Асистент з програмної діяльності / Program Assistant

Тривалість контракту - 30 вересня 2026 року з можливістю продовження.

Про FHI 360 та проєкт EpiC

FHI 360 — це некомерційна організація, яка займається розвитком людського потенціалу та прагне покращити життя людей шляхом впровадження інтегрованих, локально орієнтованих рішень. У складі команди — експерти в галузях охорони здоров’я, освіти, харчування, довкілля, економічного розвитку, роботи з молоддю, досліджень, технологій, комунікацій та соціального маркетингу, що створює унікальне поєднання можливостей для вирішення сучасних взаємопов’язаних викликів розвитку. FHI 360 працює більш ніж у 50 країнах світу та в усіх штатах і територіях США.

Проєкт EpiC (Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control) — це восьмирічна (2019–2027) глобальна ініціатива у сфері охорони здоров’я, яка спочатку фінансувалася Державним департаментом США в рамках Надзвичайного плану президента США з боротьби зі СНІДом (PEPFAR). Проєкт реалізується приблизно в 50 країнах світу, вирішуючи ключові виклики у сфері громадського здоров’я, такі як ВІЛ/СНІД, підготовка до пандемій та глобальна безпека у сфері охорони здоров’я.

В Україні проєкт фінансується в межах ініціативи Global Health Security (GHS) з метою зміцнення глобальних, регіональних та місцевих систем громадського здоров’я, спираючись на широкий досвід та наявні можливості, що узгоджуються з національними пріоритетами GHS та цілями уряду США. EpiC підтримуватиме національні та регіональні установи громадського здоров’я, медичні заклади, науково-дослідні інститути та регіональні управління Держпродспоживслужби України, академічні установи, а також організації громадянського суспільства. Метою є зміцнення потенціалу GHS у сферах профілактики та контролю інфекцій (IPC), антимікробної резистентності (AMR), управління надзвичайними ситуаціями у сфері охорони здоров’я (HEM), з особливим акцентом на запобігання, виявлення та реагування на спалахи інфекційних захворювань епідемічного значення. Усі заходи будуть узгоджені з національними нормативними актами, рекомендаціями та стандартами, а також з відповідними міжнародними рамковими документами.

Ця позиція базується в Києві, Україна. Вакансія відкрита для громадян України, які проживають в Україні або готові переїхати. Вимагається професійне володіння українською мовою (усною та письмовою).

Опис посади: 

Асистент(-ка) програми працює під керівництвом Технічного директора з глобальної безпеки здоров’я проєкту EpiC в Україні та відповідає за надання підтримки різним командам проєкту (технічним і програмним). Співпрацює з окремими країновими командами та співробітниками головного офісу для забезпечення належного запуску, впровадження та функціонування програм у країнах, а також здійснення постійного моніторингу та звітності щодо їх реалізації. До обов’язків входить підготовка документів і звітів, ведення обліку, організація та підтримка документації, а також поширення інформації. Асистент(-ка) програми збирає та перевіряє дані, узагальнює і звіряє інформацію, координує та забезпечує належне ведення документації. Також бере участь у плануванні та реалізації проєктних і технічних заходів, допомагає у моніторингу досягнення цілей і дотримання термінів, інформуючи відповідних співробітників про результати. Передбачає активну комунікацію з колегами та співробітниками проєкту.

Основні обов’язки:

• Координувати взаємодію між командами для забезпечення ефективної реалізації програм;
• Відстежувати виконання проєктних планів та досягнення цілей;
• Брати участь у зустрічах, готувати порядок денний та протоколи;
• Організовувати логістику проєктних заходів;
• Готувати запрошення, презентації, звіти та інші документи;
• Забезпечувати комунікаційну підтримку заходів;
• Вести бази даних, трекери та внутрішні файли відповідно до стандартів якості;
• Проводити кабінетні дослідження та готувати короткі огляди для інформування технічної команди EpiC Ukraine про найкращі світові та українські практики, пов’язані з концепціями та механізмами глобальної безпеки у сфері охорони здоров’я, відповідно до вимог керівництва технічної команди
• Виконувати щоденні завдання самостійно та проактивно;
• Контролювати ведення проєктної документації відповідно до стандартів;
• Співпрацювати з операційною та закупівельною командами;
• Виконувати інші завдання за дорученням.

Освіта, кваліфікація та досвід

• Вища освіта (бажано ступінь бакалавра) у сфері інформаційних послуг, комунікацій, освіти, охорони здоров’я, соціальних наук, міжнародного розвитку або суміжних галузях;
• 0–2 роки досвіду у програмній або адміністративній підтримці;
• Високий рівень комунікаційних навичок;
• Вміння працювати з дедлайнами, уважність до деталей та якості;
• Розуміння культурних, політичних та етичних аспектів у сфері громадського здоров’я України;
• Впевнене володіння Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
• Готовність до відряджень;
• Вільне володіння українською та англійською мовами.

Типові фізичні вимоги:

• Стандартне офісне середовище;
• Робота за комп’ютером протягом тривалого часу;
• Можливість сидіти або стояти протягом тривалого часу;
• Можливість піднімати/переміщувати до 2 кг.

Використовувані технології:
ПК/ноутбук, Microsoft Office 365, SharePoint, Zoom, Teams, мобільні пристрої та стандартне офісне обладнання.

Вимоги до відряджень:
Менше 10% 

 **Або еквівалентна комбінація відповідної освіти та/або досвіду, достатня для успішного виконання основних обов'язків на цій посаді. Цей опис посади підсумовує основні обов'язки на цій посаді. Він не визначає і не обмежує конкретні завдання, які можуть бути призначені для виконання цих обов'язків. Цей документ не повинен тлумачитися як трудовий договір. Керівництво залишає за собою право переглядати та змінювати цей документ у будь-який час. 

Робоче місце буде розташоване в офісі FHI 360 у Києві, Україна.

Просимо надсилати CV та супровідний лист через сайт вакансії. Розглядаються лише заявки англійською мовою.

Кандидати з інвалідністю заохочуються до подачі заявки.

Length of contract:  until 30 September 2026 with possibility of extension

About FHI 360 and EpiC 

FHI 360 is a nonprofit human development organization dedicated to improving lives in lasting ways by advancing integrated, locally driven solutions. Our staff includes experts in health, education, nutrition, environment, economic development, youth, research, technology, communication, and social marketing—creating a unique mix of capabilities to address today’s interrelated development challenges. FHI 360 serves more than 50 countries and all U.S. states and territories.

The Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) project is an eight-year (2019–2027) global health project initially funded by the U.S. Department of State (DoS) as part of the President’s Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR). EpiC operates in approximately 50 countries, addressing key public health challenges such as HIV/AIDS, pandemic preparedness, and global health security. 

 In Ukraine, the project receives Global Health Security (GHS) funding to strengthen global, regional, and local public health systems, building on broad experience and existing capabilities that align with national GHS priorities and US Government goals. EpiC will support the national and regional public health institutions, health care facilities, the State Service of Ukraine on Food Safety and Consumer Protection’s research institutes and regional departments, academic institutions, as well as civil society organizations to strengthen GHS capacities in infection prevention and control (IPC), antimicrobial resistance (AMR), health emergency management (HEM), with a particular focus on the prevention, detection and response to infectious disease outbreaks of epidemic significance. All activities will be aligned with national regulations, guidelines and standards, as well as relevant international frameworks.  

This position will be based in Kyiv, Ukraine. This position is open to Ukrainian nationals who are residing in Ukraine or are willing to relocate to Ukraine. Professional proficiency in written and spoken Ukrainian and English is required.

Job Summary: 

The Program Assistant is working under supervision of EpiC Ukraine Global Health Security Technical Director and primarily responsible for providing support to various EpiC project teams (technical and programs) They will work with select country teams and HQ staff to ensure the smooth set up, implementation and operation of country programs, and ensure ongoing monitoring and reporting on country programs. They prepare documents and reports, compile records, organize, and maintain files, post information.. The Program Assistant collects and verifies data, summarizes, and reconciles information, and coordinates and maintains records management. Supports the planning and execution of project and technical initiatives. Assist with the monitoring of progress towards attainment of objectives and deadlines, reporting results to appropriate staff. Communicates extensively with staff and colleagues.

Under supervision of EpiC Ukraine Global Health Security Technical Director

Accountabilities: 

• Coordinates across all teams to ensure smooth program implementation, tracks performance against project timelines, and objectives. 
• Attend project meetings and prepare pre-meeting agendas and post-meeting notes and memos.
• Plan for project-related meetings (ensure smooth contact with logistical companies).
• Support drafting invitations, post-meeting correspondence, PowerPoint presentations, ad hoc reports, and other program related documents.
• Provide communication support for program activities and events.
• Maintains databases and trackers, shared internal files, and data integrity and security according to quality standards and company policy.
•  Conduct desk research and compile brief updates to inform EpiC Ukraine technical team on the global and Ukraine-specific best practices related to the global health security concepts and frameworks, as required by the technical team leadership 
• Performs day-to–day routine tasks independently with own initiative.
• Ensures project documentation and reports are tracked regularly and adhere to country and regional standards.
• Work closely with operations and procurement team to promote greater information sharing and collaboration. 
• Performs other related duties as assigned.

Education Qualification & Experience 

• Minimum of an Bachelor Degree in Knowledge/Information Services, Communications, Education, Health, Behavioral, Life/Social Sciences International Development, Human Development or Related Field; Bachelor’s Degree preferred.
• Typically requires 0-2 years of programs and administrative support experience.
• Articulate, professional and able to communicate in a clear, positive manner.
• Ability to meet deadlines with strong attention to consistency, detail, and quality.
• Sensitivity to cultural differences and understanding of the political and ethical issues, surrounding public health issues in Ukraine.
• Proficiency in Microsoft Office applications such as MS Word, Excel, PowerPoint, and well-developed computer skills.
• Ability to travel within country and internationally if needed. 
• Professional proficiency in written and spoken English and fluency in Ukrainian.

 Typical Physical Demands: 

• Typical office environment. 
• Ability to spend long hours looking at a computer screen and doing repetitive work on a keyboard. 
• Ability to sit and stand for extended periods of time. 
• Ability to lift/move up to 5 lbs. 

Technology to be Used: 

• Personal Computer/Laptop, Microsoft applications (i.e., Office 365, SharePoint/Zoom/Teams), cell phone/mobile technology, and standard office equipment. 

Travel Requirements: 

• Less than 10% 

 **Or an equivalent combination of relevant education and/or experience sufficient to successfully perform the key responsibilities of the job. This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time. 

The position will be based in FHI 360’s office in Kyiv, Ukraine.  

Please apply via the vacancy website your CV and Cover letter. Only applications submitted in English will be considered. 

Candidates with disabilities are encouraged to apply.