Communications Officer / Фахівець із зв'язків з громадськістю та пресою

! To apply for this vacancy, please respond by attaching your CV and cover letter in English and Ukrainian.

! Щоб подати свою кандидатуру на цю вакансію - відгукніться, будь ласка, на неї, долучивши резюме та мотиваційний лист англійською та українською мовами.

Overall Purpose

To gather resources and prepare materials which contribute actively to generating awareness and support for Medair’s work in Ukraine. The primary focus is on international audiences, with an expectation to also identify opportunities with national audiences. The Communications Officer works closely with the Programme Funding Manager to fulfil requirements for institutional donors and foundations, with input into proposals and contributions to reports.

The successful candidate will be a dynamic, passionate, and creative communicator with professional experience and skills in communications, fundraising, public relations, media or a related field. S/he will be highly motivated, capable of managing an exciting and varied workload, and able to operate and take initiative in complex but fascinating contexts.

Given the high importance of private, in addition to institutional, funding, the role is essential in ensuring that Medair raises the financial support and awareness necessary to achieve its mission.  

Project Overview

Medair works in Ukraine to assist people who have been impacted by conflict. This includes multi-sectoral relief projects, currently in northern and western Ukraine. The programme will continue to respond in new areas as needed, and the Communications Officer is responsible for collecting stories, quotes, photos, video clips, and programme updates for all project sites in Ukraine. 

Communications and Fundraising Resources

• Travel frequently to field sites (including Ternopil, Khmelnytskyi, Vinnytsia, Sumy, Kharkiv and Donetsk Oblasts) to pro-actively and re-actively obtain resources including photography, interviews, case studies, quotes, video etc.
• Gather and prepare communication materials for publishing on Medair’s website, social media, and in donor communications
• Ensure that there is a collection of high-quality photos, video clips, and quotes from beneficiaries, staff, and communities for each project within the Ukraine response
• Proactively engage in regional communications meetings, and the monthly global editorial meeting, including pitching and collaborating with other Communications Officers from other country programmes
• Gather and prepare fundraising materials (e.g. gift handles, direct marketing resources, thank-you videos) in coordination with the Engagement Department at the Global Support Office (GSO) in Switzerland, and ensure quarterly updates of the First Stop document
• Work closely with the Regional Communications Manager (RCM) to gather specific resources for GSO or Affiliate Office initiatives and projects, the year-end campaign, events, or fundraising campaigns
• Provide in-country briefings to all staff about their role in communicating about the organisation and its work, and how to support the public communication and fundraising activities of Medair
• Act as the key Communications focal point for all communications enquiries about the Ukraine response. 
• Provide support to the Programme Funding Manager to deliver Private Funding proposals and reports to small institutional donors and foundations
• Contribute to making a communications plan for donor requirements, so as to gather the appropriate material on time

Media and Public Relations

• Regularly monitor local press and events and track mentions of Medair which may impact the perception of neutrality or impartiality
• Prepare, organise, and lead field visits of high-profile visitors, photographers, journalists, or media crews
• Propose press statements and news items according to the brand and media communication guidelines
• Advise national staff regarding media and communication. Develop Key Messages with the RCM and provide training to field staff as necessary for interviews
• Act as media spokesperson for Medair’s interests with Ukrainian-speaking media in coordination with RCM

Social Media

• Produce short content updates and creative interactive features for Medair’s international social media channels: Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, and YouTube, in coordination with the RCM and GSO
• Train and encourage field staff on the appropriate use of online social media. Actively monitor Ukrainian communications initiated by field staff (e.g. social media posts, personal websites, blogs, newsletters, etc.) and if necessary, propose corrective actions to ensure strong brand reputation

Internal Communication

• Assist field leadership team in developing tools and structures to pro-actively support the team in improving internal communication within the programme, e.g. internal news, contributing to team meetings, etc.
• Distribute the Annual Report, newsletters and other communication material among staff and external contacts in the field as appropriate
• Train project teams in communication guidelines specific to the Ukrainian context

Brand and co-branding Coordination

• Assist Medair staff on institutional donor and Medair visibility budgets, conditions, and requirements 
• Create field communication tools at the request of the Project Managers or other field staff
• Raise awareness about appropriate branding in team trainings and meetings; ensure that Medair staff, facilities and equipment have access to appropriate Medair branded items. 

Qualification / Experience

Essential           Vocational qualification             Degree/professional qualification     Professional qualification in communications/fundraising/PR/media/marketing or a related field

Desirable  Training or experience in multi-media production and editing

Work experience

Experience in media, communications, advertising, marketing, or fundraising        Professional experience in a similar position

Languages       Excellent English (spoken and written) and Ukrainian (spoken and written)     

IT           Computer literate with good working knowledge of Microsoft Excel, Word and Outlook, knowledge of Adobe InDesign and Lightroom

Strong grasp of online social media tools and techniques              Knowledge and experience with video editing software

Motivation

Passion for and understanding of humanitarian issues and humanitarian principles

Understanding of the Ukraine Crisis.    Desirable Experience with non-profit fundraising or marketing

Team-building

Excellent and inspiring communicator, Keen to share information internally and provide training

Self-starter while being a team player, Diplomatic. Desirable Experience in cross-cultural communication

Adaptability

Capacity to work under pressure and manage personal stress levels, Able to work to tight deadlines and manage multiple priorities, Creative, open-minded, flexible, self-learner, Ability to relate and establish good rapport well with many kinds of people

Desirable Willingness to be stretched professionally, personally, Quick learner, teachable

Technical expertise

Highly organised with a creative flair and good attention to detail, Able to interact with people in crisis to gather stories with tact and diplomacy, Excellent writing skills in English and Ukrainian, adaptable to varied internal and external audiences, adapting technical language, ‘human interest’ angles and sector needs, Above-average photography skills and ability to collect video footage.

Desirable Ability to dialogue with the media in written and verbal communication, Awareness and interest in creating social media content

Management and leadership

Pro-active approach, Able to handle multiple tasks and prioritise clearly. Desirable Able to support policies and procedures within the programmes team

Areas of expertise

Communications / Marketing 

Fundraising

Public Relations / Media

Social Media/Digital Communications

MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.

______________________________________________________________________________________________

Загальна мета

Зібрати ресурси та підготувати матеріали, які активно сприятимуть підвищенню обізнаності та підтримці роботи Medair в Україні. Основна увага зосереджена на міжнародній аудиторії, з надією також визначити можливості для національної аудиторії. Офіцер із комунікацій тісно співпрацює з менеджером з фінансування програми, щоб виконати вимоги до інституційних донорів і фондів, роблячи внески в пропозиції та звіти.

Успішний кандидат буде динамічним, пристрасним і креативним комунікатором із професійним досвідом і навичками у сфері комунікацій, збору коштів, зв’язків з громадськістю, медіа чи в суміжній сфері. Він/вона буде мати високу мотивацію, здатний справлятися із захоплюючим і різноманітним робочим навантаженням, а також здатний працювати та проявляти ініціативу в складних, але захоплюючих контекстах.

Враховуючи високу важливість приватного, на додаток до інституційного, фінансування, ця роль є важливою для забезпечення того, щоб Medair підвищував фінансову підтримку та обізнаність, необхідні для досягнення своєї місії.

Огляд проекту

Medair працює в Україні, щоб допомогти людям, які постраждали від конфлікту. Це включає багатогалузеві проекти допомоги, які зараз здійснюються на півночі, заході та сході України. Програма продовжуватиме реагувати в нових сферах за потреби, а спеціаліст із комунікацій відповідає за збір історій, цитат, фотографій, відеокліпів та оновлень програми для всіх сайтів проекту в Україні.

Основні обов'язки та відповідальність

Комунікації та ресурси для збору коштів

• Часті поїздки на місця (включаючи Тернопільську, Хмельницьку, Вінницьку, Сумську, Харківську та Донецьку області), щоб активно та повторно отримувати ресурси, зокрема фотографії, інтерв’ю, тематичні дослідження, цитати, відео тощо.

• Збирати та готувати комунікаційні матеріали для публікації на веб-сайті Medair, у соціальних мережах і для донорських комунікацій

• Забезпечення наявності колекції високоякісних фотографій, відеокліпів і цитат від бенефіціарів, персоналу та громад для кожного проекту в рамках відповіді України

• Активно брати участь у регіональних зустрічах із зв’язків з громадськістю та щомісячних глобальних редакційних зустрічах, включаючи презентації та співпрацю з іншими спеціалістами з комунікацій з програм інших країн

• Збирати і готувати матеріали для збору коштів (наприклад, ручки для подарунків, ресурси прямого маркетингу, відео подяки) у координації з відділом залучення Глобального офісу підтримки (GSO) у Швейцарії та забезпечувати щоквартальне оновлення документа First Stop

• Тісно співпрацювати з регіональним менеджером із комунікацій (RCM), щоб зібрати конкретні ресурси для ініціатив і проектів GSO або дочірнього офісу, кампанії наприкінці року, заходів або кампаній зі збору коштів

• Проводити брифінги в країні для всіх співробітників щодо їхньої ролі в інформуванні про організацію та її роботу, а також про те, як підтримувати комунікацію з громадськістю та діяльність Medair із збору коштів

• Виконувати функції основного координатора комунікацій для всіх запитів щодо відповіді України.

• Надавати підтримку менеджеру з фінансування програми для надання пропозицій щодо приватного фінансування та звітів малим інституційним донорам і фондам

• Сприяти створенню плану комунікацій щодо потреб донорів, щоб вчасно зібрати відповідний матеріал

ЗМІ та зв'язки з громадськістю

• Регулярно відстежувати місцеву пресу та події та відстежувати згадки про Medair, які можуть вплинути на сприйняття нейтралітетності чи неупередженості

• Підготовка, організація та проведення візитів високопоставлених відвідувачів, фотографів, журналістів або команд ЗМІ

• Пропонувати заяви для преси та новини відповідно до правил комунікації бренду та ЗМІ

• Консультувати національний персонал щодо ЗМІ та комунікації. Розробити ключові повідомлення разом з RCM та забезпечувати навчання персоналу на місцях, якщо це необхідно для проведення інтерв’ю

• Виконувати функції прес-секретаря інтересів Medair з україномовними ЗМІ у координації з RCM

Соц.медіа

• Створення коротких оновлень вмісту та творчих інтерактивних функцій для міжнародних каналів соціальних медіа Medair: Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn та YouTube у координації з RCM та GSO

• Навчання і заохочення персоналу на місцях щодо належного використання соціальних мереж онлайн. Активно відстежувати українську комунікацію, ініційовану персоналом на місцях (наприклад, публікації в соціальних мережах, особисті веб-сайти, блоги, інформаційні бюлетені тощо) і, якщо необхідно, пропонувати коригувальні дії для забезпечення міцної репутації бренду

Внутрішня комунікація

• Допомога команді керівництва на місцях у розробці інструментів і структур для проактивної підтримки команди в покращенні внутрішньої комунікації в рамках програми, напр. внутрішні новини, участь у зустрічах команди тощо.

• Розповсюджувати річний звіт, інформаційні бюлетені та інші комунікаційні матеріали серед персоналу та зовнішніх контактів на місцях, якщо це необхідно

• Навчання команди проекту правилам комунікації, що стосуються українського контексту

Координація бренду та ко-брендінгу

• Допомагати персоналу Medair щодо бюджетів, умов і вимог до інституційних донорів і Medair

• Створити засоби комунікації на місцях на прохання керівників проекту або іншого персоналу на місцях

• Підвищувати обізнаність щодо відповідного брендингу під час командних тренінгів і зустрічей; переконатися, що персонал, приміщення та обладнання Medair мають доступ до відповідних фірмових товарів Medair

Специфікація посади

Кваліфікація / Досвід

Професійна кваліфікація - основний ступінь/професійна кваліфікація

Бажана професійна кваліфікація у сфері комунікацій/залучення коштів/PR/ЗМІ/маркетингу або в суміжній галузі, Навчання або досвід створення та редагування мультимедійних матеріалів

Досвід роботи

Досвід у медіа, комунікаціях, рекламі, маркетингу чи фандрайзингу. Бажано: професійний досвід на аналогічній посаді.

Мови

Відмінно Англійська (розмовна та письмова) та українська (розмовна та письмова).

ІТ

комп’ютерна грамотність з хорошим робочим знанням Microsoft Excel, Word і Outlook, знання Adobe InDesign і Lightroom. Бажано: знання та досвід роботи з програмним забезпеченням для редагування відео.

Мотивація

Пристрасть і розуміння гуманітарних питань і гуманітарних принципів, Розуміння української кризи. Бажаний досвід некомерційної фандрейзингу або маркетингу, Командоутворення, Чудовий і надихаючий комунікатор, готовий ділитися внутрішньою інформацією та проводити навчання, Самостійний, будучи командним гравцем, дипломатичний.

Бажаний досвід міжкультурного спілкування

Адаптивність

Здатність працювати під напругою та керувати особистим рівнем стресу, Здатність працювати в стислі терміни та керувати кількома пріоритетами, Креативна, відкрита, гнучка, здатна до самонавчання, Здатність спілкуватися та встановлювати хороші стосунки з багатьма людьми

Бажано Готовність до професійного, особистого розвитку, Швидке навчання, здатність до навчання

Технічна експертиза

Високоорганізований, з творчим талантом і увагою до деталей, здатний взаємодіяти з людьми в кризовій ситуації, щоб збирати історії з тактом і дипломатичністю, відмінні навички письма англійською та українською, адаптація до різноманітної внутрішньої та зовнішньої аудиторії, адаптація технічної мови, «людський інтерес» ' ракурси та потреби в секторах, навички фотографії вище середнього та вміння збирати відеоматеріал.

Бажана здатність вести діалог із ЗМІ в письмовій та усній формі спілкування, обізнаність та інтерес до створення контенту соціальних мереж

Менеджмент і лідерство

Проактивний підхід, здатність виконувати багато завдань і чітко розставляти пріоритети. Бажано Здатність підтримувати політику та процедури в команді програми

Галузі знань

Комунікації / Маркетинг

Збір коштів

Зв'язки з громадськістю / ЗМІ

Соціальні медіа/цифрові комунікації

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.