Провідний фахівець з адміністрації та фінансів ACAPS \ Administration and Finance Technical Officer ACAPS

Аналізний центр ACAPS в Україні (UAH) здійснює моніторинг конфлікту в Україні та виробляє своєчасні, незалежні та високоякісні аналітичні продукти щодо гуманітарної ситуації в Україні та регіоні з березня 2022 року. З моменту свого заснування UAH надав комплексний набір аналітичних продуктів, включаючи детальні аналітичні звіти та набори даних.

Аналізний центр в Україні надає неупереджені, незалежні, своєчасні та високоякісні аналітичні продукти, які зміцнюють доказову базу для ухвалення рішень і програм реагування серед гуманітарних партнерів, що стосуються розвитку кризової ситуації в Україні. Проект також прагне посилити аналітичні можливості та здатність до оцінки в Україні через наставництво та технічну підтримку українського громадянського суспільства.

Проект складається з 20 співробітників і консультантів, які працюють переважно в Польщі та Україні.

Провідний фахівець з адміністрації та фінансів буде відповідальний за нагляд за адміністративними та фінансовими процесами в Аналізному центрі ACAPS в Україні під керівнитством керівника проєкту, лідера команди та у співпраці з NRC. Це включатиме розподіл та архівацію основних документів, моніторинг бюджету та бухгалтерії, а також підтримку у плануванні та бронюванні подорожей, заходів, семінарів тощо. Забезпечити дотримання необхідних процедур і політик, а також виконувати загальну офісну управлінську та адміністративну підтримку. Посада підтримуватиме всю команду в щоденних адміністративних та фінансових завданнях для підтримки всіх операційних процесів.

Обов'язки:
Адміністративна підтримка

• Координація дей офів команди та відстеження щорічних відпусток.
• Моніторинг та забезпечення синхронізації між різними HR платформами.
• Організація подорожей, семінарів та заходів у співпраці з командою.
• Забезпечення виконання всіх адміністративних процедур NRC.
• Співпраця з NRC з питань, пов'язаних з управлінням розміщенням і відшкодуванням витрат.
• Координація внутрішнього реєстру майна та ведення реєстру активів.

Фінансова підтримка

• Координація процесу закупівель у хабі, забезпечення підписання всіх документів і завершення усіх поставлених завдань.
• Забезпечення належного авторизації та відстеження робіт з консультантами, включаючи підписання контрактів, контроль за виконанням завдань, рахунками та іншими адміністративними завданнями (витрати на подорожі, взаємодія з відділом закупівель у Женеві тощо).
• Моніторинг бюджету, відстеження витрат і розробка бюджету для нових проєктів під наглядом лідера команди.
• Координація відстеження витрат ACAPS та бухгалтерії в офісах NRC.
• Забезпечення належного архівування документів.
• Відповідальність за технічну підтримку адміністративних інструментів та політик.

Ключові зв'язки

Технічний співробітник з адміністрації та фінансів буде тісно співпрацювати з підрозділом підтримки ACAPS для забезпечення узгодженості між адміністративними та фінансовими процесами ACAPS і NRC. Цей співробітник буде працювати з усіма членами хабу та адміністративним підрозділом NRC.

Кваліфікація
Загальні компетенції

• Вища освіта або професійне навчання в суміжних сферах (адміністрація, фінанси, менеджмент, бізнес, право, бухгалтерія).
• Мінімум 2 роки професійного досвіду в адміністрації або фінансах. Досвід роботи в гуманітарному секторі є великою перевагою.
• Досвід роботи з NRC (адміністрування/закупівлі/фінанси) — перевага.
• Добрі навички складання документів.
• Уміння пріоритезувати завдання.
• Здатність ефективно працювати в мультикультурному середовищі.
• Навички вирішення проблем, орієнтованість на результат.
• Вільне володіння письмовою та усною англійською та українською мовами.
• Володіння стандартними інструментами підтримки офісу ІТ, зокрема електронними таблицями, текстовими редакторами та програмами для презентацій.

Спеціалізовані навички, знання та досвід:

• Продемонстровані навички роботи з цифрами та уважність до деталей.
• Володіння Excel на високому рівні.

Поведенкові компетенції:

• Здатність працювати самостійно.
• Планування та досягнення результатів.
• Комунікація з повагою та тактовністю.
• Ініціювання дій.
• Увага до деталей та організованість.
• Здатність адаптуватися до змін.
• Орієнтація на результат та вирішення проблем.
  
  
  Детальний опис вакансії можна знайти за посиланням
  Заявки приймаються лише через сайт