Управляла роботою в електронних системах документообігу та забезпечувала прийом/відправку кореспонденції через кур'єрські служби

Здійснювала контроль доставки відправленої кореспонденції та вела звітність за запитом.

Відповідала за проведення процедур закупівлі, забезпечуючи ефективну та безперебійну діяльність департамету

Ведення переговорів та укладення договорів

Ведення облікової документації

Контроль за виконанням умов договорів

Взаємодія з іншими відділами компанії

Підвищення кваліфікації та участь у навчальних заходах

• Ведення проектів з впровадження нових та супроводження існуючих продуктів та технологій
• Комунікації з клієнтами, ведення кореспонденції
• Виконання щоденних оперативних завдань
• Вибудовувати комунікації з колективом різних категорій
• Участь у зустрічах та переговорах, написання протоколів зустрічі
• Участь у підготовці до конференцій, зустрічей із клієнтами та партнерами.

Ведення всього закупівельного циклу для відділу

Співпраця із бухгалтерією з питань документарного забезпечення закупівель

Ведення документообігу відділу (через систему Directum RX)

Вести логістичну та документарну підготовку для команди відділу (бронювання перельотів, квитків на місцевий транспорт, організація проживання, тощо)

Вирішення форс-мажорних ситуацій

Ведення комунікацій з постачальниками та партнерами

Створення запитів на закупівля і підтвердження їх у системі SAP

Планування, координація та ведення робочого графіка керівника Підготовка та організація ділових зустрічей, переговорів, нарад, відеоконференцій (протоколювання за необхідністю)

Оперативний та якісний пошук та структурування необхідної інформації

Ведення ділового листування

Вичитування та переклад документів

Обробка та розподіл інформації, що надходить до керівника

Виконання службових та особистих доручень керівника в рамках займаної посади

Ведення особистих фінансів керівника

Функціональні адміністративні обов'язки:

Ведення календаря керівника

Проведення тендерних закупівель згідно внутрішніх актів та українського законодавства

Актуалізація локально нормативних актів

Ведення обліку та реєстрації договорів

Пошук необхідної інформації, виконання доручень керівника.

Організація життєдіяльності офісу (закупка обладнання, канцелярії, кави та ін.),координування служб доставки, сервісу прибирання та особистих водіїв керівника

Введення документообігу компанії, прийом і реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції

Організація відряджень /travel support (квитки, готелі, візи),формування оптимального маршруту

Організація зустрічей, скайп та телефонних конференцій

Замовлення візиток співробітникам

Своєчасна підготовка та подання звітності

Запровадження медичного страхування для працівників компанії

Організація навчальних семінарів, тімбілдінгів тощо

Виконання доручень безпосереднього керівника

Функціональні HR обов'язки:

Складання організаційно-нормативних документів: розробка та ведення штатного розпису, розробка посадових інструкцій та положень про підрозділи (спільно з керівниками підрозділів) тощо; підбір персоналу: проведення співбесід з кандидатами на вакантні посади згідно заявки, передача інформації по кандидатах керівникам структурних підрозділів для прийняття рішень по працевлаштуванню, моніторинг ринку праці; оформлення документів для отримання зарплатних карток; складання та подання внутрішньої кадрової звітності; оформлення відряджень; підготовка наказів по особовому складу на прийом, переведення, відпустки всіх видів, зміну особистих даних, звільнення; формування і ведення особових справ працівників, пов'язаних з трудовою діяльністю; ведення табелю обліку робочого часу; складання графіка відпусток і контроль його виконання; формування особових справ співробітників; організація обліку, оформлення та зберігання трудових книжок; визначення ключових показників ефективності в компанії ( система KPI)підготовка документів для передачі в архів.

Функціональні обов'язки:

Прийом і реєстрація вхідної кореспонденції, передача її за призначенням виконавцям відповідно до резолюції;

Прийом гостей;Відповідь на телефонні дзвінки, друк документів; Впорядкування документів, утворених в процесі документообігу; Робота в текстовому редакторі з введенням тексту та його редагуванням;

Виготовлення копії документів та розмноження до необхідної кількості примірників; здійснення технічного забезпечення діяльності керівника (організація зустрічей, переговорів);

Участь у переговорах, ділових зустрічах, спеціальних прийомах, внутрішніх нарадах за участі Керівників;

Ведення протоколів та складання документів за результатами зустрічей, переговорів, нарад;

Контроль строків виконання доручень керівника;

Збирання та аналіз інформації, матеріалів з різних зовнішніх джерел;

Здійснення перекладу текстів, документів;

Виконання особистих доручень керівника.