Експерт з питань управління інформацією/ Information Management Coordinator

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України. Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.  

ОСНОВНА РОЛЬ:

Save the Children (SCI) та ЮНІСЕФ поділяють глобальну відповідальність за координування освіти в надзвичайних ситуаціях в рамках гуманітарної реформи ООН (www.humanitarianreform.org) та Кластерної системи.

Загальною метою Освітнього кластеру в Україні є підтримка своєчасної, узгодженої та ефективної діяльності у сфері освіти, планування та реагування шляхом мобілізації та координації зацікавлених сторін для стратегічного реагування на існуючі та потенційні надзвичайні ситуації. Для досягнення цієї мети освітній кластер підзвітний Гуманітарній команді країни (HCT) і Гуманітарним координаторам через провідні агенції (Save the Children і ЮНІСЕФ). Освітній кластер в Україні керується Гуманітарним планом реагування на гуманітарні потреби на 2024 рік і Стратегією Освітнього кластера на 2023-2025 роки.

Експерт з питань управління інформацією (IM) підтримуватиме цю ініціативу, керуючи збором, аналізом та обміном інформацією від організацій-партнерів Кластера та спільно з ними щодо їхньої ключової гуманітарної діяльності, цілей, а також недоліків, використовуючи міжкластерну систему управління даними Activity.Info. ІМ також сприятиме аналізу та візуалізації даних, отриманих від партнерів, для ефективної координації та прийняття рішень командою Освітнього кластера, щоб вони могли приймати обґрунтовані (засновані на фактах) стратегічні рішення.

Очікується, що IM буде неупереджено та тісно співпрацювати з координаторами та субкоординаторами Освітнього кластеру, в тому числі зі співробітниками нашої співкоординаційної агенції (ЮНІСЕФ), партнерами в Міністерстві освіти, командою з управління інформацією УКГВ ООН, а також забезпечувати виконання запитів усіх партнерів Освітнього кластеру.

ОСНОВНІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:

1. Збір, аналіз та щомісячне звітування про діяльність партнерів Освітнього кластера з метою надання можливості партнерам Освітнього кластера та гуманітарним організаціям приймати рішення, засновані на фактах.

Основні напрямки діяльності:

• Збір/оновлення щомісячних сегрегованих даних за допомогою Activity.Info від партнерів Освітнього кластера та їх аналіз з метою підвищення ефективності діяльності кластера на національному та регіональному рівнях.
• Щомісяця збирати та аналізувати дані від субнаціональних координаторів кластерів, відповідних органів влади (включаючи Міністерство освіти на національному рівні та органи управління освітою на субнаціональному рівні) для інформування партнерів освітнього кластера та інших зовнішніх партнерів (УКГП та донорів).

Конкретні очікувані результати:

1.1. Надання підтримки партнерам Освітнього кластера щодо щомісячного внесення даних до системи Activity.Info, що також включає завантаження відповідних звітних даних з освітньої програми " Save the Children" до системи Activity.Info.

1.2. Опрацьовувати індивідуальні запити партнерів щодо підтримки завантаження даних до системи ШІ.

1.3. Щомісячний збір та аналіз даних про дітей шкільного віку та освітні дані щодо переміщених і непереміщених осіб, репатріантів і біженців, а також візуалізація їх за запитом. Визначення ключових тенденцій та прогалин для спрямування діяльності Кластера.

1.4. Надання та аналіз необхідних даних для підготовки знімків даних, інформаційних бюлетенів, інших інформаційних матеріалів для команди Освітнього кластера та партнерів.

2. Забезпечення наявності інструментів управління освітньою інформацією для сприяння діяльності Освітнього кластеру.

Конкретні очікувані результати:

2.1. Підготовка та розповсюдження серед партнерів кластера інформаційних панелей щодо ситуації в галузі освіти, в тому числі щодо (a) методів навчання, (b) випадків вчинення правопорушень у сфері освіти, (c) аналізу прогалин у реагуванні на національному та регіональному рівнях і т.д.

2.2. Створення/оновлення інформаційних панелей щодо ситуації в галузі освіти в субрегіонах/областях.

2.3. Створення та оновлення карти партнерської присутності/географічного розподілу за запитом.

2.4. Регулярне оновлення веб-сайту Освітнього кластеру, включаючи оновлення інформації/ситуації щодо гуманітарного реагування за погодженням з Міністерством освіти та Координаційною групою кластеру.

3. Надання підтримки стратегічній координації кластерів за допомогою потенціалу управління інформацією, включаючи проведення щотижневих зустрічей під час призначених кластерних нарад.

Основні напрямки діяльності:

• Брати участь у засіданнях кластеру, вести списки партнерів, які беруть участь у засіданнях, та інформувати партнерів щодо питань, пов'язаних з інформаційною діяльністю/звітністю.
• Участь у засіданнях Робочої групи з управління інформацією (IMWG) під керівництвом УКГС для обговорення та вирішення питань, що стосуються ІМ.
• Складання та підтримка електронних списків контактів кластерів для полегшення комунікації з партнерами в різних місцях.
• Сприяння розробці освітніх розділів Гуманітарного плану реагування (HRP), Аналізу гуманітарних потреб (HNO), Мапування тяжкості ситуації, Програми "Люди в біді" (PiN) та цілей кластерів під керівництвом команди з управління інформацією на чолі з УКГП ООН під час підготовки HNO/HRP та відповідних розділів Стратегії освітнього кластеру.

Конкретні очікувані результати:

• Списки учасників координаційних нарад Кластера регулярно оновлюються, а партнери добре поінформовані про питання, пов'язані з управлінням інформацією.
• Питання, пов'язані з управлінням інформацією, ефективно вирішуються завдяки активній участі в нарадах з питань МІО під керівництвом УКГС.
• Своєчасний аналіз та внесення пропозицій до Плану гуманітарного реагування (HRP), Аналізу гуманітарних потреб (HNO), Мапування ступеня тяжкості, Програми "Люди в біді" (PiN) та цілей кластерів під керівництвом команди ІМ на чолі з УКГП під час процесу HNO/HRP, а також відповідних розділів Стратегії освітнього кластеру за підтримки координаторів кластерів.

4. Сприяти покращенню/посиленню потенціалу управління інформацією серед відповідних партнерів та учасників

Основні напрямки діяльності:

• Проведення тренінгів з розвитку потенціалу для партнерів щодо звітування в Activity.Info та інших пов'язаних питань управління інформацією, включаючи індивідуальне наставництво та консультації з партнерами.

Конкретні очікувані результати:

4.1. Розроблено навчальні посібники для партнерів щодо звітування на Activity.Info.

4.2. Проведено тренінги для партнерів щодо звітування на Activity.Info для партнерів на різних регіональних рівнях.

5. Регулярне оцінювання освітніх потреб дітей, які постраждали від війни (переміщених, непереміщених, тих, що повернулися) в країні, та надання рекомендацій щодо усунення недоліків.

Основні напрямки діяльності:

• Брати участь в оцінюванні потреб, включаючи багатосекторальне та міжсекторальне оцінювання для кластеру.
• Ведення бази даних щодо оцінки потреб для кластера.
• Підтримка команди Освітнього кластера, МoES та партнерів кластера у розробці інструментів для збору та аналізу даних для цілей оцінки потреб або, за необхідності, для інших цілей.

Конкретні очікувані результати:

5.1. Співпраця з членами Освітнього кластера з метою проведення оцінки потреб та виявлення інформаційних прогалин на національному та регіональному рівнях, а також пропонування шляхів подолання цих прогалин.

5.2. Підтримка багатосекторального та міжсекторального оцінювання потреб (наприклад, MCNA), включаючи розробку опитувальників у взаємодії з координаторами Освітнього кластеру.

5.3. Надання технічної допомоги під час проведення заходів з оцінки потреб (створення онлайн-форм, сприяння збору, аналізу та візуалізації даних).

КВАЛІФІКАЦІЯ ТА ДОСВІД

Основні вимоги

• Вища освіта, бажано на вищому рівні, в предметній області, пов'язаній з інформаційним аналізом та управлінням (наприклад, комп'ютерні науки, статистика або будь-які інші суміжні дисципліни)
• Відмінні навички управління інформацією та досвід в управлінні та аналізі баз даних
• Відмінні комунікативні навички, включаючи вміння працювати з різними групами та в умовах обмежених термінів
• Дотримання політичної та культурної толерантності та наявність терпіння, такту і дипломатичності.
• Здатність і готовність бути гнучким і пристосовуватися до складних, а іноді й небезпечних робочих обставин.

Бажано

• Наявність офіційної підготовки в галузі управління інформацією кластерів є перевагою.
• Навички та досвід у сфері адвокації
• Попередній досвід реагування на надзвичайні ситуації на початковому рівні
• Попередній досвід координації роботи кластерів/гуманітарного сектору
• Розуміння циклу гуманітарної програми, включаючи досвід планування гуманітарного реагування та/або огляду гуманітарних потреб

КЛЮЧОВІ КОМПЕТЕНЦІЇ

Загальні компетенції

• Права дитини: Сприяння створенню сприятливого середовища для участі та підзвітності перед дітьми
• Бути новатором: Сприяти інноваціям для пошуку нових і кращих підходів до забезпечення розвитку в інтересах дітей.
• Масштабування результатів: Сприяти чіткому зосередженню на досягненні результату при розробці, управлінні та моніторингу проєктів і програм.
• Бути голосом дітей: Сприяння впровадженню науково обґрунтованої політики та залученню громадськості, що враховує голоси дітей та спільнот.
• Просування рівності та інклюзії: Демонструє прихильність до забезпечення того, щоб усе, що ми робимо, враховувало інтереси найбільш знедолених та маргіналізованих дітей та підлітків.
• Розбудова та зміцнення партнерств: Сприяє роботі з різними партнерами як критично важливому для надання послуг
• Права дитини: Сприяє дотриманню прав дітей у власній роботі, а також у роботі з колегами та однолітками.

Додаткові посадові обов'язки

Обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є вичерпними, і від працівника може знадобитися виконання додаткових обов'язків, що відповідають його рівню кваліфікації та досвіду.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування та страхування життя
• Курси іноземної мови за рахунок організації

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London. SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine. We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

ROLE PURPOSE: 

Save the Children (SCI) and UNICEF share global responsibility for the coordination of Education in Emergencies as part of the UN humanitarian reform (www.humanitarianreform.org) and the Cluster system.

The overall aim of the Education Cluster in Ukraine is to support the coordination of a timely, coherent and effective education preparedness, plan and response by mobilizing and coordinating stakeholders to respond in a strategic manner to existing and potential emergencies. The Education Cluster is accountable to the Humanitarian Country Team (HCT) and Humanitarian Coordinators through the lead agencies (Save the Children and UNICEF) to fulfil this aim. The Ukraine Education Cluster is guided by Humanitarian Need and Response Plan 2024 and Education Cluster Strategy 2023-2025.

The Information Management Coordinator (IM) will support this initiative by managing the collection, analysis and sharing of information from and with Cluster partner organizations on their key humanitarian activities, targets, as well as gaps using inter-cluster Activity.Info data management system. The IM will also facilitate the analysis and visualization of data from partners to inform effective coordination and decision making of the Education Cluster team, so that they can make informed (evidence-based) strategic decisions.

The IM is expected to work impartially and closely with Education Cluster coordinators and sub-coordinators, including with staff of our co-lead agency (UNICEF), counterparts in the Ministry of Education, UN OCHA Information Management team, and to serve the needs of allpartners of the Education Cluster.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

1. Data on Education Cluster partner activities is collected, analysed and reported monthly to enable Education Cluster partners and the humanitarian actors to make evidence-based decisions

Key Activities:

• Collect/update the monthly segregated data using Activity.Info from the Education Cluster partners and analyse it to improve cluster performance at national and subnational level.
• Collect and analyse the data montly from sub-national cluster coordinators, the respective authorities (including Ministry of Education at national level and Education Authorities at sub-national levels) to inform Education Cluster partners and other external partners (OCHA and donors).

Specific Deliverables:

1.1. Support Education Cluster partners on contributing data montly to Activity.Info, this also includes uploading relevant reporting data from Save the Children education response to Activity.Info system.

1.2. Process partners individual requests to support data uploades to the AI system.

1.3. Data on school aged children and education personal specific reference to displacement, non-displacement, returnees, and refugee is collected and analysed on the monthly basis and visualized upon request. Key trends and gaps are identified to guide Cluster actions.

1.4. Required data is provided and analysed to produce data snapshots, factsheets, other information materials for Education Cluster team and partners.

2. Education information management products made available to facilitate the Education Cluster performance

Specific Deliverables:

2.1. Dashboards on education situation are produced and disseminated among the cluster partners including related to (a) modality of learning, (b) attacks on education, (c) response-gap analysis at national and subnational levels, etc.

2.2. Dashboards on education situation in sub-regions/oblasts are produced/updated. 

2.3. Mapping of partners presence/geographical distribution is produced and updated upn request. 

2.4. Education Cluster web-site is regularly updated including information/situation updates on the Humanitarian Response in consultation with the Ministry of Education and Cluster Coordination Team.

3. Support to cluster strategic coordination with Information Management capacity is provided including conducting bi-weekly meetings at assigned cluster meetings

Key Activities:

• Take part in cluster related meeting, maintain partner attendance lists for the meetings and update partners on IM/reporting related matters.
• Participate in the OCHA-led Information Management Working Group (IMWG) meetings to discuss and solve IM related issues.
• Produce and maintain clusters digital contact lists to facilitate communication with partners in different locations.
• Contribution to Education chapters in the Humanitarian Response Plan (HRP), Humanitarian Needs Overview (HNO), Severity Mapping, People in Need (PiN) and cluster targets under the guidance of OCHA-led IM team during the HNO/HRP process as well as relevant Education Cluster Strategy chapters.

Specific Deliverables:

• Attendance lists from the Cluster coordination meetings are regualry updated andpartners are well informed about IM related issues.
• Information management related issues are well addressed through the active participation in the OCHA-led IM meetings.
• Timely analysis and contributions are made to Humanitarian Response Plan (HRP), Humanitarian Needs Overview (HNO), Severity Mapping, People in Need (PiN) and cluster targets under the guidance of OCHA-led IM team during the HNO/HRP process as well as relevant Education Cluster Strategy chapters with support of Cluster Coordinators.

4. Contribute to improved/ strengthened information management capacity among relevant partners and actors

Key Activities:

• Conduct capacity building trainings for partners on reporting in Activity.Info and other related IM issues, including individual mentoring and consultations with partners.

Specific Deliverables:

4.1. Training guides for partners on reporting on Activity.Info are developed.

4.2. Training sessions to partners on reporting on Activity.Info are conducted for partners at different sub-national levels.

5. The education needs of the war affected children (displaced, non-displaced, returnees) in the country are assessed regularly and recommendations made to fill the gaps

Key Activities:

• Patriciate in needs assessment including multi-sectoral and inter-sectoral for the cluster.
• Maintain the needs assessment data base for the cluster.
• Support Education Cluster team, MoES and cluster partners in developing tools for data collection and analysis for needs assessment purposes, or as relevant.

Specific Deliverables:

5.1. Work with Education Cluster members to conduct needs assessments and identify information gaps at national and sub-national levels and propose ways to bridge those gaps.

5.2. Support multi-sectoral and inter-sectoral needs assessment (e.g. MCNA) including questioner development in coordination with Edcucation Cluster coordinators. 

5.3. Provide technical assistance during needs assessment activities (creating online forms, facilitating data collection, analysis and visualization)

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

Essential

• University degree, preferably at an advanced level, in a subject area relevant to information analysis and management (e.g. Computer science, Statistics, or any other related disciplines)
• Strong information management skills and experience in managing and analyzing data bases
• Excellent communication skills, including ability to work with diverse groups and under tight deadlines
• Politically and culturally sensitive with qualities of patience, tact and diplomacy
• The capacity and willingness to be flexible and accommodating in difficult and sometimes insecure working circumstances.

Desirable

• Formal training in cluster information management is an advantage.
• Skills and experience in advocacy
• Previous first phase emergency response experience
• Prior experience in cluster coordination/humanitarian sector
• Understanding of the Humanitarian Program Cycle including experience with 
• Humanitarian Response Planning and/or Humanitarian Needs Overview

KEY COMPETENCIES

Generic Competencies

• Child Rights: Promotes an enabling environment for participation, and accountability to children
• Be the Innovator: Promotes innovation to find new and better approaches to driving progress for children
• Deliver Results at Scale: Promotes a clear focus on impact in a project and programme design, management, and oversight
• Being the Voice of Children: Promotes evidence-based policy and public engagement that includes the voices of children and their communities
• Advancing Equality & Inclusion: Displays a commitment to ensuring everything we do considers the most deprived and marginalised children and adolescent
• Building & Strengthening Partnerships: Promotes working with diverse partners as critical to delivery
• Child Rights: Promotes the rights of children in own work and in work with colleagues and peers.

Additional job responsibilities

The duties and responsibilities as set out above are not exhaustive and the role holder 

may be required to carry out additional duties within reasonableness of their level of skills 

and experience

WE OFFER:

• Employment in accordance with Ukrainian legislation
• Working hours from 09.00 till 17.00
• Medical and Life insurance starting the first working day
• English courses paid by organization
• Office in the central part of the city
• Coffee and cookies in the office

Child Safeguarding:

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse.

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your application. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.