Офіс-адміністратор (m/f/d)
4 дні тому
01 грудня 2025
Київметро Дорогожичі
В офісі/на місці
Повна зайнятість
Ми шукаємо мотивованого Офіс-адміністратора в Києві.
Щоб досягти успіху на цій позиції, ви маєте бути добре організованими, здатними виконувати завдання самостійно та вміти взаємодіяти з міжнародними командами.
Обов’язки:
- Зустрічати гостей та реєструвати їх відповідно до вимог безпеки Tietoevry
- Приймати зареєстровану пошту та доставки
- Обробляти запити на виготовлення ID-карт, збирати підписи NDA та повідомляти колег про прибуття гостей
- Підтримувати в належному стані рецепцію, зону холу, кухню, гардероб та переговорні кімнати
- Копіювати, сканувати та реєструвати документи
- Надсилати документи та скан-копії від імені Tietoevry
- Обробляти вхідні рахунки: реєструвати, передавати відповідальній особі або пересилати на поштову адресу
- Перевіряти всі призначені рахунки на відповідність політикам Tietoevry; комунікувати з постачальниками для дотримання правил виставлення рахунків
- Підтримувати організацію корпоративних тренінгів, курсів, заходів та подарунків для спеціалістів
- Координувати щоденну роботу офісу для забезпечення ефективності та порядку
- Контролювати діяльність з управління приміщенням, включаючи обслуговування офісу, прибирання та дрібний ремонт
- Приймати та готувати кур’єрські доставки
- Резервувати паркомісця для спеціалістів
- Контролювати запаси офісних матеріалів та інших товарів відповідно до затвердженого бюджету
- Готувати перепустки (реєструвати в системі на основі отриманих погоджень) та забезпечувати належне управління доступом
- Бронювати переговорні та навчальні кімнати, надавати спеціалістам офісні ресурси
- Готувати переговорні кімнати до використання та перевіряти їх після кожної зустрічі (здійснювати дрібне прибирання)
- Забезпечувати спеціалістів офісними ресурсами
- Контролювати інфраструктуру рецепції та її обслуговування; повідомляти про проблеми відповідальним сторонам (постачальникам, прибиральникам, представникам орендодавця тощо)
- Комунікувати з постачальниками та партнерами
Вимоги:
- Мінімум 1 рік досвіду офіс-менеджменту
- Досвід адміністративної координації або аналогічної ролі
- Володіння англійською мовою (усно та письмово) на середньому рівні
- Уважність до деталей, проактивність та вміння вирішувати проблеми
Iuliia Fitsak
