Адміністратор / Administrative Officer ГО "ДОЛАДУ" (NGO)
Адміністратор відповідає за організаційну та документальну підтримку діяльності ГО "ДОЛАДУ", забезпечує впорядкованість внутрішніх процесів, підтримує роботу команди та сприяє ефективній взаємодії між підрозділами.
Основні обов’язки:
1.Управління календарем та координація
- планування зустрічей команди
- координацію внутрішніх та зовнішніх подій
- контроль перетину зустрічей та дедлайнів
- нагадування про ключові події
2. Документообіг та кореспонденція
- реєстрацію документів
- організацію зберігання
- контроль руху документів
- забезпечення доступу до актуальних версій
- ведення корпоративної пошти, листування
3. Структурування Google Workspace
- організацію структури Google Drive
- підтримання логічної системи папок
- контроль доступів
- оновлення документів
- підтримку єдиних стандартів зберігання інформації
- Це включає роботу з Google Docs, Sheets, Drive, Calendar та іншими інструментами.
4. Комунікація з командою
Адміністратор виступає як точка координації внутрішніх адміністративних питань, зокрема:
- інформування команди про організаційні зміни
- допомога у вирішенні операційних запитів
- координація внутрішніх процесів
- підтримка роботи між відділами
5. Оформлення первинної документації
- готує та оформлює первинні документи
- збирає необхідні підтвердження
- передає документи фінансовому менеджеру
- контролює повноту документації
6. Асистування фінансовому та операційному менеджеру
- підготовка документів для оплат
- збір рахунків та актів
- допомога у формуванні звітності
- підготовка внутрішніх документів
- координація процесів
- організаційна підтримка проєктів
Очікувані результати роботи:
- впорядкована система документів
- структурований Google Drive
- відсутність втрати інформації
- своєчасна підготовка документів
- ефективна координація команди
Вимоги до кандидата:
- досвід адміністративної або операційної роботи
- досвід роботи з документами
- системне мислення
- уважність до деталей
- вміння працювати з Google Workspace, Trello
- організаційні навички
- комунікаційні навички
Мови
- Українська — вільно.
- Англійська — на рівні, достатньому для роботи з міжнародними донорами (бажано B2+).
Ціннісна відповідність
Поділяє місію та цінності DoLadu.
Повага до теми ветеранів та соціальної вразливості.
Орієнтація на прозорість, партнерство і довіру.
Рекрутер
ДОЛАДУ, ГО Перевірена
