінні навички письмової та усної комунікації.
• Здатні працювати самостійно та в команді.
• Обережні і надійні при роботі з конфіденційною інформацією. 

Ваші обов'язки:

Офіс-менеджмент:

• забезпечення ефективної роботи офісу, комунікація і  координація роботи з постачальниками та сервісними компаніями;
• комунікація з арендаторами офісного приміщення;
• канцелярія, продукти харчування, чистота офісу (контроль клінігу офісу), логістичні послуги (контроль кур'єра,та оптимізація його роботи),контроль служби таксі та організація подорожей співробітників, комунікація з підрядниками, закупівля всього необхідного для роботи офісу;
• підготовка до нарад
• оформлення зустрічей
• допомога в проведенні корпоративних заходів

Комунікація:

• Професійно відповідати на телефонні дзвінки та скеровувати їх.
• Швидко та ефективно відповідати на електронні листи та іншу кореспонденцію.
• Складати, редагувати та вичитувати документи за необхідності. 
• співпрацювати з різними відділами компанії для оновлення та підтримки офісних політик, а також формування та керування бюджету офісу.

Планування та координація:

• Організація, планування відряджень, поїздок співробітників по місту. Допомога в плануванні та організації корпоративних заходів і зустрічей.
• допомога в організації HR івентів;

Введення даних та ведення документації:

•  Вести реєстр документів.
  
  

Адміністративна підтримка:

• Допомага у підготовці звітів, документів.
• Відстеження витрат та обробка рахунків-фактур.
• Допомага іншим членам команди з адміністративними завданнями за потреби.
• забезпечення комфортної роботи колективу;
• виконання адміністративних завдань: складання звітів, підготовка документації, комунікація з відділом бухгалтерії, юридичним відділом. Комунікація з керіниками компанії. 

Робота з відвідувачами та гостями:

• Привітно та професійно зустрічати відвідувачів та надавати їм допомогу.
• Підготовка конференц-залів та гостинність. 

Умови роботи:

• конкурентний рівень заробітної плати;
• офіційне працевлаштування з першого дня згідно з КзпП;
• можливість постійного професійного, особистісного та кар'єрного зростання.
   

Якщо ви маєте бажання працювати в динамічному середовищі, володієте необхідними навичками, та готові долучитися до нашої команди, будемо раді отримати ваше резюме.