Office Travel Manager

Київ

В офісі/на місці

Повна зайнятість

SharksCode — українська IT-компанія, яка спеціалізується на розробці високотехнологічних програмних рішень і платформ у B2B, зокрема у сфері iGaming.
Ми шукаємо енергійну особистість, яка здатна тримати під контролем життя офісу, помічати кожну деталь і зустрічати наших гостей та команду щирою посмішкою.

Критичні вимоги до кандидата:
• організаційні здібності та мультитаскінг (пріоритизація та тайм-менеджмент);
• комунікативні навички (грамотність, етикет, неконфліктність);
• стресостійкість та адаптивність (позитивне мислення, уважність до деталей, виваженість);
• технічна та цифрова грамотність (робота з оргтехнікою, документообіг та пакет MS Office).

Вимоги до кандидата (Travel-компетенції):

• здатність самостійно вести travel-процеси та приймати рішення;

• робота з міжнародними маршрутами, групами та складними логістичними ланцюжками;

• вміння планувати, прогнозувати та контролювати бюджети;

• стресостійкість у динамічних умовах, високий рівень сервісності та відповідальність.

Функціональні обов’язки:
• Операційне управління та життєдіяльність:
– повне забезпечення офісу всім необхідним (food & drinks, канцелярія, господарські товари тощо) та взаємодія з кур’єрськими службами;
– координація наявних підрядників (флористи, клінінг, тех.обслуговування) та за необхідності пошук нових, контроль якості їхньої роботи;
– зустріч гостей та партнерів компанії;
– управління офісними паркомісцями, ведення таблиць запису та контроль оплат.

• Travel support (Україна та за кордон):

– розробка оптимальних маршрутів (Україна/за кордон), бронювання квитків, готелів та трансферів «під ключ»;

– консультування колег щодо візових правил та умов перетину кордонів; підтримка 24/7 під час поїздок;

– розрахунок витрат, погодження бюджетів з фін-департаментом та контроль оплат;

– підготовка інструкцій для мандрівників, збір закриваючих документів та фінансова звітність;

– участь у плануванні річного календаря корпоративних поїздок та івентів.

• Створення атмосфери та hospitality:
– втілення ідей для затишку: від оновлення декору та меблів до оперативного вирішення будь-яких офісних викликів для підтримки безперебійної роботи офісу;
– підтримка бездоганної чистоти та комфорту в спільних зонах (кухня);
– допомога колегам в адаптації до офісного простору;
– допомога в організації корпоративних івентів та пакуванні подарунків на свята;

• Системне управління процесами:
– планування витрат згідно з бюджетом, контроль своєчасної оплати рахунків;
– взаємодія з бухгалтерією та юристами у межах своєї зони відповідальності;
– підтримка роботи офісної техніки та робота в Jira (ведення тасок та обробка внутрішніх запитів від команди);
– управління вхідною/вихідною кореспонденцією.

• Teamwork:
– робота в синергії з іншими офіс-менеджерами;
– гнучкість у виконанні доручень керівництва та допомога в нестандартних ситуаціях;
– готовність тимчасово взяти на себе адміністрування та забезпечення життєдіяльності іншого офісу у разі відсутності колеги;

Буде перевагою (nice to have):
• ініціативність;
• енергійність;
• позитивне мислення;
• любов до людей і бажання робити офіс затишним =)

Кроки до оферу:

Знайомство – інтерв’ю з рекрутером.

Інтерв’ю з hiring manager.

Ти частина зграї SharksCode!

Ми пропонуємо:

24 оплачуваних дні відпустки, 14 лікарняних та 5 days off.

Гнучкий початок робочого дня – з 9:00 до 11:00.

Медичне страхування.

Бонуси та премії за результати роботи.

Офіс у центрі Києва, де завжди раді твоєму улюбленцю – ми pets friendly.

Lounge area в офісі, щоб переключитися від тасок.