Award Manager / Менеджер з питань управління нагородами

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. 

SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України.

Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОСАДИ:

Менеджер з управління нагородами відповідає за забезпечення ефективного та результативного процесу управління нагородами в рамках закріплених за ним портфоліо. Він/вона очолюватиме процес управління та розроблятиме найкращі практики управління проектами.  
Ця посада передбачає, що менеджер буде ключовою контактною особою для призначених нагород протягом усього циклу управління нагородами. Він відповідатиме за співпрацю з усіма іншими відділами та командами в головному та регіональному офісі з метою розвитку потенціалу всіх співробітників у сфері управління нагородами та надання підтримки на робочому місці для розробки системи управління нагородами, що відповідає стандартам якості «Save the Children», за погодженням з директором з управління нагородами.  
Ця особа відіграватиме важливу координаційну роль як всередині організації, з членами «Save the Children», так і з місцевими донорами щодо призначених грантів. Він/вона розглядатиме пакети заявок та керуватиме системою AMS (Система управління грантами), щоб забезпечити дотримання внутрішніх процесів подання заявок. Під час реалізації проектів він/вона надаватиме підтримку та інформацію технічним, польовим та операційним командам для надання грантів відповідно до вимог донорів. 
У разі виникнення надзвичайної гуманітарної ситуації особа, яка обіймає цю посаду, буде змушена працювати поза межами свого звичайного профілю та матиме можливість змінювати робочий час відповідно до ситуації.

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ:

Розвивати себе та інших;  

• Створення високоефективної команди з управління екстреними нагородами для підтримки належної практики та якісного виконання в рамках реагування на надзвичайні ситуації 
• Керівництво/підтримка розбудови потенціалу з управління нагородами як у команді з управління нагородами, так і для інших відповідних співробітників, включаючи розпорядників бюджетів, які працюють над реагуванням 
• Прогнозування потреб у кадровому забезпеченні відділу управління нагородженнями на початковому етапі, у звітних періодах і в подальшому, а також забезпечення підтримки належного рівня кадрового забезпечення протягом усього періоду, планування та документування передачі повноважень. 
• Проводити регулярні тренінги з підвищення кваліфікації щодо існуючих інструментів та матриці RACI для покращення співпраці та вдосконалення методів роботи. Комунікація з впливом: 
• Надавати стратегічну підтримку операційній команді під час реалізації всіх аспектів управління грантами. 
• Підтримувати ефективну комунікацію з членами організації «Save the Children», надаючи їм своєчасну інформацію про їхні нагороди та оперативно повідомляючи про потенційні проблеми. 
• Забезпечувати підготовку якісних і своєчасних звітів, які точно відображають досягнутий вплив і уроки, отримані під час реалізації нагород. 
• Налагоджувати та підтримувати зв'язки з відповідними мережами та співробітниками з управління нагородами подібних організацій у країні, а також з місцевими представниками донорських організацій. 

Відповідність (системи, процеси та донор): 

• Забезпечити ефективну підтримку та актуальність системи управління нагородами («AMS») для всіх нагород і суб-нагород за результатами реагування, включаючи авторизацію та зберігання документів. 
• Забезпечити, щоб ключові співробітники (включаючи партнерів) мали чітке розуміння вимог донорів щодо дотримання вимог у швидкий, але контрольований спосіб протягом усього циклу управління проектом, а також щоб існував повний аудиторський слід реалізації та звітності за всіма грантами. 
• Співпрацювати з відповідними співробітниками програми для забезпечення того, щоб усі партнери-виконавці операцій реагування пройшли юридичну перевірку перед початком роботи з «Save the Children», були залучені до відповідних угод і мали ефективні системи моніторингу, щоб результати роботи партнерів відповідали очікуванням і вимогам донорів. 
• У надзвичайних ситуаціях, що швидко розвиваються, співпраця з персоналом програми забезпечує проведення оцінки потенціалу та ознайомлення з політикою «Save the Children» для всіх нових партнерів, а також вжиття будь-яких необхідних заходів у відповідні терміни. 

Моніторинг та аналіз: 

• Співпрацювати з фінансовою командою, щоб забезпечити наявність чітких рамок для розробки генерального бюджету реагування, розподілу витрат, моніторингу бюджетів грантів, поетапного планування та прогнозування, а також забезпечення відповідності між генеральним бюджетом реагування та бюджетом, затвердженим донорами. 
• Використання навичок фінансового аналізу для нагляду за портфелем та портфелем грантів  
• Працювати у співпраці з фінансовим відділом і надавати технічні консультації щодо стратегічного розподілу витрат донорів, щоб мінімізувати проблеми з дотриманням вимог, де це можливо.  

Загальні обов'язки 

• Дотримуватися політики та практики Save the Children щодо захисту дітей, кодексу поведінки та охорони здоров'я.

Щоб бути успішним, Вам необхідно мати: 

• Досвід роботи з політиками, процедурами та системами управління нагородами
  
• Попередній досвід управління нагородами в гуманітарній сфері.
  
• Відмінні навички планування, управління та координації зі здатністю організовувати різноманітну та
  та координації зі здатністю організовувати різноманітне та вимогливе робоче навантаження.
  
• Розуміння основних гуманітарних інституційних донорів (наприклад, BHA, ECHO, DEC, OFDA,UNOCHA, Sida, INTPA, USAID, SWS,), включаючи бюджетування, дотримання вимог та звітність; досвід взаємодії з місцевими донорами.
  
• Добре розвинені навички управління командою та персоналом, з підтвердженими здібностями до коучингу та розбудови потенціалу.
  
• Знання фінансових аспектів управління грантами, а також розуміння операційної діяльності та програмування.
  
• Висока увага до деталей, навички вирішення проблем та вміння аналізувати тенденції.
  
• Володіння програмами Word, Excel, Outlook, Internet Explorer та фінансовими системами.
  
• Здатність швидко будувати відносини з широким колом людей, демонструючи культурну обізнаність.
  
• Терплячість, здатність адаптуватися, імпровізувати та чітко й ефективно спілкуватися під тиском.
  
• Сильна письмова та усна комунікація англійською мовою та сильні міжособистісні навички, а також досвід управління багатонаціональними командами.
   

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування з першого робочого дня
• Курси іноземної мови за рахунок організації
• Офіс в центрі

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.

ROLE PURPOSE: 

The Award Manager is responsible for delivering an efficient and effective award management process for the assigned portfolios. S/he will lead award management and develop best practices of award management.  

The role offers to be a key contact for the assigned awards throughout the Award management cycle. The individual will be responsible for working with all other departments and teams in the country and regional office to develop the capacity of all staff as it pertains to Award Management and provide on-the-job support to develop an awards management system that supports Save the Children quality standards in discussion with the Director of Award.  

The individual will play a strong coordination role both internally, with Save the Children members, and with locally based donors for the assigned awards. He/she will review proposal packages and lead the AMS (Award Management System) to ensure internal proposal processes are followed. During the implementation of projects, he/she will provide support and information to the technical, field-based, and operations teams to deliver donor-compliant awards. 

In the event of a major humanitarian emergency, the role holder will be expected to work outside the normal role profile and be able to vary working hours accordingly.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY :  

Developing self and others;  

• Building a high-performing emergency award management team to support good practice and high-quality delivery across the response 
• Lead/Support Award Management capacity building both within the AM team and for other relevant staff members including budget holders working on the response 
• Anticipate Award Management staffing surge capacity requirement at first onset, reporting periods, and roll down and ensure that adequate staffing level is maintained throughout and that hand-over are planned and documented. 
• Conduct regular refresher sessions on existing tools and the RACI matrix to improve collaboration and enhance ways of working 

Communicating with impact: 

• Provide strategic support to the operation team during the implementation of all aspects of award management. 
• Maintain effective communications with Save the Children Members, providing them with timely updates on their awards and flagging potential issues promptly 
• Ensure the production of high-quality and timely reports that accurately reflect the impact achieved and lessons learned during the implementation of an award. 
• Build and maintain relationships with relevant networks and award management staff of similar organisations in the country, as well as local representatives of donor organisations. 

Compliance (systems, processes & donor): 

• Ensure that the Award Management System (AMS) is effectively maintained and up to date for all response awards and sub-awards including authorisation and document retention 
• Ensure that key staff (including partners) have a clear understanding of donor compliance requirements in a rapid but controlled fashion throughout the project management cycle and that there is a complete audit trail of the implementation and reporting for all awards. 
• Work with relevant program staff to ensure all implementing partners for the response operations undergo legal vetting before commencing work with Save the Children, are engaged with appropriate agreements and effective monitoring systems are in place so that partner delivery meets donor expectations and requirements. 
• In rapid onset emergencies, work with program staff to ensure capacity assessments and induction into Save the Children policies are undertaken for all new partners, and any actions needed as a result of this are taken within an appropriate timescale. 

Monitoring and analysis: 

• Collaborated with the Finance team to ensure the CO has a clear framework for response master budget development, cost allocation, monitoring of award budgets, phasing and forecasting, and ensuring alignment between the response master budget and donor-approved budget. 
• Using strong financial analysis skills to oversee the award portfolio and pipeline  
• To work in collaboration with the finance department and provide technical advice regarding strategic donor cost allocations to minimise compliance issues where possible  

General 

• Comply with Save the Children policies and practices concerning child safeguarding, code of conduct, and health. 

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE:

Essential 

• Experience with award management policies, procedures, and  systems 

• Previous experience in awards management within a humanitarian setting. 

• Excellent planning, management, and coordination skills with the ability to organize a diverse and demanding workload. 

• Understanding of major humanitarian institutional donors (e.g., BHA, ECHO, DEC, OFDA, UNOCHA, Sida, INTPA, USAID, SWS,) including budgeting, compliance, and reporting; experience engaging with locally based donors. 

• Well-developed skills in team and staff management, with proven coaching and capacity-building abilities. 

• Knowledge of the financial aspects of award management, and an understanding of operations and programming. 

• Strong attention to detail, problem-solving skills, and the ability to analyze trends. 

• Proficiency in Word, Excel, Outlook, Internet Explorer, and financial systems. 

• Ability to build relationships quickly with a wide variety of people, demonstrating cultural awareness. 

• Patient, adaptable, and able to improvise and communicate clearly and effectively under pressure. 

• Strong written and spoken communication in English, and strong interpersonal skills, with experience managing multicultural teams. 

Desirable:

• good skills in budgeting, forecasting, and financial reporting within grant management. 
• Knowledge of compliance requirements from major donors  

• Experience in multi-stakeholder, international, or humanitarian settings. 

• Proven team leadership, including capacity building and staff development. 

• Excellent writing and verbal skills in English for reports and stakeholder communication. 

• Strong problem-solving abilities and risk assessment under pressure. 

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m

Child Safeguarding:

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures. 

• If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your response. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.