Compliance Manager

The USAID Harvest Activity enables supported male and female grain and oilseed farmers, including marginalized and underserved groups, to return production and income for target commodities to at least pre-war levels while improving production efficiency and profitability and position farmers to market their crops more successfully and profitably in the wartime context.  

Position Description: 

The Compliance Specialist collaborates with the technical, procurement, operations, human resources and finance staff to ensure that all Harvest Activity transactions and supporting documents are reviewed for accuracy and completeness. Specifically, the Compliance Specialist is accountable for confirming all transactions under review are backed up with sufficient supporting documentation and are in alignment with contractual terms and conditions. The Compliance Specialist is also accountable for flagging cases where invoices are insufficiently supported, documenting such feedback in a central tracker, and clearly and consistently communicating such feedback to staff responsible for vendor management and communication. He/She will implement processes and internal controls to ensure full compliance with USG rules.  

Responsibilities:  

• Ensures Chemonics and USAID compliance standards and best practices are properly disseminated to local procurement staff. 

• Supports the Operational Risks and Oversight Advisor, E&E Compliance Team, and the U.S. Business Line Risk, Finance and Compliance Department to coordinate project office workstreams in response to external audits.

• Conducts compliance reviews of RFPs, purchase action requests, subcontracts, negotiation memos related to Harvest Activity procurements. 

• Ensures that Chemonics U.S. Government Business Line corporate risk and subcontractor management tools and templates are shared and utilized by local staff. 

• Conducts periodic gap analysis of critical risk management functions and recommends any course correction actions. 

• Provides guidance to Strategic Investment Fund Director in review of award management tools and best practices to improve Harvest Activity’s ability to actively manage corporate and project risk. 

• Ensures compliance with USAID and U.S. government regulations, Chemonics’ corporate policies, laws of Ukraine, and any supplemental policies developed specifically for Ukraine during the full-scale war. 

• Conducts random internal reviews of procurement and grants files, and coordinates with the home office project management unit and other corporate divisions for additional financial and compliance reviews as needed; 

• Makes recommendations on strengthening policies and procedures;   

• Makes recommendations on strategies to streamline systems for effectiveness and efficiency considering client needs, team dynamics, and project goals and objectives; 

• Establishes internal controls to ensure that the compliance tools and adherence throughout the project are effective and efficient in preventing, detecting, identifying, and correcting noncompliance with applicable rules and regulations; 

• Builds capacity of staff and counterparts (subcontractors, vendors, etc.) through regular trainings of processes and on regulations, organizational policies, code of conduct, and compliance matters; 

• Serves as a point of contact with the Chemonics Office of Business Conduct and may coordinate and/or participate in business conduct reviews and investigations;  

• Coordinates as needed with the Europe and Eurasia Compliance Team on matters related to templates, guidance, and standards for prime contract related approvals. 

• Other duties as required.

Qualifications   

• Eight years of technically relevant work experience. 

• Bachelor's degree required. 

• Possess a comprehensive understanding of project and contract management as well as USG regulations and guidelines in order to provide support and guidance in a strategic and problem solving manner.  

• Demonstrated ability to communicate clearly, concisely, and persuasively both orally and in writing, and deliver presentations, training, and facilitate meetings effectively. 

• Extensive experience solving complex technical, managerial or operational problems and ability to evaluate options based on relevant information, resources and knowledge required.  

• Extensive experience with a wide variety of contracts and subcontracts types, e.g. fixed price, indefinite quantities contract, cost reimbursement (award fee/fixed fee), performance-based, and construction required.  

• Extensive knowledge of USAID, other federal agency regulations and policies required. 

• Strong analytical skills and demonstrated ability to solve complex problems. 

Supervision and Reporting  

The Compliance Manager reports to and is supervised directly by the Operational Risks and Oversight Advisor.  

Location  

This position is based in Kyiv, Ukraine.  

Level of Effort  

This assignment is full time and long-term employment. The assignment will begin upon receiving USAID approval.  

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter to  Відправити резюме

Please submit your resume in English as they will be reviewed by international colleagues.

Менеджер з комплаєнсу

Програма USAID Harvest допомагає фермерам, які вирощують зернові та олійні культури, включаючи малозабезпечені групи, відновити виробництво та доходи за цільовими видами продукції щонайменше до довоєнного рівня. Водночас програма сприяє підвищенню ефективності виробництва та рентабельності, а також допомагає фермерам успішніше та вигідніше продавати свою продукцію в умовах воєнного часу.

Опис посади:

Менеджер з комплаєнсу співпрацює з технічним, закупівельним, операційним, кадровим та фінансовим персоналом для забезпечення того, щоб усі транзакції діяльності Harvest та супровідні документи були перевірені на точність та повноту. Зокрема, менеджер з комплаєнсу відповідає за підтвердження того, що всі транзакції, що перевіряються, мають достатню супутню документацію та відповідають контрактним умовам договорів. Менеджер з комплаєнсу також відповідає за виявлення випадків, коли рахунки-фактури недостатньо обґрунтовані, документування такої інформації в центральному трекері та чітке і послідовне повідомлення зворотного зв’язку співробітникам, відповідальним за управління постачальниками та комунікацію. Він/Вона реалізує процеси та внутрішні контролі для забезпечення повної відповідності правилам уряду США.

Обов'язки:

• Забезпечувати належне поширення стандартів та найкращих методів відповідності Chemonics та USAID персоналу закупівель.

• Підтримувати радника з операційних ризиків та нагляду, команду з відповідності E&E та відділ управління ризиками, фінансами та відповідністю американської бізнес-лінії для координації робочих потоків офісу проекту у відповідь на зовнішні аудити.

• Проводити перевірки відповідності RFP, запитів на закупівлю, субконтрактів, меморандумів про переговори, пов'язаних із закупівлями діяльності Harvest.

• Забезпечувати, щоб інструменти та шаблони корпоративного управління ризиками та управління субпідрядниками Chemonics U.S. Government Business Line були передані та використовувалися персоналом.

• Проводити періодичний аналіз розриву критичних функцій управління ризиками та рекомендувати ефективні дії з корекції курсу.

• Надавати керівництво директору Стратегічного інвестиційного фонду щодо перегляду інструментів управління нагородами та найкращих практик для покращення здатності діяльності Harvest активно керувати корпоративними та проектними ризиками.

• Забезпечувати відповідність правилам USAID та уряду США, корпоративним політикам Chemonics, законам України та будь-яким додатковим політикам, розробленим спеціально для України під час повномасштабної війни.

• Проводити випадкові внутрішні перевірки закупівельних та грантових файлів та координувати роботу з підрозділом управління проектами головного офісу та іншими корпоративними підрозділами для додаткових фінансових та відповідних перевірок за необхідністю;

• Вносити рекомендації щодо посилення політик та процедур;

• Пропонувати стратегії для спрощення систем з метою підвищення ефективності, враховуючи потреби клієнтів, динаміку команди та цілі проекту;

• Встановлювати внутрішній контроль для забезпечення того, щоб інструменти відповідності та дотримання в рамках проекту були ефективними у запобіганні, виявленні, ідентифікації та виправленні невідповідності застосовним правилам та положенням;

• Підвищувати потенціал співробітників та партнерів (субпідрядників, постачальників тощо) шляхом регулярних навчань з процесів та регуляцій, організаційних політик, кодексу поведінки та питань комплаєнсу.;

• Виконувати роль контактної особи з Офісом ділової етики Chemonics та координувати і/або брати участь у перевірках і розлідування з ділової етики..

• Координує за необхідністю з командою з відповідності Європи та Євразії питання, пов'язані з шаблонами, керівництвом та стандартами для затверджень, пов'язаних з основним контрактом.

• Інші обов'язки за необхідністю.

Кваліфікації

• Вісім років відповідного технічного досвіду роботи.

• Вимагається ступінь бакалавра.

• Має всебічне розуміння управління проектами та контрактами, а також нормативних актів та вказівок уряду США для надання підтримки та керівництва у стратегічному та проблемно-орієнтованому підході

• Продемонстрована здатність чітко, стисло та переконливо спілкуватися як усно, так і письмово, а також ефективно проводити презентації, навчання та вести засідання.

• Великий досвід вирішення складних технічних, управлінських або операційних проблем та здатність оцінювати варіанти на основі відповідної інформації, ресурсів та знань.

• Великий досвід роботи з різноманітними типами контрактів і субконтрактів, такими як фіксовані ціни, контракти з невизначеними обсягами, компенсаційні контракти (з винагородою/фіксованою оплатою), контракти на основі виконання та будівництва.

• Вимагаються глибокі знання USAID, інших федеральних нормативних актів та політик.

• Сильні аналітичні навички та продемонстрована здатність вирішувати складні проблеми.

Керівництво та звітність

Менеджер з комплаєнсу підпорядковується та знаходиться під безпосереднім керівництвом Радника з операційних ризиків та нагляду.

Місце роботи

Посада базується у Києві, Україна.

Зайнятість

Це завдання передбачає повну зайнятість та довгострокове працевлаштування. Початок роботи відбудеться після отримання схвалення USAID.

Якщо вас цікавить ця посада, будь ласка, надішліть своє резюме та супровідний лист на адресу Відправити резюме

Просимо надсилати резюме англійською, оскільки його розглядатимуть міжнародні колеги.