Ця вакансія вже завершена

Вакансія закрита

Administrative/Finance Assistant

73 000 ₴

UN Volunteers

Дніпро

Про організацію та проєкт

UN Women — структура ООН, що підтримує держави-члени у досягненні гендерної рівності та працює з урядами й громадянським суспільством над політиками, програмами та сервісами для прав жінок і дівчат.
В Україні UN Women фокусується на: протидії насильству щодо жінок і дівчат, Women, Peace and Security порядку денному та гендерно чутливому врядуванні.
Позиція в Дніпрі підтримує операційну та фінансово-адміністративну роботу субофісу та портфеля проєктів із дотриманням правил і процедур UN Women, забезпечуючи прозоре та ефективне використання ресурсів.

Роль
Під безпосереднім керівництвом Head of Dnipro sub-office та матричним наглядом Operations Manager Country Office, ви забезпечуватимете широкий спектр адміністративних, логістичних, закупівельних і базових фінансових процесів, включно з роботою в Quantum ERP, підтримкою поїздок/місій, веденням документів і трекерів, управлінням активами та взаємодією з постачальниками.

Обов’язки

1) Адміністративна та операційна підтримка офісу (Dnipro Sub-Office)

Щоденна адміністративна/операційна підтримка субофісу.
Організація відряджень: бронювання квитків/готелів, travel authorizations, візові процеси, DSA, службові посвідчення та супровідні документи.
Обробка та звірка travel claims і пост-місійної документації разом із фінансами/програмами.
Адміністративна координація з програмними колегами, партнерами та провайдерами сервісів.
Логістична підтримка зустрічей/тренінгів/воркшопів/подій (учасники, матеріали, організація).
Підтримка листування, звітів, презентацій, протоколів зустрічей (minutes).
Підтримка офісних приміщень і загальних сервісів; за потреби — офісного транспорту/складів у координації з водієм.
Елементи кадрового адміністрування (за потреби): UNLP/візи, продовження контрактів, адміністрування виплат/allowances, R&R, danger pay тощо.
Ведення календарів, графіків місій, обліку відпусток.
Конфіденційне зберігання документації та підтримка системи файлів.
Внесення/відстеження адміністративних та операційних транзакцій у Quantum ERP.
Підтримка відповідності вимогам UNDSS (списки персоналу, warden info, координація з security focal points).

2) Управління активами та підтримка закупівель

Контроль канцтоварів і офісних запасів: облік, списки, видача, логи.
Контроль запасів безпекових матеріалів у координації з Security Specialist.
Ведення інвентаризації та обліку активів відповідно до політик UN Women.
Внесок у план закупівель офісу та моніторинг виконання.
Ініціювання закупівель для офісу/проєктів: обладнання, витратні матеріали, послуги.
Підтримка закупівельних процедур: RFQ/ITB/RFP, організація процесів, підтримка відкриття/оцінки тендерів, ведення профілів постачальників у Quantum.

3) Базова фінансова підтримка

Підтримка фінансових транзакцій: платежі, відшкодування, аванси — згідно з правилами UN Women.
Ведення фінансових файлів і архіву (електронного та паперового).
Оновлення фінансових/адміністративних трекерів, простих дашбордів/зведень.
Підтримка vendor management: реєстрація постачальників, збір документів, комунікація.
Звірки (bank/cash/account), включно з petty cash.
Підготовка фіндокументів для аудитів, spot checks та донорської звітності.
Інші фінансові задачі за запитом.

Вимоги

Освіта: бакалавр у бізнес-адмініструванні або суміжних сферах.
Досвід: від 3 років прогресивного досвіду в адміністрації/закупівлях/HR/логістиці або підтримуючих сервісах.
Впевнене володіння офісними програмами та технікою (MS Office тощо).
Досвід роботи з UN Agencies/міжнародними проєктами розвитку чи гуманітарної допомоги — перевага.
Досвід роботи з ERP (бажано Oracle Cloud / Quantum) — перевага.
Мови: українська та англійська — вільно.
Сильні навички комунікації, уважність до деталей, клієнтоорієнтованість, вміння працювати з дедлайнами, готовність працювати в мультикультурному середовищі.
Чутливість до гендерних питань і дотримання етичних стандартів.

Ми пропонуємо (волонтерство, з виплатами UNV)

Volunteer Living Allowance (VLA): 1690 USD/міс (еквівалент у грн).
Entry lump sum: 350 USD (одноразово).
Медичне страхування та страхування життя на період контракту.
Відпустки відповідно до політик UN Volunteers.
Повний робочий день, 9 місяців (01/04/2026–31/12/2026), з можливістю продовження за потреби.

Важливо