Асистент з управління персоналом / HR Assistant

HEKS / EPER Ukraine є міжнародною громадською організацією, яка працює у сфері розвитку та гуманітарної допомоги. Наша мета - підтримка людей у найбільш вразливих групах населення. У зв'язку з розширенням діяльності шукаємо амбіційного та відповідального кандидата на посаду Асистента з управління персоналом / HR Assistant у місті Київ.

Задачі:

- Розробка проектів трудових договорів, стежити за їх тривалістю, вести персональну базу працівників та їх особові справи.

- Перевірка поданих кандидатами документів.

- Організація ведення обліку робочого часу, складання та виконання графіків щорічних відпусток, контроль за станом трудової дисципліни та дотриманням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку.

- Ведення записів про відпустки працівників, контроль своєчасного подання запитів на щорічні відпустки для фінансового управління

- Допомога в підготовці документів для прийняття на роботу, просування по службі, переведення та звільнення працівників відповідно до законодавства, нормативно-правових актів, інструкцій, а також внутрішніх наказів тощо. Ведення кадрового обліку та архівування всіх кадрових документів.

Вимоги:

- Вища освіта в галузі психології, управління персоналом або суміжній;

- Досвід роботи на аналогічній посаді від 1 року;

- Знання трудового законодавства України;

- Вміння працювати в команді, відмінні комунікативні навички;

- Досвід роботи у гуманітарних організаціях буде перевагою

Пропонуємо:

- Соціальний пакет та конкурентна заробітна плата

- Медичне страхування

- Можливість професійного зростання та розвитку 

- Робота в дружньому колективі професіоналів

Якщо ви відчуваєте себе готовими долучитися до нашої команди та допомагати у покращенні умов життя людей, надсилайте своє резюме і мотиваційний лист у відгуки. Не втрачайте шанс стати частиною важливої місії допомоги тим, хто цього потребує!

Main tasks and responsibilities

- Develop drafts of employment contracts, monitor their duration, maintain a personal database of employees and their personal files.

- Check submitted by the candidates’ documents.

- Organizes timesheet accounting, drawing up and executing annual leaves schedules, monitors the state of labor discipline and compliance by employees with the rules of internal labor regulations.

- Monitor Employees' leave records, ensure that annual leave requests are submitted on time for financial administration, tracking and schedule annual leave according to Ukrainian law

- Prepare HR orders. 

- Assist in drafting the documents for the hiring, promotion, transfer and dismissal of employees in accordance with labor legislation, regulations, instructions, as well as internal orders . etc.

- Keep staff records and archiving of all HR documents.

Education and experience

- A bachelor’s degree in human resources, Business Administration, or related field. 

- A master’s degree or additional qualifications would be advantageous

- Proven experience in Human Resources 2+ years.

- Previous experience with an NGO is desirable

Skills:

- Solid use of the MS office software (including Word, Excel, Outlook) is compulsory.

- Proficiency in HR software such as Workday, BambooHR, or similar platforms

Soft skills:

- Strong interpersonal and communication skills, with the ability to liaise effectively with staff at all levels.

- Excellent organizational and multitasking capabilities.

- Ethical judgment and ability to handle sensitive/confidential information with discretion.

- Problem-solving skills with a proactive approach.

Language Requirements:

- Ukrainian or Russian as mother tongue. Proficiency in English B1/B2 is mandatory.

- Ability to draft clear and concise reports, presentations, and HR documentation.

Other Desirable Qualities:

- Commitment to the principles and ethos of HEKS/EPER.

- Willingness to travel frequently to field sites and potentially challenging environments.

- Adaptability to rapidly changing scenarios and unexpected challenges.

- Familiarity with the socio-political landscape of the region is beneficial.

HEKS/EPER offers : official employment, competitive and decent salary, social package in accordance with the Labor Code, equipped workplace, medical insurance etc.