Працювала в 5 компаніях   9 років 1 місяць

Медицина та Охорона здоров'я, Нерухомість та Девелопмент, Консалтинг / Аудит

Вusiness assistant

Он Клиник

Медицина та Охорона здоров'я

11 місяців

07.2023 - до теперішнього часу

Рішення бізнес-завдань від керівника
Комунікації, координація, контроль виконання доручень, взаємодія з командою, ведення переговорів з партнерами, підрядниками
Пошук і аналіз будь-якої інформації, завдань, ідей, нових напрямків, планів
Допомога в автоматизації та систематизації бізнес-процесів, впровадження нових інструментів, CRM
Адміністративна підтримка керівника: ведення календаря, організація зустрічей і переговорів, протоколювання, travel support

Робота з договорами, документами, таблицями (Excel, Google), програмами, ведення внутрішньої бази знань, написання регламентів, за запитом скласти звіт / презентацію

Участь у підтримці здорової корпоративної культури, допомога в організації заходів

Ведення проектів (в основному пов'язані з комерційною нерухомістю в Європі)пошук, ведення переговорів, покупка.Взаємодія та робота в команді з суміжними відділами для реалізації проекту (Юридичний/фінансовий відділ)

Побудова відносин із зовнішніми підрядниками.

Підтримує зв'язок з діловими партнерами, постачальниками і підрядниками шляхом ведення листування і спілкування з ними по телефону

Контроль співробітників компанії, здійснення налагодження та оптимізації внутрішніх процесів

Відстеження планів проекту і контроль термінів, постановка і контроль виконання завдань проектною командою

Формування стратегій, що забезпечують реалізацію проектів за графіком і в рамках бюджету

Формування та узгодження звітної документації по проекту.

Вирішення будь-яких питань / спорів з різними інстанціями/компаніями (фінансові/правові)

Бізнес-асистент

Технологія світла

Нерухомість та Девелопмент

2 роки 8 місяців

10.2020 - 06.2023

Компанія займається виробництвом освітлювального та архітектурного обладнання.Формування план роботи на день або тиждень для перших осіб компанії;приймає дзвінки, в тому числі організацiя телефонні розмови та конференц-зв'язки;зустріч відвідувачів на рецепції, гостей і ділових партнерів;Оформлення презентації, підготовка зустрічей, бізнес-сніданків,корпоративів тощо;планує відрядження;працює з електронною поштою керівника та його контактною базою;веде листування з діловими партнерами; здійснює пошук інформації та нових даних;написання ділових листiв партнерам і співробітникам;веде протокол ділових зустрічей;контролює виконання доручень і розпоряджень керівника.Контроль діяльності Секретаріату, діловодської та кур'єрської служб, адміністративно-господарської дільниці, служб IT і Call-центру і т. д.Організація роботи з усіма видами адміністративних документів. Представлення інтересів компанії і вирішення питань з контролюючими організаціями, які не вимагають безпосередньої участі керівництва. Складання фінансових планів у сфері адміністративно-господарської діяльності. Організація системи документообігу та управління інформаційними потоками з метою оптимізації робочого часу директора. Контроль термінів виконання документів, дотримання виконавської дисципліни. Організація КОРПОРАТИВНИХ заходів компанії (наприклад, зустріч нового року, ювілей компанії і т.д.).Планування робочого графіка і календаря керівника; Шукала і підтримувала ділові контакти; організація зустрічей з партнерами. Забезпечення бізнес-процесів компанії (підготовка запитів, документів для укладення договорів і угод та ін.).Підготовка інформаційно-аналітичних матеріалів для керівника. Ведення щотижневих нарад, розстановка завдань і контроль виконання.Виконання особистих доручень керівника. 24/7, travel підтримка.
• Документообіг
• Підбір персоналу
• PowerPoint
• Офіс-менеджер

Персональний асистент

Moll

Нерухомість та Девелопмент

2 роки 6 місяців

10.2017 - 04.2020

Забезпечення робочого дня керівника – розклад, зустрічі, підписання документів та ділові поїздки;
Робота з документами керівника;
Проведення первинних переговорів;
Підбір організацій для реалізації потреб підприємства;
Робота з допоміжним персоналом;
Ділова переписка;
Забезпечення життєдіяльності офісу;
Вхідні/вихідні дзвінки;
Міні АТС;
Повний travel support (оформлення віз, оформлення відряджень, трансфер, квитки, готелі, оренда машин, організація складних поїздок);
Цілодобова підтримка за телефоном 24/7/365;
Виконання особистих доручень керівника: купівля товарів, організація заходів, пошук інформації та ін;
Допомога членам сім'ї;
Підготовка презентацій;
Організація корпоративних заходів;
Взаємодія з постачальниками послуг (кур'єрська та поштові служби, аутсорсингові компанії, клінінгові компанії);
Підготовка щомісячних звітів;
Організація робочого дня керівника, ведення календаря у MS Outlook;
Робота з контактами (адресна книга, дні народження та ін.)
Організація зустрічей керівника та прийом відвідувачів.
Підготовка аналітичних та довідкових матеріалів, збір інформації;
Взаємодія з банками, платіжними системами (за запитом керівника);
Виконання функцій HR - спеціаліста (за запитом керівника);
Виконання особистих конфіденційних доручень керівника;
• Офіс-менеджер
• Документообіг
• Фінансова звітність
• Підбір персоналу

Персональний асистент

Трейд фінанс

Консалтинг / Аудит

7 місяців

01.2017 - 08.2017

Організація телефонних переговорів;
Прийом повідомлень, листів, адресованих керівнику, і за необхідності доведення їх до керівника;
Підготовка нарад, зборів;
Прийом і своєчасне надання документів на підпис;
Зустріч і прийом відвідувачів керівника;
Виконання особистих доручень керівника;
Повне забезпечення життєдіяльності офісу і комфорту роботи в ньому;
Оптимізація системи архівування документів і систематизація архіву;
Робота в команді з головним бухгалтером;
Забезпечення робочого дня начальника - розклад, зустрічі, підписання документів і ділові поїздки;
Проведення первинних переговорів;
Складання графіків ділових нарад, нагадування керівнику про події та заходи різного роду;
Ведення листування від імені організації;
Прийом і перерозподіл вхідних телефонних дзвінків;
Забезпечення керівника всією необхідною інформацією за запитом.

Персональний асистент

РФМ корп

Консалтинг / Аудит

2 роки

08.2014 - 08.2016

Забезпечення робочого дня керівника - розклад, зустрічі, підписання документів і ділові поїздки;
Проведення первинних переговорів з контрагентами;
Ведення діловодства керівника;
Забезпечення керівника всією необхідною інформацією за запитом;
Переклад документів ENG-RUS-ENG;
Travel підтримка;
Підтримка керівника 24/7/365;
Ведення календаря першої особи компанії;
Протоколювання нарад;
Контроль за виконанням доручень керівника структурними підрозділами компанії;
Складання та редакційна робота з текстами, призначеними для переговорів;
Інформаційно-аналітична підтримка керівника;
Підбір персоналу;
Заміщення директора з питань поточної діяльності компанії;

Ключова інформація

Як бізнес-асистент маю управлінські компетенції, вмію організовувати і контролювати робочі процеси, приймати рішення, управляти часом і ресурсами, а також володію навичками управління командою і результатом, наприклад, при реалізації проекту.
Виконання бухгалтерських завдань.Обробка службових записок, звітів, рахунків-фактур і пов'язаних з ними документів, включаючи конфіденційну інформацію.Зберігання конфіденційної інформації.

Управління часом: вміння ефективно планувати та організовувати свій робочий час, пріоритети та терміни виконання завдань.
Загальна грамотність: здатність чітко висловлювати свої думки як письмово, так і усно.
Організаційні навички: навик структурувати інформацію, вести документацію, управляти файлами і діловим листуванням.
Технічна грамотність: навички роботи з різними програмами та інструментами: електронна пошта, хмарні сервіси та інші.
Аналітичні навички: навик аналізувати дані, проводити дослідження, складати звіти і представляти інформацію в зрозумілій формі.
Організація зустрічей та заходів: вміння планувати та координувати зустрічі, включаючи бронювання приміщень, підготовку матеріалів та організацію логістики.
Мультизадачність: навик ефективно виконувати кілька завдань одночасно і перемикатися між ними без втрати якості і термінів виконання.
Soft-skills :

Комунікативні навички: вміння вибудовувати довгострокові відносини з колегами, керівництвом або клієнтами, а також вміння доносити свої думки, відстоювати інтереси і вести переговори.

Гнучкість і адаптивність: здатність пристосовуватися до змін, швидко адаптуватися до нових ситуацій і працювати в динамічному середовищі з постійно мінливими завданнями.

Командна робота: вміння працювати в команді, знаходити підхід до різних людей, працювати на спільні цілі.

Системність: навик, що дозволяє структурувати великий обсяг інформації або зафіксувати процес.

Лідерські навички: відсутність страху перед відповідальністю, здатність приймати рішення і надихати інших, ініціативність.

Гнучке мислення: здатність шукати нові та нетипові способи вирішення проблем та досягнення цілей.

робота з CRM системами, Google documents, Trelo, Miro, Microsoft Office, Travel Support.


Навчалась в 1 закладі

Запорізький національний університет

історичний( міжнародні відносини)

Запоріжжя, 2014

Володіє мовами

Англійська

вище середнього

Іспанська

базовий

Курси, тренінги, сертифікати

курс «дизайнер презентацій»

Київ, 2023

Вмію професійно робити дизайн презентацій, володію різними техніками і стилями. Часто робила презентації для керівника для зустрічей.

Додаткова інформація

-

Я активна та цілеспрямована людина. Захоплююсь літературою,спортом, покращенням своїх навичок, постійно навчаюсь. Займаюсь покращенням англійскої мови. На данний момент снаходжусь в Іспанії, шукаю віддалену роботу в Україні. Номери для зв'язку ( telegram, whats App) +48507754033, +380997637661- дзвінки

Наталія Станіславівна

Бізнес-асистент/Executive Assistant

Київ

31 рік

Активно шукає роботу

повна зайнятість

Характер роботи: віддалена робота

Оновлено 1 день тому