Operations manager / Операційний менеджер (-ка)

Background:

Team4UA implements humanitarian and early recovery projects across Ukraine, ensuring timely, transparent, and compliant delivery of goods, works, and services in line with donor regulations and internal procurement policies. In the context of ongoing emergency response and infrastructure-related interventions — including construction, rehabilitation, and technical activities — Team4UA is strengthening its operational capacity to ensure efficient procurement, logistics coordination, compliance with donor regulations, and proper documentation for audit and accountability purposes.

1. Position Summary

The Operations Manager is responsible for the strategic and efficient management, coordination, and direct supervision of organizational support functions. This role ensures that operational, administrative, logistical and IT infrastructures are robust and compliant with national laws and donor regulations, providing a stable foundation for project and program implementation. The position bridges the gap between support departments and project teams to ensure transparent resource utilization and audit readiness.

2. Key Responsibilities

A. Financial Control & Admin Budgeting

? Budget Management: Monitor expenditure against planned allocations for the administrative budget to ensure fiscal discipline.

? Documentation Control: Ensure admin payments are valid and supported by adequate documentation.

B. Project & Program Support

? Implementation Facilitation: Provide operational support to project teams to ensure activities meet targets on time and within budget.

? Risk Management: Identify and mitigate operational and fiduciary risks that could impact

program delivery.

C. Procurement and Logistics

? Procurement: Work on procurements, including planning, requesting, and providing specifications to the procurement team.

? Supplier Documentation: Work with primary documents of suppliers, ensuring accuracy and completeness.

? Event Planning: Organize and coordinate logistics for workshops, training, focus groups, and other operational events.

D. Admin management

? Office Maintenance: Organize and oversee daily office operations, procedures, and welfare to ensure an efficient and safe work environment.

? Policy Compliance: Ensure all administrative functions comply with internal policies, Ukrainian legislation, and donor requirements.

? Support Coordination: Coordinate between support departments (HR, Finance, Procurement) to facilitate seamless communication and strategic alignment.

? Fleet Oversight: Coordinate vehicle maintenance, logbooks, and fuel usage tracking.

? Travel Coordination: Manage staff travel arrangements, including documentation and logistics for business trips.

? Asset Tracking: Oversee the safeguarding and systematic maintenance of organizational assets across all locations.

? Infrastructure Management: Oversee the maintenance of office IT systems, including local networks, Wi-Fi, and organizational software.

? Technical Support: Manage IT asset inventory and provide first-line troubleshooting for staff hardware and software issues.

3. Required Qualifications & Experience

A. Education & Experience

? Education: Bachelor’s or Master’s degree in Finance, Business Administration, Management, or a related field.

? Experience: Minimum 5 years of proven experience in an operations, procurement or administrative management role, preferably within an NGO or international humanitarian organization.

? Management: Demonstrated experience in leadership roles managing multi-disciplinary teams and complex operational cycles.

B. Technical Competencies

? Compliance: Strong knowledge of Ukrainian labor, contract, and tax laws, as well as donor regulations (e.g., OCHA, UHF).

? Systems: Proficiency in MS Office/Google Workspace and experience with IT management systems.

? Languages: Fluency in English (written and spoken) is mandatory.

C. Core Competencies

? Strategic Thinking: Ability to prioritize competing demands across various support and programmatic functions.

? Integrity: High degree of professionalism and adherence to «Do No Harm» principles and PSEA standards.

? Problem-Solving: Proven ability to resolve complex logistical and operational issues in a fast-paced environment.

To participate in the selection process for the position, submit your resume in English in response to this vacancy.

Передумови:

Team4UA реалізує гуманітарні проекти та проекти швидкого відновлення по всій Україні, забезпечуючи своєчасне, прозоре та належне постачання товарів, робіт та послуг відповідно до правил донорів та внутрішньої політики закупівель. У контексті поточного реагування на надзвичайні ситуації та втручань, пов’язаних з інфраструктурою, включаючи будівництво, відновлення та технічну діяльність, Team4UA зміцнює свою операційну спроможність для забезпечення ефективних закупівель, координації логістики, дотримання правил донорів та належного документування для цілей аудиту та підзвітності.

1. Короткий опис посади

Менеджер з операцій відповідає за стратегічне та ефективне управління, координацію та безпосередній нагляд за функціями організаційної підтримки. Ця роль гарантує, що операційна, адміністративна, логістична та ІТ-інфраструктура є надійною та відповідає національному законодавству та правилам донорів, забезпечуючи стабільну основу для реалізації проектів та програм. Посада усуває розрив між відділами підтримки та проектними командами, щоб забезпечити прозоре використання ресурсів та готовність до аудиту.

2. Ключові обов’язки

A. Фінансовий контроль та адміністративне бюджетування

? Управління бюджетом: Моніторинг витрат відповідно до запланованих асигнувань для адміністративного бюджету для забезпечення фінансової дисципліни.

? Контроль документації: Забезпечення дійсності адміністративних платежів та їх підтвердженості належною документацією.

B. Підтримка проектів та програм

? Сприяння впровадженню: Надання операційної підтримки проектним командам для забезпечення своєчасного досягнення цілей у рамках бюджету.

? Управління ризиками: Виявлення та пом’якшення операційних та фідуціарних ризиків, які можуть вплинути на виконання програми.

C. Закупівлі та логістика

? Закупівлі: Робота над закупівлями, включаючи планування, запит та надання специфікацій команді закупівель.

? Документація постачальників: Робота з первинними документами постачальників, забезпечення точності та повноти.

? Планування заходів: Організація та координація логістики для семінарів, навчання, фокус-груп та інших операційних заходів.

D. Адміністрування

? Обслуговування офісу: Організація та контроль щоденних операцій, процедур та добробуту офісу для забезпечення ефективного та безпечного робочого середовища.

? Дотримання політик: Забезпечення відповідності всіх адміністративних функцій внутрішнім політикам, українському законодавству та вимогам донорів.

? Координація підтримки: Координація між відділами підтримки (відділ кадрів, фінанси,

закупівлі) для забезпечення безперебійної комунікації та стратегічного узгодження.

? Контроль автопарку: Координація технічного обслуговування транспортних засобів, журналів реєстрації та відстеження використання палива.

? Координація поїздок: Керування організацією поїздок персоналу, включаючи документацію та логістику для ділових поїздок.

? Відстеження активів: Контроль за збереженням та систематичним обслуговуванням організаційних активів у всіх місцях розташування.

? Управління інфраструктурою: Контроль за обслуговуванням офісних ІТ-систем, включаючи локальні мережі, Wi-Fi та організаційне програмне забезпечення.

? Технічна підтримка: Керування інвентаризацією ІТ-активів та надання першочергового усунення несправностей з апаратним та програмним забезпеченням персоналу.

3. Необхідна кваліфікація та досвід

A. Освіта та досвід

? Освіта: Ступінь бакалавра або магістра з фінансів, бізнес-адміністрування, менеджменту або суміжної галузі.

? Досвід роботи: Не менше 5 років підтвердженого досвіду роботи на посаді в галузі операцій, закупівель або

адміністративного управління, бажано в неурядовій організації або міжнародній гуманітарній організації.

? Менеджмент: Підтверджений досвід на керівних посадах з управління багатопрофільними командами та складними операційними циклами.

B. Технічні компетенції

? Відповідність вимогам: Глибокі знання трудового, контрактного та податкового законодавства України, а також нормативно-правових актів донорів (наприклад, OCHA, UHF).

? Системи: Володіння MS Office/Google Workspace та досвід роботи з ІТ-системами управління.

? Мови: Вільне володіння англійською мовою (писемно та усно) є обов’язковим.

C. Основні компетенції

? Стратегічне мислення: Здатність розставляти пріоритети між конкуруючими вимогами різних допоміжних та програмних функцій.

? Чесність: Високий рівень професіоналізму та дотримання принципів «Не нашкодь» та стандартів PSEA.

? Вирішення проблем: Підтверджена здатність вирішувати складні логістичні та операційні питання в стрімкому середовищі. Щоб взяти участь у відборі на позицію, надсилайте своє резюме англійською мовою у відгук на цю вакансію.

Щоб взяти участь у процесі відбору на посаду, надішліть своє резюме англійською мовою у відповідь на цю вакансію.