Консультант з питань управління проектами HLA/ Humanitarian Leadership Academy Project Officer

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України. Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.  

МЕТА ПОСАДИ:

Підзвітний Координатору навчальних рішень HLA та у взаємодії з Регіональним лідером HLA, програмний спеціаліст працюватиме над підтримкою впровадження та розвитку ініціатив та заходів з посилення потенціалу в рамках Реагування на надзвичайні ситуації в Україні.

Особлива увага приділятиметься роботі у партнерстві з іншими зацікавленими сторонами для забезпечення скоординованого та спільного підходу до реалізації ініціатив та заходів з розвитку потенціалу в рамках діяльності організації "Save the Children" та більш широкого сектору.

Ви матимете змогу застосувати свій досвід у наданні належної адміністративної та фінансової підтримки для організації заходів, семінарів та тренінгів.

ОСНОВНІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ: 

Допомога у проведенні тренінгів, фасилітації та управлінні заходами

• Підтримка адміністрування та проведення ініціатив та заходів з підвищення ефективності, включаючи організацію та контроль за набором учасників, їх адаптацію та подальший супровід під час навчальних програм.
• Підтримка керівників проектів в організації та впровадженні ініціатив та заходів з підвищення ефективності, координація з командою з питань постачання для забезпечення безперебійної підготовки та проведення кожного заходу.
• Несе відповідальність за оновлення, підготовку, виробництво ресурсів для рекрутингу та навчання, а також роздаткових матеріалів до та під час навчальних заходів, поїздок.
• Відповідає за забезпечення учасників та фасилітаторів необхідним обладнанням та устаткуванням під час ініціатив та заходів з підвищення ефективності.
• Підтримка широкого спектру тренінгів та заходів, що проводяться онлайн та особисто на місці, наприклад, з підготовкою, налаштуванням сцени, привітанням гостей, наданням технологічної допомоги, наданням підтримки в адаптації та привітанні учасників та гостей, керуванням процесами узгодження та оцінки, фотодокументацією, управлінням кейтерингом та ін.

Моніторинг, оцінювання та комунікації

• Допомога у підготовці щоквартальних звітів для донора проекту
• Співпраця з командами HLA з комунікацій для поширення новин, фотографій та результатів серед широкої аудиторії HLA (веб-сайт, соціальні мережі, звіти, робота, що стосується департаменту MEAL)
• Створення форм МS та збір даних за допомогою опитувань або оцінювання (наприклад, LNA, OCA, RNA)

Загальна адміністративна підтримка

• Тісна співпраця з регіональним лідером HLA, командою HLA Східної Європи та глобальною командою HLA в регіоні та в рамках стратегічних пріоритетних напрямків роботи, де це необхідно
• Підтримка у створенні та управлінні платформами для дистанційних зустрічей та співпраці, цифрової комунікації та інструментів співпраці, необхідних для проведення навчальних заходів, сесій, вебінарів тощо.
• Підтримка учасників та фасилітаторів тренінгів у питаннях організації подорожей, оформлення віз та підтримки зв'язку з логістикою програми.
• Підготовка драфту Terms of References, запитів на участь у тендерах та запитів на отримання зовнішніх послуг.
• Підтримка в обслуговуванні платформ команди та керуванні даними
• Допомога команді у перевірці та встановленні процедур партнерства у співпраці з представниками відповідних нагород та командою з питань партнерства "Save the Children Ukraine".
• Складання або консультування щодо технічних завдань та інших письмових документів у команді HLA
• Допомога у виконанні інших загальних адміністративних завдань на спеціальній основі за потреби.

Фінанси

• Допомагати Координатору HLA в Україні, Операційному директору в Україні та Регіональному керівнику HLA у формуванні бюджету та прогнозуванні.
• Опрацьовувати фінансові транзакції та вести фінансову документацію для команди, тісно співпрацюючи з колегами з фінансової команди Save the Children Ukraine та головними розпорядниками бюджетних коштів.
• Отримувати інвойси та готувати запити на оплату для передачі до відділу фінансів.

Захист

• Дотримуватися та просувати основні політики Save the Children International щодо захисту та кодексу поведінки.

Обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є виключними, і від працівника на цій посаді може знадобитися виконання додаткових обов'язків відповідно до його рівня кваліфікації та досвіду.

Кваліфікація:

• Вища освіта в галузі адміністративного планування та/або фінансів
• Досвід планування, адміністрування та логістичної підтримки заходів
• Досвід створення та підтримки адміністративних процесів, наприклад, ведення документації.

Основні навички:

• Навички фінансового бюджетування
• Відмінні навички міжособистісного спілкування з досвідом взаємодії із зацікавленими сторонами та роботи з людьми різного походження та культури.
• Доведена здатність успішно працювати з віддаленою проектною командою
• Відмінні навички вирішення проблем, гнучкість та оперативність у роботі, налаштованість на результат
• Здатність працювати за власної ініціативи, справлятися з великим обсягом роботи та розставляти пріоритети в умовах стислих термінів та тиску
• Відмінні навички письмової та усної комунікації
• Організованість і системність з хорошою увагою до деталей
• Хороший рівень комп'ютерної грамотності в Microsoft Word, Outlook, Excel та PowerPoint

Бажано

• Досвід проведення тренінгів, фасилітації груп та онлайн/цифрового навчання
• Розуміння та відданість гуманітарній роботі та досвід роботи в неурядових організаціях, що займаються гуманітарними питаннями, або питаннями розвитку
• Вільне володіння письмовою та усною англійською мовою є вкрай бажаним

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування та страхування життя
• Курси іноземної мови за рахунок організації

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London.

SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine.

We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

ROLE PURPOSE:

Reporting to the HLA Learning Solution Coordinator and coordinating with Regional HLA Lead, the Program Officer will work to support the implementation and development of capacity strengthening initiatives and events across the Ukraine Response.

There will be a clear focus on working in partnership with other stakeholders to ensure a coordinated and collaborative approach to providing capacity strengthening initiatives and events across the Save the Children movement and the wider sector.

You will be able to use your experience in providing rigorous administrative and financial support to set up events, worskhops and trainings.  

You will be able to use your experience in providing rigorous administrative and financial support to set 
up events, worskhops and trainings.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY: 

Training, facilitation, and event management support 

• Support the administration and delivery of capacity strengthening initiatives and events including managing and tracking participants recruiting, onboarding, follow up during training programs.
• Support the project leads in organising and rolling out the capacity strengthening initiatives and events, coordinating with Supply Chain team to ensure smooth preparations, and running of each event. 
• Responsible for the updating, preparation, production of recruitment and training resources and hand outs before and during the training events, travels. 
• Responsible for ensuring the necessary equipment and set up is available to participants and facilitators during capacity strengthening initiatives and events. 
• Supporting a wide range of training delivery and events roll out for online and in person onsite events, eg. with preparations, setting the scenes, welcoming guests, providing technological assistance, supporting onboarding and welcoming of participants and guests, managing consents and evaluation processes, photo documentations, catering management etc.

Monitoring, Evaluation and Communications 

• Support the preparation of quarterly reports for the project donor 
• Liase with HLA comms teams to share updates, photos and outcomes to HLA’s wider audience (website, social media, reports, MEAL related work) 
• Creating MS forms and collecting data through surveys or assessments (eg. LNA, OCA, RNA) 

General administrative support 

• Work closely with the HLA Regional Lead, HLA Eastern Europe team and the global HLA in the region and across strategic priority work, where necessary 
• Support set up and management of remote meeting and collaboration platforms, digital communication, and collaborations tools necessary for online training events, sessions, webinars, etc. 
• Provide support to participants and facilitators of trainings in terms of travel arrangements, visa applications, and liaising regarding programme logistics. 
• Support the draft of terms of references, requests for proposals and call for external services. 
• Support in maintaining the team’s platforms and data management 
• Assits the team with vetting and setting up partnership procedures in collaboration with the respective awards and Save the Children Ukraine Partnership team. 
• Drafting or consulting terms of references and other written documents withing HLA teams 
• Assist with other general administration tasks on an ad hoc basis as and when required 

Finance 

• Support HLA Coordinator in Ukraine, Ukraine Operations and HLA Regional Lead in budget setting and forecasting. 
• Process finance transactions and maintain finance records for the team, working closely with colleagues in Save the Children Ukraine Finance team and budget holders. 
• Receive invoices and produce payment requests for finance team processing. 

Safeguarding 

• Comply with and promote key Save the Children International policies on safeguarding and code of conduct 

The duties and responsibilities as set out above are not exhaustive and the role holder may be required to carry out additional duties relative to their level of skills and experience.

QUALIFICATIONS 

• Academic qualification in administration planning and/or finance is recommended 
• Experience in events planning, administration, and logistical support 
• Experience setting up and maintaining administrative processes e.g. filing systems.

Essential Skills: 

• Financial budgeting skills 
• Excellent interpersonal skills with experience liaising with stakeholders and working with people from a range of backgrounds and cultures. 
• Proven ability of successfully working with a remote project team 
• Excellent problem-solving skills, agile and flexible ways of working, a ‘can-do’ attitude 
• Ability to work on own initiative, cope with a high volume of work and prioritise against tight deadlines and under pressure 
• Excellent written and oral communication skills 
• Organised and methodical with good attention to detail 
• Good computer literacy in Microsoft Word, Outlook, Excel and PowerPoint 

Desirable 

• Experience in training, group facilitation, and online/digital learning 
• Understanding of and commitment to humanitarian work and experience of working for a humanitarian/development focused NGO 
• Fluency in written and spoken English is strongly desirable
  
  WE OFFER:
• Employment in accordance with Ukrainian legislation
• Working hours from 09.00 till 17.00
• Medical insurance starting the first working day
• English courses paid by organization
• Office in the central part of the city
• Coffee and cookies in the office

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures. 

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your application. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.