Програмний Менеджер / Programmes Manager

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Миколаїв є одним із них.  Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОЗИЦІЇ:

Програмний менеджер нестиме загальну відповідальність за нагляд за реалізацією проектів на півдні України. Підзвітний керівнику програми, він/вона надаватиме підтримку керівникам програм та заповнюватиме прогалини, коли будь-який з керівників програми буде відсутній або перебуватиме у відпустці. Керівник програми братиме участь у плануванні програми, здійснюватиме нагляд за її реалізацією, а також братиме участь у процесах підбору персоналу та закупівель.

Ключова роль полягає у співпраці з керівниками програм, координаторами програм та місцевими партнерами з метою розбудови їхнього потенціалу з управління проектами та надання підтримки у разі виявлення прогалин або збільшення робочого навантаження. Це включає забезпечення (1) своєчасної реалізації заходів відповідно до плану з регулярним моніторингом за узгодженими показниками, (2) високоякісних звітів про хід виконання та підсумкових звітів для зовнішнього та внутрішнього використання, а також (3) суворого бюджетного нагляду, включаючи щомісячне прогнозування та витрачання коштів відповідно до плану, щоквартальний перегляд у разі потреби та звітність про бюджет (витрати).

(Управління командою - Управління програмами - Координація - Розбудова потенціалу - Інновації)

КЛЮЧОВІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:

Програмний менеджер виконуватиме різні завдання за дорученням керівника програми, включаючи, але не обмежуючись.

Управлінням Програмами:

Менеджер програм відповідатиме за підтримку керівника програми у впровадженні PRIME, яка є ексклюзивною платформою для управління новими проектами у сфері науково-технічного співробітництва в SCI.

• Керувати реалізацією всіх програм у відповідній сфері, здійснювати нагляд за виконанням планів реалізації проектів, щомісяця оцінювати прогрес у виконанні заходів відповідно до планів, а також документувати прогрес і вживати коригувальні заходи, якщо це необхідно. Очолювати демонстрацію практик для якісної реалізації програми.
• Забезпечувати реалізацію програм з урахуванням потреб громад, партнерів та дітей відповідно до принципів, цінностей та стратегічного плану SC, а також відповідно до процедур SC.
• Забезпечувати наявність, відстеження та регулярне оновлення інструментів для надання грантів та управління ними, зокрема планів реалізації, планів MEAL, планів закупівель та графіків розподілу ресурсів програм відповідно до можливостей логістики/ланцюга поставок програм.
• Забезпечувати, співробітників партнерів робочими плани, і регулярно контролювати їх виконання, щоб переконатися, що діяльність відбувається за планом.
• Управляти програмним бюджетом, включаючи поетапні бюджети, щомісячне прогнозування бюджету та щоквартальний перегляд бюджету для всіх грантів.
• Забезпечувати належне та ефективне використання програмних ресурсів, гарантуючи, що управління всіма ресурсами / активами в проекті здійснюється відповідно до політики SC та донорів.
• Здійснювати моніторинг прогресу програми у порівнянні з програмними та бюджетними цілями, а також співпрацювати з технічними радниками/спеціалістами для внесення необхідних коректив у програмний дизайн.
• Своєчасна та якісна підготовка програмних та донорських звітів щодо проектної діяльності відповідно до внутрішніх вимог SC та будь-яких відповідних зовнішніх вимог донорів.
• Відповідати за зв'язок з оперативним/польовим керівництвом та службою безпеки щодо планування пересування команди та будь-яких необхідних оцінок або переоцінок безпеки в оперативних зонах.
• Сприяти синергії та забезпечувати загальну узгодженість і актуальність міжсекторальних заходів реагування.
• Забезпечувати, щоб усі програми належним чином зберігали програмне навчання для майбутніх програм і щоб усі ключові уроки та інформація були задокументовані.
• Забезпечувати разом з керівниками програм розвиток потенціалу стійкості національного персоналу та команди до змін у контексті та подальших змін в управлінських механізмах.
• Відстежувати витрати бюджету та підтримувати підготовку фінансових звітів і процес перегляду грантів.
• Забезпечувати усі проекти чіткими показниками, узгоджені з глобальними стандартами Save the Children, корисними та точними вихідними даними та зручними формати звітності для персоналу.
• Забезпечувати реалізацію та перегляд стратегії  та річних планів країни відповідно до регіональної та глобальної стратегій.
• Відігравати ключову роль в оцінці та розвитку потенціалу партнерів для розбудови національного громадянського суспільства.

Управління партнерами:

• Співпрацювати з партнерською групою для визначення відповідних партнерів для реалізації програмних заходів реагування.
• Працювати з партнерами над розробкою програмного дизайну та пропозицій, забезпечуючи їхню відповідність стратегії SC та дизайну грантів.
• Забезпечити регулярний аналіз прогресу партнерів у виконанні бюджету та робочого плану, а також підтримувати партнерів у зміні діяльності/стратегій у світлі змін контексту або операційних викликів.
• Перевіряти описову та фінансову звітність партнерів, а також дані MEAL відповідно до внутрішніх термінів, встановлених Головним офісом для MEAL.
• Здійснювати постійну оцінку потенціалу партнерів, звітувати про сфери розвитку Директору з питань впровадження, партнерства та технічної допомоги.

Аналіз потреб, розробка та реалізація програм:

• Сприяти аналізу ситуації/реагування, розробці документів секторальної стратегії та планів реагування, а також розробці програми, працюючи з партнерськими командами, щоб забезпечити належну розробку та її реалізацію.
• Підтримувати технічних радників у розробці проектних та донорських пропозицій у тісній координації з підрозділами логістики, фінансів та нагород, забезпечуючи ефективну інтеграцію на етапі проектування.  
• Проводити консультації з партнерами та надавати підтримку в роботі над партнерськими пропозиціями.
• Сприяти розробці планів готовності до надзвичайних ситуацій на рівні країни і, де це можливо, інтегрувати планування на випадок надзвичайних ситуацій у планування програми та розробку проектних пропозицій.
• Підтримувати партнерів у реагуванні на нові надзвичайні ситуації та сплески захворюваності.

Моніторинг, Оцінка та Підзвітність

• Підтримка технічних радників та відділу MEAL у розробці планів Моніторингу і Оцінки (МіО) та відстеження індикаторів для всіх грантів, участь у розробці додаткових інструментів МіО, необхідних для моніторингу прогресу проєкту.
• Підтримувати управління знаннями та MEAL департамент у зборі належних, своєчасних і точних даних за узгодженими індикаторами для забезпечення внутрішньої та зовнішньої звітності.
• Працювати з командою MEAL над визначенням та впровадженням механізмів підзвітності, придатних для проекту.

Управління людськими ресурсами (HR управління)

• Забезпечити належне кадрове укомплектування команди програми, а також переконатися, що всі співробітники програми розуміють свою роль і здатні її виконувати.
• Налагодити управління ефективністю програмного персоналу шляхом ефективного використання системи управління ефективністю, включаючи встановлення чітких, вимірюваних цілей, постійний зворотний зв'язок, періодичні огляди та справедливі й неупереджені оцінки.
• Підтримувати, наставляти та розвивати команду програми SC з метою розвитку лідерських, управлінських та технічних навичок.

Координування:

• Регулярно координувати та співпрацювати з іншими керівниками програм та програмними командами для посилення програмної синергії, інтеграції та впливу на дітей.
• Підтримка потреб у представництві організації на координаційних зустрічах (Кластер, Робочі групи за потребою).

НАВИЧКИ

Відповідальність:

• Несе відповідальність за прийняття рішень, ефективне управління ресурсами, досягнення та наслідування цінностей Save the Children та є прикладом для наслідування
• Покладає на команду та партнерів відповідальність за виконання їх обов'язків, надаючи їм свободу діяти у найкращий спосіб, який вони вважають за потрібне, забезпечуючи необхідний розвиток для покращення роботи та застосовуючи відповідні наслідки, коли результати не досягнуті.

Амбітність:

• Ставить амбітні та складні цілі для себе та своєї команди, бере на себе відповідальність за власний розвиток і заохочує до цього свою команду
• Широко ділиться своїм особистим баченням діяльності Save the Children, залучає та мотивує інших
• Орієнтований на майбутнє, мислить стратегічно і в глобальному масштабі.

Співпраця: approachable

• Будує та підтримує ефективні відносини зі своєю командою, колегами, членами та зовнішніми партнерами і підтримуючими сторонами
• Цінує різноманітність, вбачає в ній джерело конкурентної сили
• Легко знайти підхід, вміє слухати, легко спілкується.

Креативність:

• Розробляє та заохочує нові та інноваційні рішення
• Готові йти на дисциплінований ризик.

Доброчесність:

• Чесний(-а), заохочує відкритість і прозорість; демонструє найвищий рівень доброчесності.

КВАЛІФІКАЦІЯ ТА ДОСВІД 

Важливо

• Щонайменше 4 роки/суттєвий досвід роботи в гуманітарній організації/ розвитку організації, бажано в сфері реагування на конфлікти, в тому числі щонайменше 3 роки досвіду роботи на керівних посадах.
• Вища освіта за спорідненою академічною дисципліною або еквівалентний досвід роботи.
• Навички та досвід у впровадженні, моніторингу, аналізі та оцінці проектів/програм, бажано з позиції захисту прав дитини відповідно до Конвенції про права дитини та міжнародних стандартів гуманітарних прав.
• Значний досвід управління людьми та програмами з хорошими міжособистісними навичками та вмінням спілкуватися на всіх рівнях.
• Значний досвід в управлінні грантами, включаючи ведення бюджету та звітність перед донорами.
• Глибоке розуміння або підтверджений досвід у питаннях управління безпекою.
• Здатність створювати якісні звіти англійською мовою.
• Навички представництва, політичної обізнаності та адвокації.
• Здатність працювати з обмеженим наглядом з боку лінійного керівника.
• Досвід роботи з партнерами та спільного партнерського підходу.
• Вільне володіння письмовою та усною англійською мовою та комп'ютерною грамотністю.
• Відданість цілям та принципам SC. Зокрема, добре розуміння мандату та орієнтації на інтереси дітей, а також здатність забезпечити, що це і надалі будо основою нашої підтримки.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9.00 до 17.00
• Розташування офісу в центрі Миколаєва
  

Захист дітей:
Ми маємо забезпечити безпеку дітей, щоб наш процес відбору, який включає сувору перевірку репутації, відображав наше зобов’язання захистити дітей від насильства.

Здоров'я та безпека:

Виконувач обов’язків повинен виконувати свої обов’язки відповідно до політик і процедур SCI щодо охорони здоров’я та безпеки.

Різноманітність, справедливість та залучення:

SCI прагне створити дійсно інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові прийняти на роботу працівника з інвалідністю.

ROLE PURPOSE: 

The Programmes Manager will have overall responsibility for overseeing the implementation of projects in South Ukraine. Reporting to the Head of Programme (HoP), He/She will support Programme Managers (PMs) and fill gaps when any Programme Manager position(s) are vacant or on leave. The Programmes Manager will contribute to programme planning, oversee implementation, and be involved in recruitment and procurement processes.

A key role is collaborating with Programme Managers, Programme Coordinators, and Cooperative Local Partners to build their project management capacity and provide support when gaps are identified or workload increases. This includes ensuring (1) timely implementation of activities according to plan with routine monitoring against agreed indicators, (2) high-quality progress and final reports for both external and internal use, and (3) strong budget oversight, including monthly forecasting and spending according to plan, quarterly revisions as needed, and budget (spending) reporting.

(Team Management – Programme Management – Coordination – Capacity Building – Innovation)

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

The Programmes Manager will take on various tasks as assigned by the Head of Programme, including but not limited to

Programme Management: 

The Programmes Manager will be responsible for supporting HoP on leading the implementation of PRIME which is the exclusive platform for managing new projects in SCI.

• Manage all program implementation in the respective area, oversight of project implementation plans, assess progress of implementation of activities against plans on monthly basis, and document the progress and action corrective measures as and when required. Take the lead in demonstrating practices for quality program implementation;
• Ensure the programmes are implemented in ways responsive to communities, partners and children in line with SC’s principles, values and strategic plan and compliant with SC’s procedures
• Ensure award/grant kick off and management tools, including implementation plans, MEAL plans, procurement plans and distribution schedules of Programme inputs in line with Programme logistics/supply chain capacity are in place, tracked and updated regularly. 
• Ensure that partner staff have workplans in place and follow up with team members regularly to ensure that activities are on track.
• Manage Programme budget, including phased budgets, monthly budget forecasting and quarterly budget revisions for all grants. 
• Ensure proper and effective use of programme resources, ensuring that all resources/assets in project are managed in line with SC and Donor policy.
• Monitor programme progress against both programmatic and budgetary targets, and collaborate with the Technical Advisors/Specialists to make adjustments to Programme design as necessary. 
• Prepare timely and high-quality Programme and donor reports on project activities in compliance with internal SC requirements and any relevant external donor requirements. 
• Responsible for liaising with Operations/Field Management and Security on the movement planning of team and any necessary security assessments or reassessments of operational areas. 
• Promote synergies and ensure the overall coherence and relevance of multi-sectoral response;
• Ensure that all programs properly retain program learning for future programming and that all key lessons and information are documented;
• Ensure with the program managers that the capacity of national staff and team resilience, to changing context and subsequent changes in management arrangements, is built;
• Track budget spending and support the preparation of financial reports and the award review process;
• Ensure that all projects have clear indicators aligned with Save the Children global standards, useful and accurate baseline data and staff friendly reporting formats; 
• Ensure that country strategy and the annual country plans are implemented and reviewed in line with the regional and global strategies;
• Play a key role in partners’ capacity assessment and development for building national civil society.

Partner Management:

• Work with the partnership team to identify appropriate partners for implementation of the programme response.
• Work with the partners to develop their Programme design and proposals, ensuring they align with SC strategy and grant design.
• Ensure regular review of partner progress against the budget and work plan, and support partners to alter activities/strategies in light of context changes or operational challenges.
• Review partner narrative and financial reporting as well as MEAL data, in line with CO internal deadlines for MEAL.
• Undertake ongoing capacity assessments of partner, reporting areas for development to the Director of Implementation, Partnerships, and TAs.  

Needs Analysis, Programme Design and Implementation:

• Contribute to situation/response analysis, sector strategy documents and sector response plans as well as Programme design, working with the partner teams to ensure design is appropriate and implementable. 
• Support the Technical Advisors in the development of project and donor proposals in close coordinator with logistics, finance and awards units ensuring effective integration at design phase.   
• Undertake consultation with partners and support with partner proposal work.
• Contribute to country level contingency and emergency preparedness plans and where possible, integrate contingency planning for Programme planning and proposal design.
• Support partners to respond to new emergencies and spikes. 

Monitoring, Evaluation and Accountability

• Support the Technical Advisors and MEAL department to develop M&E and indicator tracking plans for all grants, inputting into the development of additional M&E tools as necessary to monitor project progress. 
• Support Knowledge Management/MEAL to collect appropriate, timely and accurate data against agreed indicators to enable both internal and external reporting.
• Work with MEAL team to identify and incorporate project suitable accountability mechanisms.

Human Resources Management

• Ensure appropriate staffing within the programme team, and ensure that all Programme  staff understand and are able to perform their role. 
• Establish performance management of programme staff through effective use of the Performance Management System including the establishment of clear, measurable objectives, on-going feedback, periodic reviews and fair and unbiased evaluations.
• Support, mentor and develop SC Programme   team to develop leadership, management and technical capacity. 

Coordination:

• Regularly coordinate and collaborate with other Programme managers and Programme teams to strengthen programmatic synergies, integration and impact for children.
• Support representation needs in coordination meetings (Cluster, Working Groups as required). 

BEHAIOURS (Values in Practice)

Accountability:

• holds self accountable for making decisions, managing resources efficiently, achieving and role modelling Save the Children values
• holds the team and partners accountable to deliver on their responsibilities - giving them the freedom to deliver in the best way they see fit, providing the necessary development to improve performance and applying appropriate consequences when results are not achieved.

Ambition:

• sets ambitious and challenging goals for themselves and their team, takes responsibility for their own personal development and encourages their team to do the same
• widely shares their personal vision for Save the Children, engages and motivates others
• future orientated, thinks strategically and on a global scale.

Collaboration:

• builds and maintains effective relationships, with their team, colleagues, Members and external partners and supporters
• values diversity, sees it as a source of competitive strength
• approachable, good listener, easy to talk to.

Creativity:

• develops and encourages new and innovative solutions
• willing to take disciplined risks.

Integrity:

honest, encourages openness and transparency; demonstrates highest levels of integrity

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

Essential

• At least 4 years/substantial experience working with a humanitarian/ development organisation, preferably in conflict-based response, including at least 3 years of senior management experience.
• University degree in a related academic discipline or equivalent work experience.
• Skills and experience in project/programme implementation, monitoring, review and evaluation preferably from a child rights approach in accordance with the Child Rights Convention and international humanitarian rights standards.
• Substantial people and programme management experience with good interpersonal skills and ability to communicate at all levels.
• Solid experience in grant management, including budget holding and donor reporting.
• Substantial understanding or proven experience of security management issues.
• Ability to produce high-quality reports in English.
• Representational, political awareness and advocacy skills.
• Ability to work with limited supervision from line manager. 
• Experience working with partners and a participatory approach.
• Fluency in written and spoken English and computer literate.
• Commitment to the aims and principles of SC. In particular, a good understanding of the SC mandate and child focus and an ability to ensure this continues to underpin our support.

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m
• Location of the office in the center of Mykolaiv
  

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.

Diversity, Equity and Inclusion: 

SCI is committed to create a truly inclusive, effective and representative organizational culture, encouraging equity and diversity among its employees and eliminating unlawful discrimination. 

Ready to hire an employee with disability.