Молодший фахівець з адміністративних питань / Administration Assistant

Представництво Датської Ради у справах біженців (ДРБ) є провідною міжнародною гуманітарною організацією, основною метою якої є захист, підтримка та просування довгострокових рішень для постраждалого від переміщення населення.

ДРБ існує в Україні з 2014 року. На даний момент у ДРБ працює понад 800 співробітників загалом на території України. У 2024 році ДРБ продовжить суттєве розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах соціально-правового захисту, економічного розвитку, відбудови житла та розселення та гуманітарного роззброєння та миробудівництва (гуманітарного розмінування), надаючи пряму підтримку відповідальним особам та громадським організаціям (ГО), а також їх партнерам. ДРБ надалі розвиватиме довгострокові рішення, адаптуючи їх до ситуації, що змінюється.

Наразі ДРБ шукає Молодшого фахівця з адміністративних питань для своєї діяльності в Миколаєві.

Ця позиція буде підпорядковуватись Менеджеру з адміністративно-господарської діяльності.

Загальна мета ролі: 

Молодший фахівець з адміністративних питань забезпечує підтримку щоденного функціонування офісу та реалізацію програм ДРБ у Південному регіоні, в зоні відповідальності Миколаївського офісу. Підпорядковується менеджеру з адміністративно-господарської діяльності, співпрацює з командою підтримки та програмним персоналом для забезпечення своєчасного виконання адміністративних завдань та надання необхідної підтримки іншим командам у своїй зоні відповідальності. 

Вашими основними обов’язками будуть:

• Виконувати завдання, пов'язані з орендою нерухомості, включаючи підготовку договорів з орендодавцями та вирішення проблем, пов'язаних з орендою приміщень.
• Підтримувати міжнародних співробітників у питаннях отримання візи, тимчасового дозволу на проживання, реєстрації.
• Надавати необхідну адміністративну підтримку програмному персоналу щодо організації відряджень, бронювання квитків та готелей, а також належної звітності.
• Ефективно співпрацювати з фінансовим, логістичним та програмними відділами для підготовки до своєчасного забезпечення необхідними матеріалами та послугами.
• Допомагати в організації заходів (семінарів, зустрічей тощо).
• Підтримувати Менеджера з адміністративно-господарскьої діяльності та Регіонального менеджера у питаннях адміністративної роботи.
• Контролювати дотримання міжнародного кодексу поведінки організації, внутрішніх інструкцій та процедур донорів щодо закупівель ДРБ, щоб уникнути конфлікту інтересів.
• Інші адміністративні завдання, які можуть бути доручені безпосереднім керівником.

Про Вас:

Щоб бути успішним в ролі Молодшого фахівця з адміністративних питань ми очікуємо, що ви будете мати мінімум 1 рік досвіду роботи у сфері адміністрування, закупівель або будь-якій іншій релевантній сфері, досвід роботи в НУО буде перевагою. Також ми очікуємо наступне:

• Добре знання програм Microsoft (наприклад, Excel та Word), досвід роботи з ERP системами буде перевагою.
• Культурна чутливість і здатність працювати в крос-культурному середовищі.
• Просунутий рівень володіння англійською мовою;
• Вільне володіння українською мовою.

Усі посади ДРБ вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями ДРБ:

• Прагнення до досконалості: зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів.
• Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків.
• Взяття ініціативи: взяти на себе відповідальність та ініціативу, прагнучи до інновацій.
• Комунікація: слухати та говорити ефективно та чесно.
• Демонстрація доброчесності: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки щодо цінностей і Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань.

Ми пропонуємо:

Контракт: безстроковий контракт після успішного проходження 3-х місячного випробувального терміну;

Рівень:  І — неуправлінський

Місце виконання обов’язків: Миколаїв

Дата початку: якомога швидше

Заявки відкриті лише для громадян України. Заробітна плата та умови будуть відповідати умовам працевлаштування Датської ради у справах біженців.

Процес подачі заявки:

Усі кандидати повинні надіслати супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою.

Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Щоб відгукнутись, натисніть ТУТ

Ми залишаємо за собою право проводити співбесіди до закінчення терміну подачі заявок.

Кінцевий термін подачі заявок: 11 листопада 2024 року.