Office Manager

Ця роль підтримує внутрішні операції Sigma Software, забезпечуючи ефективне управління офісом та створюючи продуктивне, приємне робоче середовище. Ти будеш тісно співпрацювати з HR, фінансовим відділом та іншими департаментами, щоб підтримувати високий рівень організаційної ефективності, комунікації та безпеки.

Як частина внутрішньої адміністративної команди, ти відповідатимеш за управління офісними процесами, взаємодію з постачальниками, контроль бюджету та організацію відряджень. Ця позиція відіграє ключову роль у підтримці внутрішніх команд і забезпеченні операційної досконалості в офісах компанії.

Обов’язки

• Співпраця з підрядниками та постачальниками (канцтовари, продукти, прибирання, кейтеринг, охорона)
• Підтримувати належний стан офісу та організовувати необхідні ремонти
• Планувати та призначати зустрічі
• Контролювати офісний бюджет та забезпечувати точну звітність
• Надавати інформаційну підтримку працівникам, клієнтам та відвідувачам
• Організаційна підтримка внутрішніх та зовнішніх заходів
• Співпрацювати з HR у питаннях адаптації нових співробітників, вручення подарунків, святкових івентів
• Організація та підтримка відряджень працівників та клієнтів по Україні та закордоном
• Виконувати інші завдання, які можуть бути доручені

Вимоги

• Досвід роботи на позиції Office Manager, Front Office Manager або Administrative Assistant
• Знання обов’язків, систем та процедур адміністрації офісу
• Володіння MS Office (Excel, Outlook)
• Відмінні навички тайм-менеджменту, багатозадачності та пріоритизації
• Увага до деталей та вміння вирішувати проблеми
• Відмінні письмові та усні комунікаційні навички
• Сильні організаційні та планувальні навички
• Креативне мислення та здатність пропонувати покращення
• Рівень англійської не нижче Strong Intermediate

Буде плюсом

• Досвід роботи в міжнародних компаніях
• Знання систем управління відрядженнями
• Навички організації заходів

Особистий профіль

• Висока організованість та увага до деталей
• Сильні навички міжособистісної взаємодії та вміння працювати з різними командами
• Проактивне вирішення проблем з креативним підходом
• Комфортно працювати з кількома завданнями у швидкому темпі

_____________________________________________________________________________________

This role supports internal operations at Sigma Software, ensuring smooth office administration and creating a productive, pleasant work environment. You will collaborate closely with HR, finance, and other departments to maintain high levels of organizational effectiveness, communication, and safety.

As part of the internal administration team, you will be responsible for managing office operations, vendor relations, budget control, and travel arrangements. The position plays a key role in supporting internal staff and ensuring operational excellence across the company’s locations.

Responsibilities

• Collaborate with contractors and suppliers (stationery, food, cleaning, catering, security)
• Maintain the proper condition of the office and arrange necessary repairs
• Plan and schedule meetings
• Control the office budget and ensure accurate reporting
• Provide informational support to employees, clients, and visitors
• Provide organizational support for internal and external events
• Cooperate with HR on onboarding new employees, delivering gifts, and organizing festive events
• Arrange and support business trips for employees and clients within Ukraine and abroad
• Perform other tasks as may be assigned

Requirements

• Proven experience as Office Manager, Front Office Manager, or Administrative Assistant
• Knowledge of office administration responsibilities, systems, and procedures
• Proficiency in MS Office (Excel, Outlook)
• Excellent time management, multitasking, and prioritization skills
• Attention to detail and problem-solving abilities
• Excellent written and verbal communication skills
• Strong organizational and planning skills
• Creative mindset with ability to suggest improvements
• Strong Intermediate English level or higher

Will be a plus

• Experience in multinational companies
• Knowledge of travel management systems
• Event planning skills

Personal Profile

• Highly organized and detail-oriented
• Strong interpersonal skills and ability to work with diverse teams
• Proactive problem solver with creative thinking
• Comfortable handling multiple tasks in a fast-paced environment