Фахівець з питань співпраці з партнерами (Partnership Officer)

Partnerships Officer  

COUNTRY: Ukraine  

REPORTS TO:  Grants and Partnerships Manager  

LOCATION: Kyiv with frequent travels  

GENERAL MISSION 

Under the responsibility of the Grants and Partnerships Manager, the Partnerships officer will contribute to the development and quality implementation of strategic local partnerships within the mandate of HI.  Key local partners will include government structures, local non-governmental organizations (LNGOs) and civil society organizations (CSOs). This approach will be implemented in the framework of the aid localization informed and guided by the HI strategy for localization and partnership Ukraine currently under development.  

In addition, The PO will support the program unit and matters liaising communication with HI and local partners.   

The PO will work closely with the Grants and Partnership Manager, Advocacy Specialist, Project Managers and the Finance team.   

MISSIONS / RESPONSIBILITIES  

Mission 1: Local partner identification and selection 

1. Under the management of Grants & Partnership Manager, provides a local stakeholder mapping and analysis in relevant sectors of intervention (such as health, protection, armed violence reduction etc.) in line with HI StratOp in Ukraine, localization and partnership strategy and Fundraising goals. 

2. Contributes as applicable to the localization and partnership strategy in development 

3.  Contributes to the identification of local organizations, (government structures, LNGOs and/or CSO) through building up a robust network of local organizations.  

4. Initiate initial discussions and meetings with potential local partners and ensure the follow-up  

5. Conducts local partner capacity assessments to evaluate their willingness and capacities to develop key partnership with HI and to identify key areas for a capacity building plan 

6. Assist the Grants & Partnership Manager, in conducting due diligence and verification of partner’s registration documents.  

     

Mission 2. Partnerships formalization  

1. Assist the Grants and Advocacy specialist on the drafting of MoU and Partnership Agreement including the relevant annexes.  

3. Assist the Grants and Partnership Manager in the follow up of the signature of MoUs and contracts 

 Mission 3. Partnership implementation and follow-up   

1. In close collaboration with the Project Manager, regularly liaise with the local partner to ensure successful implementation of the activities as per agreed in the partnership agreement.  

2. In close collaboration with the Project Manager, organize and schedule partnership review meetings compile the latest project information, identify the areas for improvement, take action, and make the necessary changes in the partnership agreement. 

3. In close collaboration with the Project Manager, ensure the participation of local partners to lessons learned workshop to capitalize on the project success and collect feedback from the local partner.  

4. Regularly liaise with the partners to ensure the compliance with donor rules and timely submission during reporting periods  

5. Assist finance team in checking partners financial reports and payment request  

6. Keep the grants and partnership manager informed of any partner compliance issues to ensure timely mitigation. 

    

Mission 4. Capacity Building of local partners  

1. Develop a partner capacity building plan to address the gaps and weaknesses identified during the initial capacity assessment. 

2. Organize and schedule trainings and capacity building sessions on project management and tools, donor reporting requirements, budget management and donor compliance (in close collaboration with HI finance team) and technical trainings (in close collaboration with HI technical specialists)  

      

PROFILE SOUGHT

Qualification(s): 

• University degree: International relations, political science, communication, development, Humanitarian aid, law, Social Sciences  

Experience:

• Between 1 and 3 years of experience in managing partnerships / of being involved in local civil society organisation

Skills:

• Good knowledge of the Ukrainian civil society with previous experiences in local organization  

• Working knowledge of English  

• Good oral communication skills 

Personal qualities: 

• Ability to work in a multi-cultural environment  

• Willing to travel frequently  

    

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.

How to apply

Attention: Please send your CV in English.

Please note that the application deadline is 31/01/2025. Interviews will be conducted on a rolling basis until the position is filled, and only shortlisted candidates will be contacted.

If you do not hear from us within two weeks of the application closing date, please consider your application unsuccessful. 

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

___________________________________________________________________________________________________

Фахівець з питань співпраці з партнерами  

КРАЇНА: Україна  

ПІДПОРЯДКУВАННЯ:  Старший менеджер (управитель) з грантів і співпраці з партнерами  

ЛОКАЦІЯ: Київ, часті відрядження  

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ  

Фахівець з питань співпраці з партнерами підпорядковується старшому менеджеру (управителю) з грантів і співпраці з партнерами та працює над плануванням і якісною реалізацією стратегічного партнерства на локальному рівні в рамках повноважень HI. До складу ключових місцевих партнерів входитимуть урядові установи, місцеві неурядові організації та громадянські організації. Цей підхід буде впроваджений у формі рамкового документа, що регулюватиме локалізацію процесу надання допомоги; стратегія HI з локалізації та партнерських зв'язків в Україні, яка наразі розроблюється, визначатиме та регулюватиме наповнення цього документу.  

Окрім цього, фахівець з партнерських зв'язків надаватиме підтримку програмному відділу та сприятиме встановленню й підтримці зв'язку між HI та місцевими партнерами.   

Фахівець тісно співпрацюватиме з старшим менеджером (управителем) з грантів і співпраці з партнерами, спеціалістом з інформаційно-пропагандистської діяльності, керівником проекту та фінансовим відділом.   

ЗАВДАННЯ / СФЕРА КОМПЕТЕНЦІЙ  

Завдання 1: Пошук та відбір місцевих партнерів 

1. Під керівництвом старшого менеджера (управителя) з грантів і співпраці з партнерами фахівець здійснює пошук та аналіз місцевих центрів прийняття рішень у відповідних областях втручання (охорона здоров'я, захист прав населення, зменшення масштабів збройного насильства тощо) відповідно до потреб відділу стратегічних операцій HI в Україні, згідно з стратегією локалізації та партнерських зв'язків, а також цілями, що стосуються збору коштів на потреби організації. 

2. Бере участь у розробці стратегії локалізації та партнерських зв'язків де це доцільно. 

3.  Сприяє ідентифікації місцевих організацій (урядових структур, неурядових та/чи громадянських організацій), шляхом розбудови потужної мережі місцевих організацій.  

4. Ініціює початкове обговорення та зустрічі з потенційними місцевими партнерами та забезпечує подальший контроль.  

5. Здійснює аналіз потенціалу місцевих партнерів для оцінювання їхньої готовності й здатності побудувати міцні партнерські стосунки з HI та визначення ключових областей розбудови потенціалу у складі відповідного плану. 

6. Надає підтримку Старшому менеджеру (управителю) з питань грантів та партнерських зв'язків у застосуванні заходів належної обачності та перевірці реєстраційних документів партнерів.  

     

Завдання 2. Формалізація партнерства  

1. Надає підтримку фахівцю з питань грантів та інформаційно-пропагандистської діяльності у створенні текстів меморандумів про взаєморозуміння та партнерських угод, включно з відповідними додатками.  

3. Надає підтримку старшому менеджеру (управителю) з питань грантів та партнерських зв'язків у подальшому контролі над підписаними меморандумами та угодами.  

Завдання 3. Реалізація партнерства та подальший контроль   

1. У тісній співпраці з керівником проекту підтримує постійний зв'язок з місцевими партнерами для забезпечення успішної реалізації заходів, передбачених партнерською угодою.  

2. У тісній співпраці з керівником проекту організовує та складає розклад засідань з аналізу результатів партнерства, збирає актуальну інформацію про проект, визначає області, що потребують вдосконалення, та вносить необхідні правки до партнерських угод. 

3. У тісній співпраці з керівником проекту забезпечує участь місцевих партнерів у семінарі з підбиття підсумків з метою набуття користі від успіхів проекту та отримання зворотного зв'язку від локальних партнерів.  

4. Підтримує постійний зв'язок з партнерами для забезпечення дотримання правил, встановлених донорами, та тимчасового надсилання звітів у звітні періоди.  

5. Надає підтримку фінансовому відділу у процесі перевірки фінансових звітів партнерів та запитів про оплату.  

6. Інформує старшого менеджера (керівника) з питань грантів та партнерських зв'язків про будь-які проблеми з дотриманням правил з боку партнера для забезпечення своєчасного реагування. 

    

Завдання 4. Розбудова потенціалу місцевих партнерів  

1. Складає план розвитку потенціалу партнера для реагування на пробіли та недоліки, виявлені під час початкового аналізу потенціалу. 

2. Організовує та складає розклад курсів підготовки та сеансів розвитку потенціалу в області управління проектом та використання відповідних інструментів, управління бюджетом та дотримання правил донорів (у тісній співпраці з фінансовим відділом HI) та технічних питань (у тісній співпраці з технічними спеціалістами HI)   

      

ХАРАКТЕРИСТИКИ ПРАЦІВНИКА 

Кваліфікація: 

• Вища освіта: міжнародні відносини, політологія, комунікація, сприяння розвитку, гуманітарна допомога. право, соціологія  

Досвід роботи:

• 1-3 роки досвіду управління партнерськими зв'язками / участі в діяльності місцевої громадянської організації.  

Навички:

• Добре розуміння специфіки громадянського суспільства України з досвідом роботи у місцевій громадянській організації  

• Робочий рівень володіння англійською мовою  

• Навички усної комунікації 

Особисті якості: 

• Здатність працювати у мультикультурному середовищі  

• Готовність до частих відряджень  

     

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий 

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

Як подати заявку

Увага: Будь ласка, надсилайте своє резюме англійською мовою.

Зверніть увагу, що кінцевий термін подачі заявок – 31 січня 2025 року. Співбесіди проводитимуться на постійній основі до моменту заповнення вакансії. Ми зв’яжемося лише з кандидатами, які увійшли до шорт-листа.

Якщо ви не отримаєте відповіді протягом двох тижнів після завершення терміну подачі заявок, це означає, що ваша заявка не була відібрана.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).