Administrative Assistant (Помічник Генерального Менеджера)

Коротко про нас: 

Тева в Україні – найбільша міжнародна фармацевтична компанія в Україні та один з трьох лідерів українського фармацевтичного ринку. 

Тева об’єднує понад 350 співробітників в Україні. 

Тева веде свою діяльність в Україні понад 25 років та є частиною Teva Pharmaceutical Industries Ltd (Teva), провідної міжнародної фармацевтичної компанії зі штаб-квартирою в Ізраїлі, заснованої у 1901 році. У 2021 році компанія відзначила 120 років діяльності. 

Деталі посади: 

Регiон: Київ 

Галузь компанiї: Фармацевтика 

Володіння мовами: вільне знання української і англійської мови. 

Вид зайнятості: повна зайнятість.

Офіс знаходиться: БЦ Silver Breeze, пр. Павла Тичини, 1-в. 

Підпорядкованість: Пряме підпорядкування Генеральному Менеджеру Teva Україна.

Вимоги:

• Освіта: диплом бакалавра або еквівалентний рівень;
• Доведений досвід досягнень на аналогічній посаді протягом останніх 3 років (Помічник Генерального Менеджера, Командний Асистент, Виконавчий Асистент, Асистент старшого керівництва);
• Увага до деталей та здатність підтримувати високий рівень точності;
• Досвід роботи з MS Office;
• Здатність виконувати кілька завдань одночасно та пріоритизувати щоденне навантаження;
• Відмінні комунікативні навички (усні та письмові) та здатність ефективно будувати довготривалі відносини;
• Орієнтація на результат та найвищі стандарти особистої етики та чесності;
• Відповідність цінностям Teva.

Обов'язки:

Тісна співпраця з Генеральним Менеджером Teva Ukraine та управлінською командою (за потребою) для надання адміністративної підтримки, зазвичай на індивідуальній основі. Допомога менеджеру ефективно використовувати свій час, займаючись секретарськими та адміністративними завданнями.

Основні обов'язки:

• Забезпечення професійної бізнес-підтримки Генерального Менеджера на високому рівні як бізнес-партнера;
• Сприяння безперервності бізнесу, забезпечення легкого потоку процесів: щоденна рутина/документообіг, разові завдання тощо;
• Планування та управління календарем/зустрічами;
• Координація офіційних візитів Генерального Менеджера: підготовка презентацій та порядку денного, підготовка нотаток зустрічей, адміністрування та логістичні питання, кейтеринг, екскурсії для гостей тощо;
• Допомога Генеральному Менеджеру у координнації процесу управлінської команди та створенні протоколів: зустрічі управлінської команди, комерційні зустрічі, бізнес-огляди, зустрічі Town Hall, зустрічі команди трансформації тощо;
• Підготовка внутрішніх заходів Teva MT (стратегічні сесії та семінари);
• Внутрішня фінансова звітність: P2P, включаючи: нарахування, звіти про рух грошових коштів; звіти про витрати, акти, рахунки-фактури; планування та контроль бюджету; створення та затвердження PR/PO; управління платежами;
• Закупівлі: координація членства Teva у професійних та бізнес-асоціаціях; участь у заходах; управління відповідними контрактами;
• Управління контрактами у системі M-Files;
• Бізнес-подорожі: підтримка ділових поїздок та координація подорожей;
• Допомога управлінській команді з будь-якими іншими запитами;

Підтримка директора з питань загальної адміністрації та комунікацій:

• Річне членство у асоціаціях Teva (контракти, управління платежами);
• Моніторинг медіа Teva (кореспонденція, управління контрактами, управління платежами);
• Створення PR/PO, управління платежами;
• Підготовка офіційних листів, затвердження та управління офіційними відповідями;
• Інші адміністративні запити.

Особисті якості:

• Проактивна та енергійна людина з ініціативністю;
• Уважність та охайність у роботі з документами.

Ми пропонуємо:   

• Офіційне працевлаштування; 
• Медичне страхування; 
• Внутрішнє та зовнішнє навчання у межах індивідуального плану розвитку; 
• Додаткові вихідні для участі у волонтерських ініціативах;  
• Роботу з високоякісними продуктами та високими етичними стандартами в індустрії; 
• Натхненний колектив та дружню робочу атмосферу.