Координатор з операційної діяльності/Operations Coordinator

FHI 360

Харків

В офісі/на місці

Повна зайнятість

Проектна робота

Бронювання співробітників

Тривалість контракту: до 31 березня 2026 року з можливістю продовження

Місце розташування посади: Дніпро або Харків або Миколаїв або Одеса

FHI 360 — американська неурядова організація, спрямована на покращення життя довгостроковими способами шляхом розвитку інтегрованих, локально орієнтованих рішень. Команда Crisis Response від FHI 360 реагує на гуманітарну кризу в Україні через інтегровану програму в сфері охорони здоров’я, захисту, MHPSS та WASH, спрямовану на зменшення захворюваності та смертності серед населення, постраждалого від конфлікту. Для отримання додаткової інформації відвідайте наш вебсайт: www.fhi360.org

Короткий опис посади:

Координатор/ка операцій (лише національний персонал), під керівництвом Заступника Координатора реагування, керує командами логістики та адміністрації на рівні офісу в країні. Як технічна контактна особа з питань операцій, спеціаліст/ка надаватиме рекомендації та підтримку, у партнерстві з польовими координаторами, персоналу логістики та адміністрації польових офісів.

Координатор/ка операцій відіграватиме ключову роль у команді керівництва в країні, здійснюючи нагляд за персоналом і діяльністю операцій, що підтримують реалізацію проектів у середовищах із нестачею ресурсів і високим рівнем небезпеки. Спираючись на рекомендації штаб-квартири, ця посада відповідатиме за дотримання та стандартизацію операцій та забезпечення того, що служби підтримки відповідають потребам програми.

Координатор/ка операцій співпрацюватиме з колегами з різних відділів для визначення системних потреб, вузьких місць у процесах та розробки унікальних рішень, що сприятимуть більш своєчасним, ефективним і підзвітним операціям. Також передбачена підтримка у плануванні готовності, розробці навчальних матеріалів, проведенні тренінгів, коучингу та наставництві персоналу.

Обов’язки:

Відповідальний/-а за гуманітарне реагування на місцях, включно з управлінням логістикою (автопарк, закупівлі, інвентар/активи), адміністрацією, зовнішнім представництвом та плануванням переходів.
Керувати та наставляти польовий персонал із логістики, адміністрації та інших функцій для створення міцної основи для програм надзвичайного реагування.
Брати участь у розробці стратегій реагування у співпраці з технічними та програмними фахівцями, а також регіональним і національним керівництвом.
У партнерстві з польовими координаторами підтримувати оцінку операційних потреб та запуск операційних структур у нових локаціях.
Брати участь у розробці та забезпеченні ресурсами (персонал і фінанси) нових програм, що відповідають короткостроковим і довгостроковим потребам постраждалих громад.
Здійснювати нагляд за дотриманням політик, процедур і практик FHI 360, особливо щодо закупівель, управління активами та майном; за потреби рекомендувати коригування політик для країни або надзвичайних ситуацій.
Підтримувати щорічний перегляд Операційного посібника для України. Проводити навчання або оновлювальні тренінги щодо процедур логістики та подорожей, оновлювати розділи разом із відповідальними власниками контенту.
Покращувати впровадження стандартних протоколів логістичних процесів, включаючи закупівлі, складське зберігання, управління активами та доставку товарів. Особливу увагу приділяти ланцюгу постачання фармацевтичних товарів і медичного обладнання.
Забезпечувати дотримання правил імпорту та митного оформлення в країні, а також відповідних процедур, визначених контекстом.
Перевіряти реєстри активів та інвентарю, включаючи розподіл обладнання, технічне обслуговування та списання згідно з правилами FHI 360 та донорів. Забезпечувати проведення щорічної інвентаризації активів.
Підтримувати планування закупівель для програмних та інших операційних відділів.
Виявляти та забезпечувати належне управління і технічне обслуговування об’єктів (офіси, житло, склади), а також критично важливого обладнання (генератори) та переглядати потреби в транспорті й активах.
Керувати бюджетами операцій, перевіряти щомісячні витрати та надавати інформацію для прогнозування та аналізу фінансових потоків.
Переглядати та затверджувати запити на закупівлі для операційних відділів відповідно до бюджетів проектів і реальних потреб.
Співпрацювати із Заступником Координатора реагування та штаб-квартирою для вирішення проблем і надання рекомендацій щодо коригувальних заходів.
Виступати за необхідну підтримку для офісу в країні та підтримувати регулярну комунікацію з фахівцями штаб-квартири (логістика, глобальні закупівлі, ІТ тощо).
Керувати персоналом і зосереджуватися на розвитку потенціалу, особливо менеджерів відділів. Забезпечувати лідерство та роботу в команді.

Необхідні знання та навички:

Знання та застосування Основних гуманітарних стандартів (CHS), стандартів Sphere та Кодексу поведінки Червоного Хреста/НУО.
Досвід роботи з фінансуванням уряду США та знання регуляцій USG, включно з 2 CFR 200.
Бажаний досвід роботи з фінансуванням ООН, FCDO і приватних фондів.
Досвід підтримки керування багатосекторними проектами та їх впровадження.
Досвід у плануванні, розподілі робочого навантаження, розвитку персоналу та нарощуванні потенціалу.
Досвід управління операційним відділом у складних, стратегічних проектах на національному або міжнародному рівні.
Вільне володіння українською та англійською мовами.

Уміння розв’язувати проблеми та вплив:

Працює над завданнями різної складності, що потребують аналізу та інтерпретації різних факторів.
Застосовує професійне судження при виборі методів та технік для визначення відповідних дій.
Будує продуктивні робочі відносини з внутрішнім і зовнішнім персоналом.
Прийняті рішення можуть впливати на підрозділ або напрям роботи у відділі.
Отримує методи та процедури щодо нових завдань.
Надає рекомендації молодшому персоналу.
Підпорядковується Заступнику Координатора реагування.
Регулярно співпрацює з Програмним Координатором, Польовими Координаторами та Фінансовим відділом.
Керує менеджером з логістики та закупівель, а також менеджером адміністрації.

Освіта:

Ступінь бакалавра або міжнародний еквівалент у галузі управління людськими ресурсами, бізнес-адміністрування, розвитку людини, інформаційних наук, міжнародного розвитку, соціальних наук, ланцюгів постачання, логістики, інженерії або суміжних сферах.
Перевага надається ступеню магістра або іншій вищій кваліфікації.
Сертифікація та/або ступінь у сфері гуманітарної логістики чи ланцюгів постачання медичних товарів — бажана.
Бажаний сертифікат з управління проектами.

Досвід:

5–8 років прогресивного і значного досвіду в гуманітарних програмах та/або реагуванні на надзвичайні ситуації, переважно в інтегрованих медичних проектах; включаючи 5+ років управлінського досвіду в НУО, з них щонайменше 3 роки значного польового досвіду роботи в умовах надзвичайного реагування та/або раннього відновлення.
Досвід роботи в зонах високого ризику, постраждалих від конфлікту — обов’язковий.
Досвід запуску та завершення операцій.
Знання операційної структури на основі територіального управління (area-based management).
Володіння програмами управління базами даних та онлайн-інструментами пошуку.
Чутливість до культурного різноманіття та розуміння політичних, контекстуальних й етичних аспектів роботи.
Уміння чітко, професійно та позитивно спілкуватися з клієнтами та персоналом.
Попередній досвід роботи в НУО, державних установах або приватних компаніях у прогресивних програмах гуманітарної допомоги або дотичних технічних сферах.
Здатність працювати у стресових умовах і з обмеженими ресурсами.

Типові фізичні вимоги:

Стандартні офісні умови.
Здатність тривалий час працювати за комп’ютером та виконувати повторювані дії на клавіатурі.
Здатність тривалий час сидіти або стояти.
Здатність піднімати 5–50 фунтів.

Використовувані технології:

Персональний комп’ютер, Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, електронна пошта), офісний телефон, мобільний телефон, принтер/копіювальна машина.

Вимоги щодо відряджень:

Понад 25%.

Цей опис посади узагальнює основні обов’язки. Він не визначає і не обмежує точні завдання, які можуть бути поставлені для виконання цих обов’язків. Документ не є трудовим договором. Керівництво залишає за собою право переглядати та змінювати цей документ у будь-який час.

Будь ласка, подавайте заявку через посилання на вебсайті вакансії або надішліть ваше резюме та мотиваційний лист на електронну адресу Відправити резюме із темою листа “Operations Coordinator – preferred location”.

Розглядатимуться лише заявки, подані англійською мовою.

Кандидати з інвалідністю заохочуються до подання заявки.

Length of contract: until 31 March 2026 with possibility of extension

Location of position: Dnipro or Kharkiv or Mykolaiv or Odesa

FHI 360 is a US-based NGO dedicated to improving lives in lasting ways by advancing integrated, locally driven solutions. FHI 360’s Crisis Response team is responding to the humanitarian emergency in Ukraine through an integrated health, protection, MHPSS, and WASH program focused on decreasing morbidity and mortality among the conflict-affected population. For more details, visit our website: www.fhi360.org

Job Summary:

The Operations Coordinator (national staff only), under the supervision of the Deputy Response Coordinator, manages the logistics and administration teams at the country office level. As the technical focal point for operations, the incumbent will provide guidance and support, in partnership with the Field Coordinators, to the field office logistics and administration staff. The Operations Coordinator will fill a critical role on the leadership team in country overseeing operations staff and activities supporting project delivery in resource-scarce and highly insecure environments. Drawing from home office guidance, the position will be responsible for adhering to and standardizing operations and ensuring support services are responsive to the needs of the program. The Operations Coordinator will collaborate with colleagues across departments to identify system needs, process bottlenecks, and to develop unique solutions to enable more timely, efficient, and accountable operations. In addition, s/he will support preparedness planning, developing instructional material, facilitating training, and coaching and mentoring staff.

Accountabilities:

Responsible for on-site humanitarian response including management of logistics (fleet, procurement, inventory/asset), administration, external representation, and transition planning.
Manage and mentor field staff in logistics, administration, field management, and other functions to create a strong foundation for emergency programming.
Participate in the development of response strategies in collaboration with technical/program leads, as well as Regional and Country management teams as appropriate.
In collaboration with Field Coordinators, support field assessments of operational needs and start-up of operational structures in new areas.
Participate in design and resourcing (people and funds) of new programming that meet near and longer-term program objectives of the affected community in Ukraine.
Oversee and ensure compliance with FHI 360 policy, procedures and practices, especially with regard to purchasing, asset, and property management; recommend country or emergency specific policy/procedures as required.
Support with the annual review of the Operations Manual for the Ukraine platform. Build awareness of its contents through training/refresher training on FHI 360 and Ukraine-specific logistics and travel processes and procedures, and update sections with content owners.
Enhance standard protocols for essential logistics processes are implemented, including procurement, warehouse, assets management, and commodity dispatch. Special emphasis to be placed on pharmaceutical and medical equipment supply-chain.
Ensure adherence to country importation and customs regulations and relevant context specific protocols.
Review the asset and inventory registries in country, including equipment allocation, maintenance, and disposal of assets in accordance with FHI 360 and donor regulations. Ensure a physical count of assets is conducted annually.
In coordination with other departments, support regular procurement planning of program and other operational departments.
Identify and ensure proper management and maintenance of facilities, including office, residence, warehousing, and other critical infrastructure needs, as well as high-value operational equipment (generators) and review transportation requirements / assets.
Manage operations budgets, reviewing monthly expenses for operations departments and providing inputs for accurate forecasting and pipeline analysis
Review/approve purchase requests for operations departments in line with project budgets, appropriate for the program, and driven by operations needs.
Consult with the Deputy Response Coordinator and HQ to troubleshoot issues and make recommendations for corrective actions. Advocate for the required support to the country office and maintain regular contract with HQ counterparts such as Logistics Specialist/ Global Procurement Department, IT and other HQ backstops.
Supervise personnel and focus on capacity building of staff, especially department managers. Provide leadership and team building

Applied Knowledge & Skills:

Knowledge and application of Core Humanitarian Standards (CHS) and Sphere standards and Red Cross/NGO Code of Conduct.
Experience working with US government funding and proficient in USG regulations, including 2 CFR 200
Experience with UN funding, FCDO, and private foundation funding preferred.
Demonstrated experience in supporting multi-sector project management and implementation.
Demonstrated work planning and scheduling, staff development and capacity building experience.
Demonstrated experience in leading and running an operations department in complex projects that are strategic in nature and national/international in scope.
Must be able to read, write, and speak proficiently in Ukrainian and English

Problem Solving & Impact:

Works on problems of diverse scope that require analysis or interpretation of various factors. Exercises judgment within selecting methods and techniques to determine appropriate action. Builds productive working relationships with internal and external staff.
Decision may affect a work unit or area within a department.
Receives methods and procedures on new projects and assignments. Provides guidance to other lower level personnel.
Reports to the Deputy Response Coordinator.
Engages regularly with the Program Coordinator, Field Coordinators, and Finance
Supervises the Logistics and Procurement Manager and Administration Manager

Education:

Bachelor Degree or its International Equivalent in – Human Resource Management, Business Administration, Human Development, Information Science, International Development, Social Sciences, Supply Chain, Logistics, Engineering or Related Field
Master or other advanced degree preferred.
Certification and/or Degree in humanitarian logistics or humanitarian medical supply chain preferred.
Certificate in project management preferred

Experience:

Progressive and significant experience 5-8 years in humanitarian programs and/or emergency repose, mainly in integrated health projects; including 5+ years of management experience in an NGO environment, with at least 3 years of significant field operations experience running emergency and/or early recovery programming.
Experience working in high-risk conflict affected areas required.
Experience establishing startup operations and closing out operations
Familiarity with area based management operational structure
Proficiency with database management software and on-line search tools required.
Sensitivity to cultural diversity and understanding of the political, contextual, and ethical issues in assigned areas.
Articulate, professional, and able to communicate in a clear, positive fashion with clients and staff.
Prior work experience in a non-governmental organization (NGO), government agency, or private company of progressive program management experience in humanitarian assistance or related industry experience in a relevant technical area.
Ability to cope with stressful situations and work with limited resources.

Typical Physical Demands:

Typical office environment.
Ability to spend long hours looking at computer screen and doing repetitive work on a keyboard.
Ability to sit and stand for extended periods of time.
Ability to lift 5-50 lbs.

Technology to be Used:

Personal Computer, Microsoft Office 365 (i.e. Word, Excel, PowerPoint, e-mail), office telephone, cell phone and printer/copier.

Travel Requirements:

Greater than 25%

This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time. management skills.

Please apply via the link above on the vacancy website or email your CV and Cover letter to Відправити резюме with "Operations Coordinator-preferred location" in the subject line.

Only applications submitted in English will be considered.

Candidates with disabilities are encouraged to apply.

Olga Yaniuk